Comment peut-on tirer profit de ces données ? De part l’isolement de chaque secteur d’activité et de chaque service, de certaines « luttes de pouvoir », d’une vision bornée des collaborateurs ou tout simplement à cause de l’absence d’interactions au sein même de l’entreprise, un manne d’informations à forte valeur ajoutée reste souvent inexploitée. Il peut en résulter une perte de terrain conséquente de l’entreprise face à la concurrence, d’autres acteurs arrivant à se démarquer en étant plus flexibles et mieux informés.

Face à ce contexte, les solutions traditionnelles de gestion des connaissances atteignent rapidement leurs limites. Basée sur une approche classique, qui consiste à rassembler des informations depuis diverses sources et à les enregistrer de manière centralisée, elles s’avèrent souvent très onéreuses et chronophages. Cette problématique, qui ne date pas d’hier, s’est accentuée avec la digitalisation des entreprises. 

L’ Enterprise Search : pour libérer le potentiel des données non exploitées
L’Enterprise Search peut ici faire figure de remède en permettent d’activer les connaissances inexploitées. Ces solutions reposent sur le même principe que les moteurs de recherche internet, c’est-à-dire qu’elles interrogent les sources de données, exploitent les informations qui y sont stockées, les consolident et fournissent les informations appropriées, selon la requête de l’utilisateur. Elles font ainsi office de « hub d’informations », ce qui évite de relier péniblement les sources directement entre-elles. On obtient ainsi une mise en réseau ininterrompue, légère et parfaitement évolutive des informations collectées depuis différentes sources de données.
Ceci permet à l’utilisateur d’avoir accès à l’ensemble des connaissances de l’entreprise et de pouvoir « savoir enfin ce que l’entreprise sait ! ».

Quels sont les avantages apportés par le search en entreprise ?
A l’instar d’autres outils technologiques qui sont arrivés à maturité, le search permet d’anticiper les problèmes avant même que ces derniers ne se produisent. Voici ci-après ces principaux avantages :

• Une intégration parfaite au « paysage » de l’information de l’entreprise. En maintenant les données au sein des sources qui les ont générées, la mise en place d’un outil de search ne nécessite aucun changement d’ordre organisationnel pour l’utilisateur. Grâce à cela, l’entreprise dispose de données consolidées, s’en avoir eu à passer du temps sur cette tâche fastidieuse. De plus, il est possible d’accéder à l’application de recherche nécessaire quelle que soit la source de données utilisée.
• Un perfectionnement évolutif : la solution de search se perfectionne un peu plus à chaque nouveau document traité : c’est l’apprentissage automatique. Ce qui veut aussi dire que le système s’optimise de lui-même, plus il est utilisé longtemps et de manière diversifié.
• Une personnalisation de l’information en fonction des hiérarchies et des autorisations existantes : l’outil de search fournit des informations selon les besoins. En effet, le service client doit pouvoir disposer d’une vision des connaissances de l’entreprise qui lui est propre, et différente de celles requises par les autres services tels que la direction ou les ressources humaines. 

Quels sont les critères à prendre en compte pour tirer profit de l’Enterprise Search ?
• Pouvoir prendre en compte diverses sources de données : qu’il s’agisse de logiciels de GED, des serveurs de messagerie ou encore des plateformes de réseaux sociaux, la recherche d’informations pertinente doit toujours pouvoir être réalisée en incluant toutes les sources (applications) propres à l’entreprise.
• Opter pour une solution intégrée. La solution ne doit nécessiter que très peu de maintenance et doit parfaitement s’intégrer aux procès existants. Au moins celle-ci nécessitera de temps d’intégration, au plus vite elle sera adoptée par les utilisateurs.
• Apporter des connaissances personnalisées. Bien qu’il soit important que l’ensemble des utilisateurs puissent avoir accès aux mêmes sources de données, les requêtes doivent être adaptées à chaque service et à chaque fonction de l’entreprise.
• Respecter la hiérarchie et les autorisations existantes et s’y adapter, c’est-à-dire que la hiérarchie des autorisations et les politiques en matière de sources doivent pouvoir être intégrées sans qu’il n’y ait besoin de les définir à nouveaux ou d’en créer de nouvelles.

En conclusion. En ayant recours à l’’Enterprise Search, les entreprises ont la possibilité, par le déploiement d’une seule et unique solution, de prendre en compte les données émanant de l’ensemble de leurs applications. Elles peuvent avoir ainsi une vision pertinente et à 360 de l’ensemble de leurs connaissances, les mettre à profit, et tirer leur épingle du jeu vis à vis de leurs concurrents.

Par Daniel Fallmann, Fondacteur et CEO de Mindbreeze