Le digital simplifie la gestion des déplacements professionnels

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Longtemps réservées aux grandes entreprises, les solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais gagnent en simplification et s’adaptent peu à peu aux attentes des PME, tant sur le plan fonctionnel que technologique. Une manne pour ces entreprises qui entendent, via ces outils, mieux maîtriser leurs dépenses voyages d’affaires.

Pour les voyageurs d’affaires, l’aspect le plus important d’un programme voyage réside dans la liberté d’effectuer les réservations eux-mêmes (54 %) ainsi que les éventuels changements à apporter. Une tendance qui illustre l’importance de rendre le voyageur d’affaires autonome et de mettre à sa disposition des outils de gestion de voyage faciles à utiliser (Enquête Egencia, 2018). Utiliser les outils de réservation en ligne proposés par l’entreprise n’est cependant pas encore un réflexe bien ancré chez les voyageurs d’affaires. Moins d’un collaborateur sur dix indique l’utiliser dans la majeure partie de ses déplacements et 22 % des sondés le font parfois (baromètre FCM Travel-DéplacementsPro 2018). En réalité, une partie des voyageurs d’affaires interrogés (48 %) préfèrent encore se tourner vers Internet.

Les outils de réservation s’adaptent aux PME
« Certes, les entreprises ont déjà mis en place, ces dernières années, des solutions de gestion des voyages d’affaires, précise Jean Noël Lau Keng Lun, Senior Director Product Marketing d’Egencia. Cependant, nous assistons actuellement à un rejet des solutions trop compliquées à utiliser. La vraie digitalisation de ce processus consiste donc aujourd’hui pour les PME à proposer à leurs collaborateurs des outils à l’image de ceux qu’ils utilisent à titre personnel et qui, par ailleurs, soient capables de leur apporter des réponses adaptées à leurs besoins et à leurs usages, no- tamment en termes d’offres hôtelières. C’est ainsi que dans le cadre de notre solution de réservation des déplacements professionnels, nous recourons notamment aux technologies de l’intelligence artificielle et du machine learning. Elles nous permettent de proposer des offres qui soient en adéquation avec les habitudes des voyageurs d’affaires ». La simplification des processus de réservation des voyages d’affaires passe également par la synchronisation des applications voyages entre elles. « Les voyageurs d’affaires doivent pouvoir utiliser indifféremment, et en toute transparence, leur application voyage, depuis leur mobile, leur tablette ou leur ordinateur, ajoute Jean Noël Lau Keng Lun. Ces derniers doivent se synchroniser automati- quement afin que les données du voyageur se mettent à jour en permanence ». Les entreprises ont à cet effet besoin de s’appuyer sur des technologies permettant de centraliser les réservations, d’intégrer les prestataires du voyage les plus plébiscités par les collaborateurs et de consolider toutes les données du voyage. Les professionnels du voyage s’attachent donc de plus en plus à intégrer, sur leur plateforme de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais, les nouveaux acteurs de ce marché ou encore des solutions de paiement centralisées. Par exemple BCD Travel, Carlson Wagonlit Travel et American Express Global Business Travel (GBT) ont signé il y a quelque mois un partenariat avec Airbnb Business, afin de permettre à leurs clients de réserver des logements proposés par la plateforme d’hébergement collaboratif. 

Vers une gestion des notes de frais automatisée et intégrée
Les outils d’automatisation de gestion des notes de frais sont également très attendus par les PME comme par les collaborateurs des entreprises. Une gestion inefficace des notes de frais génère en effet des coûts très importants, souvent difficiles à estimer. L’archivage, les erreurs, la non-conformité sont autant d’éléments pénalisants qui peuvent être maintenant limités grâce à l’utilisation d’outils ad hoc. Selon Egencia, 34 % des voyageurs d’affaires qui ont aujourd’hui accès à cette technologie estiment ainsi que l’automatisation des notes de frais leur fait gagner du temps. En revanche, un quart des utilisateurs pensent que le système pourrait encore être amélioré. De plus, 35 % de ceux qui n’ont pas accès à ce type d’outil pensent qu’il leur serait utile. « Les avancées technologiques actuelles laissent entrevoir de nouvelles opportunités pour optimiser les processus administratifs, avec une gestion des notes de frais qui peut être facilement automatisée via des solutions dédiées », précise Olivia Buono, directrice commerciale SAP Concur. Elles permettent d’éliminer les omissions, erreurs de calcul, non-conformité ou encore justificatifs manquants liés aux déplacements professionnels, améliorant le respect de la politique voyage et les coûts qui y sont inhérents. « L’automatisation contribue également à des gains de temps en termes de saisie et de contrôle des notes de frais, que ce soit pour le collaborateur comme pour le service comptable », indique pour sa part Gilles Bobichon, directeur de l’activité Notilus et co- fondateur de Dimo Software. D’autre part, grâce aux fonctionnalités des applications mobiles dédiées à la gestion des notes de frais, les colla- borateurs peuvent par exemple utiliser l’appareil photo de leur Smartphone pour saisir un justifi- catif et le joindre aux notes de frais, et ce, de là où ils se trouvent. Elle permet par ailleurs d’éviter les erreurs et fraudes et que les services compta- bles et/ou les managers aient une visibilité en temps réel sur les dépenses...

