GPO Magazine : Quels sont les enjeux actuels des entreprises en matière de recouvrement de créances ?
Emmanuel Olivier : Pour financer leur besoin en fonds de roulement, les entreprises peuvent recourir au crédits bancaires et bénéficier des taux de crédits actuels, particulièrement intéressants. Néanmoins, les banques étant soumises à des ratios financiers drastiques, elles n’ont d’autres choix que de se montrer particulièrement prudentes, limitant ainsi l’accès au crédit des entreprises, particulièrement des PME. Les taux réellement pratiqués peuvent alors s’envoler. D’autre part, en sollicitant un crédit bancaire pour financer leur BFR, les entreprises augmentent leur taux d’endettement et limitent par la même occasion leurs capacités d’emprunts pour leur stratégie de développement. Dans ce contexte, la question du financement du BFR demeure cruciale pour de nombreuses entreprises, d’autant qu’en France, les retards de paiements restent un sujet récurrent. Si la situation en la matière tend à s’améliorer, notamment depuis la mise en place de la LME en 2008, nombre d’entreprises continuent de régler leurs factures hors des délais. En négligeant ses processus de recouvrement de créances, l’entreprise prend donc non seulement le risque d’être payée en retard mais, en impactant négativement son BFR, de mettre en cause sa croissance voire sa survie.

GPO Magazine : Quelles actions les entreprises peuvent-elles mettre en œuvre pour mieux contrôler leur BFR ?
E. O. : L’amélioration du besoin en fonds de roulement nécessite une gestion efficace de tous les processus qui y sont liés, stocks, crédits fournisseurs et, bien évidemment, recouvrement des créances clients. Sur ce dernier point, la première étape, pour être réglé au plus vite, repose sur le processus de facturation. Cela parait évident mais facturer ses clients en accords avec les termes contractuels négociés est un prérequis à la gestion efficace d’un poste clients. Médias (papier, e-mail, portail, etc), formats( pdf, signé ou pas), fréquence, référence à une commande précise, etc sont autant de facteurs qui, respectés par rapport aux exigences de chaque client favoriseront grandement un respect des délais négociés. Plus l’entreprise respectera les contraintes de facturation exigées pas ses clients, plus les délais de paiement seront respectés. Néanmoins, au regard de la diversité actuelle des modes de facturation (papier, PDF signés, EDI, plate-forme Chorus, etc), cette démarche est aujourd’hui encore complexe, notamment pour les entreprises qui ont beaucoup de clients différents. Face à ce contexte, les outils de dématérialisation du marché représentent une solution adaptée. Elles permettent d’individualiser le traitement des factures clients de manière automatique et de répondre autant que possible aux exigences formelles des clients, sans pour autant s’appuyer en interne sur une équipe administrative pléthorique.

GPO Magazine : La seconde étape porte sur le recouvrement de créances ?
E. O. : Une fois la qualité de la facture assurée, l’entreprise doit se pencher sur ses processus de recouvrement de créances et anticiper autant que possible sur les échéances de règlement pour éviter les retards. Une fois encore, il est primordial de s’intéresser au client et à son comportement de paiement, de manière ensuite à adapter les processus de relances en conséquence. Afin d’accélérer le règlement des factures tout en préservant la satisfaction client, l’entreprise doit mettre en place des moyens appropriés tant en termes d’outils que de processus. Dans le cadre de cette démarche, une gestion centralisée et la collaboration aussi bien en interne entre les différents services (crédit managers, comptabilités, commerciaux,…) qu’en externe avec le client sont des points essentiels.

GPO Magazine : Une approche que vous préconisez au travers de votre offre CRM de recouvrement TermSync ?
E. O. : TermSync intègre en effet un portail collaboratif créant le lien entre ces différents protagonistes. Cette solution incite par ailleurs les organisations à réfléchir à leur politique de recouvrement de créances, à analyser leur base client puis à déterminer des groupes homogènes en fonction des risques clients, afin ensuite de mettre en place une stratégie de relance efficace. Le paramétrage de l’outil TermSync se fera ensuite en fonction de cette politique et permettra alors d’automatiser les actions de relances prédéfinies, que ce soit en amont ou en aval des échéances de paiement. Dès lors, un dialogue peut s’engager entre l’entreprise et le client sur le portail. Ce dernier, en traçant les différents échanges, permet aux clients de suivre leurs factures et les dates d’échéance et même de payer en ligne. Le chargé de recouvrement pour sa part détecte plus rapidement les erreurs de facturations ou éventuels litiges. Il dispose d’une vision centralisée en temps réel de ses processus de relance, y compris si l’entreprise est multi-site, multi-pays ou multi-filiales. Il identifie ainsi plus rapidement les retards de paiement et peut en assurer un pilotage optimisé et efficace. Le service recouvrement gagne ainsi en productivité et en efficacité. Les entreprises qui utilisent TermSync ont ainsi constaté une baisse moyenne de leur DSO* d’un tiers.

*Days Sales Oustanding : ratio qui mesure le délai moyen de paiement des clients exprimé en jours de chiffres d'affaires.

Témoignages clients
> « Les bénéfices de TermSync vont au-delà du processus de recouvrement. La solution améliore aussi la collaboration et les échanges entre services, grâce à la possibilité d’assigner et de suivre des tâches, à d’autres fonctions que les comptables », constate Mark Muehlenbeck, DAF de Lowry Solutions.

> « La solution Esker nous a permis de traiter les impayés, les factures oubliées et les litiges en un temps record, uniquement grâce à la fonction de relance par e-mail, témoigne Staci Cima, Credit Manager CCE chez Crescent Part & Equipement. Au final, l’un de nos mauvais payeurs chronique est devenu l’un de nos quatre meilleurs payeurs ».

> « Avec TermSync, nous avons réduit de 7 jours notre DSO et de moitié le nombre de nos impayés, rapporte Jason Lund, Credit Manager de Lubrication Technologies Inc. Par ailleurs nous avons enregistré un retour sur investissement immédiat en raison des faibles coûts initiaux et de l’absence de maintenance informatique nécessaire ».