notes de frais, factures dématérialisées, ordres de mission, parc de véhicules, dossier voyages, budgets, contrôle de l'activité, gestion des absences liées à un déplacement. Pour rester en phase avec les attentes du marché, nous veillons par ailleurs à l'évolution permanente de notre solution, tant sur le plan technologique que fonctionnel. Disponible en mode licence ou en hébergement, cette solution complètement modulaire apporte donc aux entreprises une réponse sur mesure à leur besoin de gestion de leur poste voyage d'affaires.

GPO : Vous déclinez d'ailleurs NdFSystem© en différentes offres ?
D. S. : En effet. Afin d'adapter notre offre aux problématiques des entreprises, qui diffèrent notamment en fonction de leur taille et de leur organisation, nous avons décliné NdFSytem© en trois offres. L'offre Premium s'adresse plutôt aux PME d'au moins 10 collaborateurs itinérants. Notamment préconisée par notre partenaire Banque Populaire en marge de leur carte affaire Mission Plus, elle permet de gérer les notes de frais ainsi que les débits réalisés avec des cartes affaires. Cette gestion automatique est accessible par Internet, via l'Intranet de l'entreprise. L'offre Millenium donne pour sa part accès à l'ensemble de nos modules. Plus particulièrement destinée aux PME/PMI et aux Grands Comptes, elle s'intègre dans des projets d'envergure internationale gérant les aspects multilingues, multidevises ou encore les taxes locales. Enfin, l'offre Platinium est plutôt dédiée aux grands comptes dont l'organisation est plus complexe et dont chaque structure ou filiale dispose de sa propre politique voyage. Notre solution, au-delà de sa richesse fonctionnelle, permet à nos clients d'uniformiser leur système d'information lié à la gestion du voyage d'affaires.

GPO : Techniquement, comment fonctionne votre solution ?
D. S. : Une fois la politique voyage de l'entreprise définie, nous en récupérons tous les éléments pour créer un référentiel en fonction duquel nous allons paramétrer NdFSytem©. Les utilisateurs, en fonction des règles qui ont été établies, peuvent alors envoyer des ordres de mission, des commandes de voyages ou encore saisir leurs notes de frais. Nous leur proposons également de récupérer l'ensemble des factures des fournisseurs voyages d'affaires (opérateurs téléphoniques, pétroliers, agences de voyages, banques, hôtels…) pour en assurer ensuite le traitement comptable de manière automatique. Enfin, nous pouvons également mettre à la disposition des entreprises des outils d'analyse orientés dépenses des utilisateurs, afin qu'elles en assurent le contrôle et qu'elles en optimisent le suivi.

GPO : Quelles procédures préconisez-vous pour que les collaborateurs s'approprient au mieux votre solution ?
D. S. : Mettre en œuvre une application de gestion telle que la nôtre n'est pas une fin en soi. Son optimisation nécessite en effet que les collaborateurs soient sensibilisés sur son utilité et qu'ils ne fassent pas l'amalgame entre les règles liées à la solution et les règles de gestion de l'entreprise auxquelles ils n'adhèrent pas forcément. D'où l'intérêt d'accompagner les entreprises dans la conduite du changement. Nous proposons donc de former leurs collaborateurs sur les règles mises en œuvre au travers de NdFSystem©. Une démarche dans le cadre de laquelle nous leur expliquons leurs droits et barèmes, en fonction de leur profil dans l'entreprise. Pour que la gestion du poste voyage d'affaires soit optimale, l'adhésion des collaborateurs à notre solution est un élément clé à la réussite du projet.

NdFSystem©, Une solution modulaire pour une réponse sur mesure Axe Collaborateurs : Axe Déplacements : • Suivi d'activités • Ordres de missions • Absences • Parc véhicules Axe Gestion voyages : Axe Frais professionnels : • Dossier voyages • Notes de frais • Budget • Factures