Vous avez peut-être déjà échangé au sujet de la rationalisation des applications, le processus qui consiste à évaluer les applications pour distinguer celles qui sont nécessaires de celles qui peuvent être abandonnées. Après tout, qui tournerait le dos à des économies potentielles cachées ou à une amélioration des performances de l'entreprise ? Le problème est que de telles initiatives sont souvent vouées à l'échec dès le départ, en raison d'une piètre organisation et d'une incapacité à mettre en place un ensemble de processus.

Pour éviter que cela ne se produise, voici un plan en quatre étapes permettant de garantir la réussite de la rationalisation des applications :

1. Songez aux détails, pas seulement à la vision globale

Comme pour vos bonnes résolutions, le meilleur moyen de réussir est de savoir comment vous allez procéder avant de commencer. À quoi bon dire que vous allez perdre du poids, arrêter de fumer et vous remettre en forme tout à la fois ? Vous devez vous fixer des objectifs, des délais et des plans spécifiques pour y parvenir. De même, si vous souhaitez vous passer des applications superflues, vous devez vous pencher sérieusement sur vos objectifs à court et à long terme. S'agit-il de la réduction des coûts ? Ou bien visez-vous à consolider les applications que vous utilisez pour simplifier les processus, par exemple ? La clé consiste à se fixer un objectif dès le début. Chercher à tout obtenir en même temps est souvent le moyen le plus rapide de n'arriver à rien. Une fois que cet objectif est clairement défini dans votre esprit, il convient d'élaborer un plan et un calendrier réalistes pour l'atteindre.

2. Bâtissez votre réseau de soutien

Une fois que vous savez ce que vous souhaitez obtenir, vous devez déterminer la manière dont vous allez réussir. Pour ce faire, constituez une équipe de collaborateurs issus des différents services de l'entreprise afin d'étudier quelles applications sont nécessaires et appréciées. Cela permettra de déterminer celles qui peuvent être rationalisées ou mises à jour. La mise en place d'une équipe interservices, représentant différentes activités de l'entreprise, des ressources humaines aux finances, et aux opérations, en passant par les ventes et le marketing, vous permettra de connaître les applications utilisées entre les équipes et au sein de celles-ci.

3. Vos applications fonctionnent-elles ensemble ou en silos ?

Étudiez vos applications en détail avec l'équipe composée des parties prenantes. Comment les applications fonctionnent-elles ensemble ? Si certaines applications sont utilisées par une seule équipe, sont-elles nécessaires ? Concernent-elles un seul projet ? Celui-ci peut-il être réalisé autrement ? Possédez-vous deux applications (ou plus) effectuant les mêmes tâches ? Ces questions vous aideront à identifier les doublons, ainsi que les cas où des équipes utilisent des outils différents fournissant les mêmes fonctions. Elles seront essentielles à l'heure de sélectionner les applications à conserver, à éliminer ou à fusionner.

4. La rationalisation des applications est plus qu'une résolution de début d'année

Tout en menant votre rationalisation des applications, gardez un œil sur les informations à utiliser à l'avenir. Vous pouvez décider que certaines applications sont plus utiles que d'autres. Toutefois, il est judicieux de noter les risques éventuels ou la manière dont les équipes peuvent collaborer plus efficacement en accordant l'accès à certaines applications à toutes les équipes. Par ailleurs, il s'agit d'une opportunité de mettre en place une gestion continue du cycle de vie pour toutes les applications. Vous pouvez donc réexaminer celles dont vous aurez besoin ou non dans 3 mois, 6 mois, 1 an ou 2 ans. Le fait que l'entreprise dans son ensemble (plutôt que les équipes individuelles) décide de mettre à jour, de modifier ou de supprimer des applications revêt une importance essentielle. En effet, vous pourriez constater qu'une application opérationnelle mise à jour remplace une fonction utilisée par l'équipe des finances, ou inversement.

Les entreprises modernes s'appuient sur un éventail d'applications spécifiques. Cependant, parmi ces dernières, certaines se sont enracinées et freinent indubitablement les organisations, leur faisant perdre du temps et de l'argent. La rationalisation des applications est capitale mais elle doit être menée avec des objectifs clairs, en vue de garantir son succès à long terme. La planification facilite l'élimination des applications superflues qui, à son tour, optimise les processus à long terme. Affiner les systèmes informatiques est une excellente résolution… qui ne doit pas être abandonnée en cours de route.

Par Jean-Pierre Ullmo, Vice-président Ventes pour la zone EMEA de Changepoint