Recouvrement de créances : l’automatisation, facteur clé d’optimisation

Recouvrement de créances : l’automatisation, facteur clé d’optimisation

Finance Écrit par  mardi, 31 octobre 2017 19:57 Taille de police Réduire la taille de la police Augmenter la taille de police
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Même si les délais de paiement tendent actuellement à se réduire en France, l’encaissement au plus vite des créances dues demeure stratégique pour les entreprises, à tout le moins nécessaire à leur besoin en fonds de roulement. Qu’elles externalisent ou non le recouvrement de leurs factures, la digitalisation de ce processus en est un élément déterminant à son optimisation.

Pour la première fois depuis la création il y a 20 ans de l’Observatoire des comportements de paiement des entreprises d’Altares, le nombre de jours de retard de paiement est tombé sous la barre des 11 jours au premier semestre 2017 (10,93 jours). Au printemps 2015, le retard moyen de règlement des factures fournisseurs se situait à 13,6 jours. Il se réduisait d’une journée en début 2016 (12,6 jours) puis tombait sous les 12 jours au cours du second semestre 2016. 2017 était placé sur les bons rails mais jamais encore le verrou des 11 jours n’avait sauté… C’est désormais chose faite ! « Réglementation, prévention mais aussi sanctions ont été essentielles pour accélérer l’encaissement des factures, rappelle Thierry Millon, Directeur des études Altares. Mais plus encore, c’est la prise de conscience du danger que fait peser le non-respect des délais de paiement sur le développement des entreprises qui sera la clé du changement durable des comportements de paiement ».


Une amélioration d’autant plus appréciable que les retards de paiement ne sont pas sans conséquences sur les entreprises et l’économie en général. Selon le rapport établi en 2016 par le Syndicat National des Cabinets de Recouvrement de Créances et Renseignements Commerciaux, les retards de paiement entraînent des surcoûts liés aux frais directs et indirects de recouvrement et aux coûts de l’éventuel financement alternatif du poste clients à mettre en place. Ils génèrent également un manque à gagner dû à l’absence de rentrée de cash dans la trésorerie de l’entreprise, pouvant impacter la continuité de son exploitation et lui causer un préjudice d’image.

Rappelons ainsi qu’en France, le crédit client représente en moyenne 25 % des actifs d’une entreprise et que près d’un quart des défaillances sont imputables à un retard ou à un impayé client. C’est la raison pour laquelle une entreprise créancière doit surveiller son encours clients et mettre en place une stratégie de recouvrement anticipative et équilibrée. Il reste néanmoins à savoir quels processus adopter et en particulier s’il est préférable de les externaliser ou de les préserver en interne.

Faut-il externaliser le recouvrement de ses créances ?
Pour régler un litige à l’amiable ou par voie judiciaire, l’entreprise peut en effet décider (ou non), d’externaliser tout ou partie du processus de recouvrement de créances auprès, par exemple, d’un avocat, d’un huissier de justice, de sociétés de recouvrement de créances ou d’assureurs crédits. L'externalisation du recouvrement s'avérera d’autant plus intéressante si l’entreprise travaille avec des débiteurs étrangers.
Pour les TPE et PME, le recours à un prestataire externe permet de pallier la défaillance en interne du processus de recouvrement en place ou un manque de ressources humaines compétentes en la matière. D’autre part, les contrats proposés par les prestataires sont aujourd’hui suffisamment souples pour ajuster cette charge en fonction de l’activité de l’entreprise. D’autant que pour réduire leurs coûts, les sociétés de recouvrement tendent à dématérialiser l’ensemble de leurs processus.
« Pour les ETI et les grandes entreprises, généralement dotées d’une comptabilité client structurée voire d’un service recouvrement de créances, l’externalisation peut notamment être plébiscitée pour des opérations « coup de poing », en particulier avant une clôture fiscale, précise un responsable de gestion client d’une grande société de services française. Ces relances, qui interviennent en complément des processus internes, permettent notamment de récupérer rapidement des liquidités, d’améliorer significativement les ratios financiers tels que le cash-flow ou le Besoin en Fonds de Roulement ».

Gérer en interne son recouvrement de créances
Pour les entreprises qui font le choix de garder en interne la gestion de leur recouvrement de créances, il est alors impérieux de structurer leurs processus, voire de les digitaliser. Néanmoins, cette digitalisation ne saurait alors se limiter à exporter des données de l’ERP vers un fichier Excel pour ensuite les retraiter manuellement. Différents outils de gestion du recouvrement existent sur le marché, en particulier en mode Cloud ou SaaS. Ils permettent notamment au chargé de recouvrement de classer ses clients par niveaux de risques en fonction de leur santé financière ou de leurs comportements de paiement, et d’adapter et d’automatiser la stratégie de relance en conséquence. « Pour mener une politique efficiente de Credit Management, il faut automatiser au maximum le suivi des encours clients et raccourcir les temps de traitements administratifs afin de se concentrer sur le risque client, témoigne François Real, Cash Manager de Valrhona. De plus, il est nécessaire d’accompagner les collaborateurs, en particulier les commerciaux, dans la conduite au changement d’une nouvelle culture du cash, qui implique de nouvelles pratiques ». Dans le cadre de son projet mené en 2011, Valhrona a déployé la solution de gestion du recouvrement de créances Eloficash de Covline. Elle permet aujourd’hui au siège et aux filiales de suivre l’encours de plus de 16 000 clients et de veiller au respect des échéances et délais de règlement de ses 120 000 factures annuelles.

