Pour suivre cette « R-évolution » déjà bien en marche, l’automatisation des processus RH, qui passe par la dématérialisation, s’impose comme un levier nécessaire à leur optimisation, permettant d’éliminer les tâches à faible valeur ajoutée, et parfois encore traitées manuellement.

Pour accélérer ce passage au numérique aujourd’hui essentiel, de nombreuses réformes sont entrées en vigueur au 1er janvier 2015. Parmi les changements annoncés, quatre ont des répercussions directes et importantes pour les directions des Ressources Humaines : le compte Personnel de Formation, le compte de Pénibilité (quatre facteurs de risque doivent être mis en place en 2015, et six en 2016), la rémunération des stages et la simplification du bulletin de paie.
La mise en place de ces réformes n’est pas simple, et elle est coûteuse, à l’heure où l’optimisation des services RH et des gains de productivité sont plus que jamais requis.

Pour pallier ces contraintes, les outils numériques et innovants représentent une véritable opportunité pour les services RH de se concentrer sur leur métier. Si la loi permet depuis le 12 mai 2009 la dématérialisation de la fiche de paie sous certaines conditions, la réalité du terrain nous amène à constater que le chemin est
encore long pour la généralisation de son application.

Si deux générations s’affrontent : la génération X, plutôt attachée au « papier », et les « digital natives », nés avec les usages numériques, des solutions existent pour répondre à la gestion hybride de ce document auquel est attaché le salarié, dès lors que le service Ressources Humaines est à même de proposer un service en adéquation avec le mode de communication (papier et numérique).

L’externalisation des services est une des solutions offrant des gains de productivité directs sur la diffusion de la fiche de paie papier (impression, mise sous pli) et du bulletin de paie numérique grâce au Coffre-Fort Numérique. La digitalisation du recrutement et la dématérialisation du dossier du salarié permettent de donner des outils aux directions des ressources humaines pour maîtriser le virage du numérique.

Les « digital natives » sont des acteurs proactifs d’aujourd’hui et de demain pour la démarche numérique RH. Ils ont poussé, poussent et pousseront les entreprises à adopter rapidement de nouveaux usages (réseaux sociaux, travail collaboratif, réactivité, etc.). Le digital continuera d’intervenir à tous les niveaux pour optimiser et sécuriser l’activité des ressources humaines.

Une politique du « Zéro papier » initiée par la direction générale permettrait d’avoir toutes les cartes en main afin de prendre les décisions adéquates, répondre aux exigences de l’entreprise et des hommes qui la composent et par conséquence de l’évolution de son organisation.

Par Frédéric de COSTER, Responsable Commercial Marchés, Groupe Numen