GPO Magazine : Pourquoi digitaliser ses Ressources Humaines ?
Emmanuel Faure : L’évolution réglementaire représente un véritable levier pour les entreprises qui souhaitent digitaliser leurs processus et flux RH. Grâce à la Loi El Khomri, les entreprises peuvent, depuis le début de l’année, dématérialiser les bulletins de paie de leurs salariés sans le leur demander. Il revient aux collaborateurs d’exprimer eux-mêmes leur éventuel refus. La mise en œuvre des technologies digitales est également motivée par la volonté des entreprises d’optimiser la performance de la direction RH, d’améliorer les relations avec les collaborateurs, de réduire leurs coûts et de mieux maîtriser leurs risques de conformité.

GPO Magazine : Quels sont les différents niveaux de digitalisation ?
E. F. : L’enjeu est de digitaliser les différents processus (recrutement, formation, administration du personnel...) et flux RH. La première étape consiste souvent à automatiser et dématérialiser les flux de bulletins de paie. Ces derniers sont produits dans le logiciel métier, interfacé avec la plate-forme de dématérialisation. Celle-ci permet de les signer électroniquement et de les horodater avant de les mettre à disposition des salariés automatiquement dans leurs coffres-forts personnels. Le service RH en garde une copie dans son Système d’Archivage Électronique (accessible via un portail de gestion documentaire ou son logiciel de GRH). Ces processus électroniques fluidifient les envois et assurent la traçabilité ainsi que la valeur probante des bulletins de paie. Cette mise en place nécessite néanmoins un accompagnement au changement pour les collaborateurs. Il convient notamment de les rassurer sur l’accessibilité

GPO Magazine : Quels sont les atouts de la dématérialisation du dossier du personnel ?
E. F. : La dématérialisation du dossier du personnel permet de regrouper sur un portail unique et collaboratif l’ensemble des informations concernant chaque collaborateur et ainsi, d’en avoir une vision à 360°. Pour rappel, un dossier du personnel peut contenir jusqu’à 70 documents différents, et certains sont soumis à des obligations réglementaires comme la durée de conservation légale, le droit à l’oubli, la disponibilité, la confidentialité... Ainsi digitalisés, le suivi et la mise à jour des données du personnel sont plus simples et les informations plus facilement accessibles par l’ensemble du service RH en fonction de leurs droits d’accès personnels.

GPO Magazine : Et concernant la digitalisation de la relation avec les collaborateurs ?
E. F. : Concernant la relation avec les collaborateurs, les outils et portails digitaux simplifient le partage d’un certain nombre de données avec les salariés de l’entreprise. Les workflows facilitent la réalisation des tâches administratives chronophages et répétitives et permettent l’automatisation des processus collaborateur/service RH : recueil d’information via des formulaires, alertes sur les documents ou données à mettre à jour, contrôle de la complétude des dossiers, circuits de validation, de signature et de diffusion tracée... Ces informations viennent ensuite enrichir automatiquement les dossiers du personnel en lien avec l’outil GRH de l’entreprise.

GPO Magazine : Quelle est la valeur ajoutée de Locarchives ?
E. F. : Grâce à ses différentes technologies, Locarchives est en mesure d’accompagner les RH dans leur transformation digitale et leur stratégie de dématérialisation. Nous intervenons dès l’analyse des besoins spécifiques aux RH, de la conception de la solution sur mesure jusqu’a son déploiement. Notre valeur ajoutée est notre capacité à prendre en charge des documents et dossiers papier, à faire de la « numérisation intelligente » (trier ce qu’il est nécessaire de numériser en fonction du métier de l’entreprise, de son organisation et de ses habitudes de travail) et d’intégrer les copies fidèles au portail de gestion documentaire incluant des workflows de validation et de signature, l’étude de la complétude, la diffusion, le partage... Enfin, nous proposons aussi l’identification des pièces au regard des risques encourus soit pour leur intégration, en parallèle de la GED, dans un SAE soit pour leur conservation physique.

Locarchives s’engage dans la durée
Au travers de ses certifications ISO 9001, NF 461 (pour le Système d’Archivage Électronique et numérisation à vocation probatoire) et NF Z 40-350 (pour l’archivage physique), Locarchives aide les entreprises à maîtriser leurs risques en sécurisant et conservant leurs documents engageants.