Les solutions End to End gagnent le marché des PME
Enfin, les solutions de gestion End to End qui per- mettent d’automatiser tous les process de la chaîne d’achat du voyage, depuis la réservation jusqu’aux notes de frais, en passant par la validation du déplacement commencent à s’adapter aux besoins des PME. « Au travers de notre nouvelle solution SAP Concur Standard, nous proposons aux PME une solution de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais qui répond financièrement et technologiquement à leurs besoins, explique Olivia Buono. Simple à utiliser pour les collaborateurs, elle accompagne les entreprises dans la maîtrise des coûts, le respect de la politique voyage et la sécurisation des voyageurs ». Peu à peu, les solutions de gestion des déplacements professionnels et des notes de frais s’adaptent aux besoins des PME et de leurs voyageurs, tant sur le plan fonctionnel que de simplicité des usages. « Services financiers et collaborateurs gagnent ainsi en productivité dans les démarches d’organisation et de gestion des déplacements professionnels, conclut Gilles Bobichon. La politique voyage est mieux respectée, et les dépenses contrôlées de manière plus rigoureuse ». Les technologies existent, reste aux PME à les adopter ! 

Grant Thornton optimise la gestion des notes de frais de ses clientsOptimisation Gestion Notes de Frais

La gestion des notes de frais est l’un des nombreux services qu’un cabinet d’expertise comptable propose à ses clients, et les acteurs majeurs comme Grant Thornton n’y échappent pas.
Face aux inconvénients du processus classique de gestion des notes de frais (perte de temps en saisie, vérification des factures, calcul des données manquantes comme la TVA...), le cabinet Grant Thornton a décidé d’explorer les solutions qui existaient pour fluidifier cette activité et ré-cupérer un temps précieux. Son choix s’est porté sur Expensya et sa solution dédiée aux cabinets d’expertise comptable : les clients du cabinet s’équipent de cette solution pour automatiser la gestion de leurs notes de frais, et l’expert-comptable en bout de chaîne, via l’outil Expensya Expert, récupère les justificatifs et les notes de frais pré-saisies (TTC, TVA multiples, type de dépenses, date de facturation, etc.) directement dans sa production comptable.

Des gains de temps considérables
« La technologie OCR+ d’Expensya a été déterminante dans le choix de la solution : cette technologie basée sur une intelligence artificielle est capable de détecter toutes les informations pertinentes sur une facture en quelques secondes, poursuit Romain Tétillon, Manager chez Grant Thornton France. Aujourd’hui, nous n’avons quasiment plus de saisies à faire, nous récupérons les données directement depuis Expensya en les intégrant automatiquement dans notre logiciel de production comptable. Il y a désormais très peu d’erreurs et nous avons aussi remédié aux problèmes liés à la perte des justificatifs ».
Frédéric Lebreton, client du cabinet Grant Thornton et Country Manager chez Vestgaard Company, précise pour sa part qu’auparavant il était obligé de les scanner pour les envoyer à son expert-comptable. « Dorénavant, il nous suffit de prendre une photo de notre justificatif et toutes les informations sur la facture sont alors extraites en quelques secondes et intégrées simplement à une note de frais. L’outil l’envoie ensuite instantanément à notre expert-comptable. Simple à utiliser, nous gagnons un temps précieux dans la gestion de nos notes de frais ».

Lu 5204 fois Dernière modification le mardi, 20 novembre 2018 09:30
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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