Dans un marché de plus en plus concurrentiel et actuellement marqué par des difficultés d’approvisionnements pour un certain nombre de secteurs d’activité, la nécessité d’employer la voie de l’efficience, en particulier en matière de processus d’achat et du cycle Procure-to-Pay (ensemble des flux allant de la demande d’achat d’un produit au paiement de sa facture, en passant notamment par la commande et la réception des biens et services), s’impose aux sociétés.

Préserver la relation fournisseur

Les difficultés économiques rencontrées actuellement par les entreprises et la complexité de la période que nous traversons ont notamment mis en évidence l’importance et la fragilité des relations fournisseurs pour les entreprises. Dans ce contexte, il est important de préserver voire d’améliorer la relation que les entreprises entretiennent avec leurs fournisseurs. Une démarche à laquelle contribue la digitalisation du processus Procure-to-Pay (P2P).

Elle permet en effet aux entreprises de bénéficier d’une visibilité en temps réel sur l’ensemble du cycle P2P, depuis la commande jusqu’au paiement, en passant par la facturation. Cette visibilité contribue pour sa part à une résolution plus rapide des litiges lorsqu’ils se présentent ainsi qu’au respect des délais de paiement. In fine, la collaboration et la confiance entre les équipes achats et les fournisseurs est améliorée.

Respecter la réglementation

Par ailleurs, d’ici 2024, les entreprises vont également devoir se mettre en conformité avec la réglementation sur la facturation électronique. L’un des objectifs de cette réglementation consistant à renforcer la compétitivité des entreprises, ces dernières ont tout intérêt à profiter de leur mise en conformité pour digitaliser l’ensemble de leur cycle client (Order-to-Cash) mais aussi fournisseur (Purchase-to-Pay).

« D’ailleurs, pour une large majorité d’organisation, le plus important dans cette réglementation ne semble pas tant être la facture en elle-même, mais plus globalement le processus Purchase-to-Pay », constate Frédéric Massy, directeur Marketing d’Itesoft.

Dans la dernière enquête Markess pour Itesoft sur la facture électronique obligatoire (sept. 2021), 69 % des entreprises souhaitent ainsi aller plus loin que la simple mise en conformité, en digitalisant d’autres documents et en particulier ceux liés au process P2P (bons de commande, bon de livraison). 69 % souhaitent également automatiser le rapprochement facture/bon de commandes.

Gagner en efficacité

Dans le cadre de cette recherche d’efficience du cycle P2P, la digitalisation des processus et la dématérialisation des factures fournisseurs apparaissent également souvent comme une évidence, ou du moins un véritable levier pour les entreprises en quête de performance. L’automatisation des processus P2P participe en effet à leur accélération et à l’optimisation des Workflows.

« En centralisant par exemple leurs achats sur une place de marché fournisseurs, les entreprises peuvent à minima accélérer leurs process de choix de fournisseurs et de prises de commandes », explique Constance Martiny Sondag, Country Manager Unite France.

Les équipes en charge du traitement des achats et des factures se libèrent ainsi de certaines tâches et ont plus de temps à consacrer à des missions à plus fortes valeur ajoutée. Par exemple, les responsables achats gagnent du temps pour se consacrer davantage à des activités stratégiques comme le sourcing fournisseur.

La digitalisation des processus d’achat permet par ailleurs de réduire les risques d’erreur de saisi, réduisant d’autant les coûts liés à leur traitement. L’automatisation des processus P2P offre également une meilleure traçabilité des dépenses de l’entreprise. Grâce au suivi des flux physiques et informationnelles et donc à l’analyse des performances en temps réel, les prises de décision deviennent plus stratégiques. Les coûts et les ressources sont ainsi plus optimisés.

Cette transition vers la digitalisation du cycle fournisseur, même soutenue par l’utilisation d’un logiciel Purchase-to-Pay approprié, ne pourra en revanche s’opérer sans une collaboration optimale des collaborateurs impliqués dans le cycle P2P et un accompagnement au changement.