Des processus encore en voie de digitalisation

Pour la quatrième année consécutive, la majorité des factures reçues par les départements en charge de la comptabilité fournisseurs sont électroniques. En 2023, cependant, cette proportion a légèrement diminué par rapport à l’année précédente, passant de 55% à 52%.

Les factures traditionnelles font donc de la résistance, mais les experts d’Ardent Partners s’attendent à ce que la facturation électronique reprenne sa trajectoire ascendante, alors que de nombreuses entreprises s’engagent dans cette transition au gré des évolutions réglementaires mais aussi de la hausse des coûts associés au traitement manuel des factures.

Un coût de traitement en hausse

Le coût moyen de traitement d’une facture, incluant la main d’œuvre, les frais généraux et les outils techniques, a en effet augmenté de 10% sur un an, atteignant la somme de 9,19 euros. Un chiffre qui montre que les budgets de comptabilité fournisseurs ne sont pas à l’abri de l’inflation. Une inflation qui touche également le coût moyen de traitement d’un paiement fournisseur unique, lequel s’établit à 8,06 euros, en hausse d’environ 4 % par rapport à l’année précédente. Une augmentation d’autant plus considérable qu’elle a lieu dans une période où les organisations réduisent leurs coûts en abandonnant les chèques papier et digitalisant leurs paiements.

L’étude menée par Ardent Partners pour Basware révèle également que la durée moyenne de traitement de chaque facture stagne autour d’un niveau relativement élevé de 11 jours. Pour la deuxième année consécutive, ces délais excessifs d’approbation des factures et des paiements sont cités par les responsables de la comptabilité fournisseurs comme leur principal défi (par 47 % des décideurs interrogés).

La voie du traitement sans contact

Afin de gagner en performance, les services de comptabilité fournisseurs interrogés comptent principalement sur l’élimination de la facturation papier et la réduction des tâches manuelles (une priorité pour 38% des personnes interrogées) mais aussi sur l’automatisation de la comptabilité fournisseurs (pour 41% des personnes interrogées). Principal levier d’automatisation, le traitement direct ou « sans contact » se définit comme la réception et l’ordonnancement du paiement d’une facture sans aucune intervention manuelle.

Il permet de réaliser d’importantes économies opérationnelles et financières, car il évite aux responsables des comptes fournisseurs de consacrer du temps et des ressources au traitement des factures, ce qui leur permet de se consacrer à des tâches plus stratégiques. En 2022, ce sont 30,2 % des factures qui ont fait l’objet d’un traitement sans contact, un chiffre qui est resté relativement stable ces dernières années mais qui devrait augmenter rapidement.

Une augmentation de la valeur perçue de la comptabilité fournisseurs

Autre enseignement du rapport parrainé par Basware : les événements de ces dernières années ont permis aux responsables financiers et commerciaux de porter un regard nouveau sur la gestion des comptes fournisseurs et de réévaluer son impact sur les performances et les opérations.

En 2023, deux tiers des responsables interrogés considèrent que les directions comptables ont une valeur “très” ou “exceptionnellement” importante pour l’entreprise. C’est deux fois plus qu’il y a six ans, où un tiers d’entre elles voyait la comptabilité de la même manière, et cela en dit long sur l’impact que peut avoir une équipe chargée de la comptabilité fournisseurs.

Cette augmentation de la valeur perçue montre que ce service a réussi à apporter une valeur réelle à l’entreprise en produisant notamment des données exploitables pour l’ensemble de la chaîne de valeur.

De fortes disparités entre les entreprises digitalisées et les autres

L’étude menée auprès par Ardent Partners auprès de 184 entreprises révèle de très fortes disparités de performances entre les entreprises les plus digitalisées et les autres. Les premières peuvent en effet atteindre un coût moyen de traitement de seulement 2,82 euros par facture et consacrer jusqu’à deux fois moins de temps que les autres au traitement des échanges avec les fournisseurs.

Les entreprises les plus performantes en matière de comptabilité fournisseurs (c’est-à-dire les 20% d’entreprises ayant les coûts moyens de traitement des factures les plus bas et les temps de cycle de facturation les plus courts) sont par ailleurs 2,5 fois plus susceptibles d’avoir mis en place des processus de facturation électronique (88% contre 34%).

Convertir les données en valeur

Près des trois quarts (71 %) des responsables en charge de la gestion des comptes fournisseurs estiment que des systèmes “plus intelligents” sont le meilleur moyen d’accroître leur efficacité.

Alors que les entreprises s’appuient de plus en plus sur l’exploitation des données pour appuyer leurs orientations stratégiques, ces systèmes intelligents auront pour but d’améliorer les performances de la gestion des comptes fournisseurs mais aussi de soutenir une prise de décision financière ou d’approvisionnement tout en contribuant à améliorer les relations avec les fournisseurs.

Le rôle de la comptabilité fournisseurs au sein de des organisations continue en effet d’évoluer, devenant chaque année plus stratégique pour l’ensemble des opérations. L’étendue du rôle de la comptabilité fournisseurs d’aujourd’hui va ainsi bien au-delà de ses tâches traditionnelles.

« Cette étude démontre que les responsables de la comptabilité fournisseurs attendent désormais plus de leurs outils de gestion. Digitaliser et automatiser leur fonction doit leur permettre non seulement de gagner en performance mais aussi de transformer leurs données en valeur pour l’entreprise », déclare Alexis Hartmann, Vice-Président France, Royaume Uni et Europe du Sud, Basware.