Ce relâchement de l’attention en phase d’acquisition peut exposer l’information à des risques accrus de divulgation ou de perte de données. La situation semble différente en cas de fusion. Les employés appréhendent moins les changements à venir et continuent de gérer les informations internes comme à leur habitude.

Les employés de sociétés rachetées redoutent principalement le changement des systèmes de gestion de l’information (33 %) et une confusion quant aux responsabilités (34 %) de gestion de l’information. Un peu plus d’un quart des employés (27 %) craignent que des dossiers clients ou stratégiques différents soient mélangés, et 17 % ont peur de ne pas savoir comment gérer les incohérences, les doublons et les chevauchements de données. Les préoccupations du personnel de l’acquéreur sont très différentes : 41 % des salariés s’inquiètent des conditions d’intégration des deux sources de données et 34 % se disent préoccupés par la qualité des données. Les employés des sociétés rachetées sont deux fois plus enclins à se plaindre du manque de soutien, de communication et de directives quant à la gestion de l’information.

Un employé sur trois déplore l’absence de procédures d’intégration des dossiers ou de protection des données des clients (contre seulement 19 % du personnel de l’acquéreur). Ce sont les dossiers papier qui en pâtissent le plus : 44 % des employés des sociétés rachetées déclarent qu’il n’existe pas de process pour intégrer les documents papier dans les nouveaux systèmes numériques, et 31 % se plaignent de l’absence de process d’archivage des documents papier.

En cas de fusion, la situation est très différente, car les employés des deux structures collaborent à la gestion de l’information et seulement un quart se disent préoccupés par les changements à venir. Près des trois quarts (71 %) des employés de sociétés ayant fusionné se sentent soutenus dans l’intégration des dossiers et deux tiers (62 %) ressentent la même chose pour la protection des données des clients.

Marc Delhaie, PDG d’Iron Mountain France et Suisse commente ainsi les conclusions de l’étude : « Trop souvent, les entreprises qui fusionnent n’accordent pas l’attention qu’il faudrait à la gestion de l’information. Connaissant leur volonté de rationaliser leur structure de coûts et la valeur potentielle de l’information, elles devraient pourtant en faire une priorité de l’opération de fusion. Elles devraient profiter de l’occasion qui leur est donnée d’unir leurs forces pour réexaminer leurs programmes de gestion de l’information et y apporter des changements pour plus de cohérence et de sécurité tout en améliorant les conditions d’accès à l’information ».

« Notre étude montre que l’impact émotionnel des acquisitions sur les employés peut conduire certains à perdre de vue leurs responsabilités de gestion de l’information. Dans beaucoup de structures, faute de procédures efficaces de stockage ou d’intégration des documents papier, le risque est grand que des données précieuses soient perdues ou insuffisamment protégées. La communication est essentielle pour rassurer les employés qui pourraient mal vivre ces périodes de transition importantes. Il faut leur donner des instructions claires et cohérentes pour que tous sachent comment gérer l’information dorénavant, quelles sont les responsabilités de chacun et quels avantages ils vont retirer des nouveaux processus de gestion de l’information ».
V.B.

^{1 Opinion Matters pour Iron Mountain. Opinion Matters a enquêté auprès de 1 257 employés de bureau des secteurs juridique, financier, pharmaceutique, de la fabrication/ingénierie et des assurances au Royaume-Uni, en France, en Allemagne, aux Pays-Bas et en Espagne.}