L’optimisation des coûts voyages passe par la visibilité sur toutes les dépenses

L’optimisation des coûts voyages passe par la visibilité sur toutes les dépenses

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Alors même que les dépenses voyages d’affaires représentent souvent le second centre de coûts indirects des PME et ETI, il existe différents leviers permettant de les optimiser. Entretien croisé avec Emmanuel Vergé, Directeur marketing et Virginie Brard, Directrice commerciale Large Market National chez Concur.

GPO Magazine : Quelles sont les problématiques des PME et ETI en matière de gestion des voyages d’affaires ?
Virginie Brard : Les PME et ETI comptent dans leurs rangs des entreprises traditionnelles, des filiales de grands groupes internationaux ou des start-up. Toutes ont une réelle volonté d’optimiser les dépenses liées aux déplacements professionnels de leurs collaborateurs, représentant souvent leur second centre de coûts indirects. Pour autant, elles ne comptent que rarement parmi leurs effectifs une personne dédiée à la gestion des voyages d’affaires, généralement prise en charge par les directions achats ou les directions financières. Par ailleurs, si elles ont une visibilité sur les réservations réalisées via leur agence de voyage, ce n’est malheureusement pas le cas de celles réservées hors agence, directement auprès des fournisseurs. Une démarche qui tend pourtant à se développer de plus en plus. Dans ce contexte, le contrôle des dépenses s’avère souvent fastidieux quand il n’est pas inexistant.
Emmanuel Vergé : L’objectif de ces entreprises consiste donc aujourd’hui à mettre en place une politique voyage et à renforcer leur visibilité et leur contrôle sur les dépenses de leur collaborateurs en la matière. Une transparence financière d’autant plus impérieuse pour les entreprises comme les start-up, notamment lorsqu’elles sont en phase de levée de fonds…

GPO Magazine : Que leur préconisez-vous pour identifier en amont ces dépenses ?
E. Vergé : Elles cherchent à cet effet des solutions qui intègrent aussi bien un Self Booking Tool qu’un outil de gestion de notes de frais et un circuit de validation des réservations. Ces outils doivent également répondre aux contraintes des entreprises et de leurs collaborateurs en termes de réactivité, d’agilité et de flexibilité.
V. Brard : Autant de contraintes auxquelles répond Concur Travel&Expense. Au-delà de la gestion de la réservation et des notes de frais, cette solution propose, au travers de son module Request, un circuit de validation des demandes d’engagement de frais. Elle intègre également l’outil TripLink qui capture l’ensemble des dépenses voyages dont celles réalisées directement auprès des fournisseurs. Elle permet ainsi d’activer différents leviers d’optimisation des coûts : pré validation des réservations, contrôle des dépenses réalisées par et hors de l’agence de voyage, suppression des doublons sur les notes de frais, automatisation des processus, etc.
E. Vergé : Par ailleurs, pour remporter l’adhésion des collaborateurs, cet outil se veut davantage pédagogique que répressif. Il ne s’agit pas de pénaliser les fraudeurs mais davantage de les sensibiliser à la politique voyage de l’entreprise.

Quels sont les autres bénéfices d’une telle solution ?
V. Brard : Grâce aux fonctionnalités de reporting, cette solution permet également aux acheteurs d’avoir une visibilité sur l’ensemble des dépenses voyages et ce, en fonction de différentes catégories (hôtellerie, compagnies aériennes…). Elles disposent ainsi d’éléments probants pour négocier leurs tarifs auprès de leurs prestataires de voyages. Enfin, elle facilite la récupération de la TVA à l’international.


Témoignages

« En passant à une solution de réservation en ligne pour gérer ses déplacements professionnels, Unisys a pu réduire ses frais de réservation de plus de 40 % et réaliser des économies significatives sur le budget aérien », témoigne Serge Bacchus, European Travel Manager, Unisys.

« Souplesse d’utilisation, gain de temps et harmonisation facilitée au niveau européen, tels sont les avantages de la solution Concur Expense pour Avnet. La mise en place du contrôle des frais professionnels a remporté l’adhésion de l’ensemble des collaborateurs », constate Guillaume Pelleterat de Borde, Directeur Administratif et Financier France & Espagne.


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Lu 5933 fois Dernière modification le lundi, 10 juillet 2017 08:41
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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