Voici une liste qui peut aider à harmoniser les pratiques et processus opérationnels avec les dispositions légales du RGPD :

1. Élaborer une politique de confidentialité cohérente
Les entreprises doivent communiquer clairement aux clients le but pour lequel leurs données sont collectées en vertu du RGPD. C’est pourquoi il est important d’accorder la priorité à la rédaction de politiques relatives à la confidentialité facilement compréhensibles. Les clients doivent être informés de leurs droits d’accepter ou de refuser la divulgation de leurs informations personnelles et comprendre le but précis pour lequel ces données seront utilisées. Le RGPD indique également que tout renseignement recueilli peut être uniquement utilisé dans cette finalité après avoir obtenu le consentement du client.

La plupart des entreprises jouent la transparence, mais il est important de s’assurer que les politiques relatives à la confidentialité soient mises en avant, lisibles et faciles à comprendre. Les amendes infligées en cas de divulgation/perte de données sont considérables — en cas d’infraction, le RGPD donne aux instances réglementaires de l’UE le pouvoir d’infliger des amendes de l’ordre de 2 % à 4 % du chiffre d’affaires de l’entreprise.

2. Préparer une politique relative aux brèches de données
En soi, le RGPD ne diffère pas des nombreux autres règlements, en ce sens qu’il oblige à informer les clients des brèches/pertes de données confidentielles qui peuvent les concerner. Seulement, cela doit être fait dans les 72 heures.
Il s’agit du délai le plus court dans le domaine de la conformité. Ainsi les entreprises devront mettre en conformité, non seulement leur politique en matière de brèches de données, mais aussi les polices d’assurance et les procédures internes de déclaration des incidents.

3. Évaluer les risques actuels liés à la technologie
Lorsqu’une réglementation stricte entre en vigueur, les organisations doivent réexaminer les solutions qu’elles utilisent pour la gestion des informations confidentielles des clients — il est important de déterminer quelles solutions pourraient devoir être améliorées ou remplacées.

4. Explorer de nouvelles technologies
Le RGPD poussera les entreprises gérant des données personnelles à mettre en place des processus de recherche de données et de détection des incidents afin de pouvoir effectuer des suivis en tout temps et savoir où se trouve leurs renseignements et leurs destinations. Ce ne sont pas toutes les entreprises qui ont un contrôleur de données parmi leur personnel, et l’amélioration de ces processus ne devrait pas être une tâche compliquée.

5. Accroître la sensibilisation
Les entreprises qui gèrent des données personnelles aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’UE doivent commencer par acquérir une parfaite connaissance de la règlementation et comprendre exactement ce qui les attend. Il est vital de prendre conscience que le RGPD s’applique à toutes les organisations partout dans le monde qui gèrent des données contenant des informations personnelles sur les citoyens européens, peu importe où les données sont stockées.

Une meilleure compréhension des dispositions légales du RGPD avant son entrée en vigueur, permet à une entreprise de mieux maîtriser ses exigences et limiter les risques associés au traitement des données personnelles.

Par Stéphane Vidal, Vice-président marketing & communications chez XMedius