Outre une gestion du poste clients sécurisée, condition clé d’une optimisation du BFR, la solution Eloficash, interfacée à l’ERP SAP de la société, garantit au Département Credit Management une plus grande autonomie et rapidité de moyens d’actions (e-mail, relance téléphonique…) pour réduire les impayés. Cette intégration permet également de réaliser automatiquement une consolidation des encours client par le cumul de magasins et points de vente, et alerter en cas de dépassement des délais de paiements. Le Département Credit Manager peut par ailleurs anticiper et surtout respecter les règles et contraintes de son contrat d’assurance crédit. « Avec Eloficash, nous avons une vision à 360 ° de nos clients, de l’historique de la relation à la cotation, en passant par le retard moyen, poursuit François Real.

Automatiser toute la chaîne de facturation
Au-delà du recouvrement de créances, l’optimisation du besoin en fonds de roulement passe également par une digitalisation de tout ou partie de la chaîne de facturation, de la veille technologique et commerciale jusqu’à l’encaissement en passant par la dématérialisation des factures.
Dans le cadre de cette approche plus globale, de plus en plus d’entreprises intègrent automatiquement dans leur solution de recouvrement de créances des données issues des sociétés d’information d’entreprises. Cette intégration leur permet notamment de suivre la solvabilité de leurs clients et, si nécessaire, d’adapter leur stratégie de relance en conséquence. Une stratégie mise en œuvre par Valrhona qui, depuis cette année, intègre automatiquement et toutes les nuits dans sa solution de recouvrement Eloficash les données financières de la société d’information Creditsafe. « Nous disposons ainsi, avec chaque fiche client, d’un rapport synthétique qui intègre la cotation, les points forts et faibles, ajoute François Real. Nous bénéficions également d‘alertes en temps réel en cas de risque d’insolvabilité, et développons ainsi une culture du risque en amont ». Grâce aux solutions ainsi mises en place, Valrhona a pu, avec le même nombre de collaborateurs, absorber la forte croissance de son activité. Le DSO1 est passé de 14 à 4 jours entre 2011 et 2017 et plus de 80 % des retards de paiement sont de moins de trois jours.
D’autres sociétés choisissent de connecter leur solution de recouvrement de créances avec le système d’information de leur assureur crédit. Elles disposent alors d’une visibilité immédiate sur les dépassements d’encours garantis par leur assureur crédit et peuvent adapter en conséquence leurs procédures de recouvrement de créances ainsi que, si nécessaire, leur stratégie commerciale auprès du client concerné.

1DSO (Days Sales Outstanding) : Délai moyen de recouvrement

Dématérialiser ses processus de facturation
La facture joue également un rôle important dans le processus de recouvrement de créances. Plus l’entreprise respectera les contraintes de facturation exigées par le client, notamment sur le plan administratif, plus les délais de paiement seront respectés. « Les solutions de dématérialisation de factures représentent alors un atout précieux et permettent d’accompagner les entreprises dans une bonne gestion de leurs factures, explique Emmanuel Olivier, Directeur Général d’Esker. Elles permettent d’automatiser la chaîne de facturation et de prendre en compte les différents modes d’émissions des factures (papier, PDF signés ou non, EDI, Chorus…) ». Dès lors qu’elle est interfacée avec une solution de recouvrement de créances, les différents collaborateurs de l’entreprise intervenant dans la chaîne de facturation (credit managers, comptabilité, commerciaux, administration des ventes…) voire parfois même le client, peuvent échanger alors plus facilement, communiquer et interagir entre eux. Une telle plate-forme collaborative permet d’éviter les erreurs, notamment de multiples saisies, de détecter et régler rapidement les litiges et de gagner en efficacité dans les processus de recouvrement de créances.
En automatisant ainsi ses processus et en développant des interfaces entre les différentes solutions intervenant sur sa chaîne de facturation, l’entreprise gagne donc en visibilité sur sa chaîne de facturation et en particulier sur ses créances en cours et peut anticiper davantage sur les actions à mener pour accélérer les délais de paiement.


Les retards de paiement entravent la croissance des entreprises RetardPaiement

- 40 % des entreprises estiment que les retards de paiement entravent leur croissance,
- 31 % pensent même que les retards de paiement menacent leur survie,
- 40 % au moins des entreprises ne disposent pas de logiciel de gestion de leur recouvrement.

Source : AFDCC, 2015


Coût de traitement d’un litige
Le traitement d’un litige génère des coûts de traitement administratif : le temps passé pour les échanges avec le client, l’analyse, les interactions internes pour collecter les informations, la réalisation d’avoirs, la refacturation ou encore les coûts éditiques et d’expédition. Il nécessite par ailleurs un coût de financement supplémentaire du crédit client car la durée de résolution d’un litige entraîne un allongement de fait des délais de paiement contractuels. Sur le plan comptable, la durée de résolution d’un litige dégrade donc le besoin en fonds de roulement.
D’autre part, le litige est souvent générateur d’insatisfaction client. « Nous estimons les coûts de traitement d’un litige entre 6 € pour une gestion externalisée auprès d’un prestataire offshore et 12 € lorsqu’il est confié à un prestataire français spécialisé en la matière, souligne la directrice commerciale et marketing d’un prestataire du recouvrement de créances. Dans le cas d’une gestion interne, le prix sera également proche de 12 €, voire plus si les processus sont peu optimisés ».




Lu 3646 fois Dernière modification le jeudi, 04 janvier 2018 17:04
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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