GPO Magazine : Quelles sont les problématiques actuelles des entreprises en matière de délais de paiement ?

Dominique Bougnot : Les entreprises souffrent toujours des retards de paiements de leurs clients. Une tendance qui ne s’est d’ailleurs pas améliorée en 2020 avec la crise sanitaire. En effet, les différentes périodes de confinement et le développement du télétravail ont parfois entraîné des dysfonctionnements ou du moins la désorganisation des services comptables dans les entreprises.

En raison du bouleversement organisationnel de l’entreprise pendant la période de confinement ou en l’absence des équipes comptables, des décisionnaires ou encore des signataires, de nombreuses factures ont été perdues et les process internes de validation et traitement de factures ont été allongés. Ce problème structurel pour les entreprises en temps normal devient crucial en période de crise.

En effet, l’allongement des délais de paiement fragilise les trésoreries des entreprises, déjà mises à mal par la baisse voire l’arrêt de leur activité en 2020. Des trésoreries qui pourraient également se tendre davantage lorsque les entreprises devront commencer à rembourser leur PGE.

GPO Magazine : En quoi la dématérialisation des factures permet-elle de s’affranchir de ces problématiques ?

Dominique Bougnot : Avec la facture électronique les entreprises gagnent du temps dans l’émission de la facture, qui peut alors se faire au fil de l’eau. Elles sont assurées de sa bonne réception par le destinataire et ce, en toutes circonstances. Même s’il est en télétravail, un comptable peut recevoir et traiter la facture en temps réel.

Un processus d’échange dématérialisé facilite également la détection des litiges, leur résolution puis le règlement de la facture qui s’en suit. La dématérialisation permet ainsi d’accélérer les rentrées de cash, de renforcer la trésorerie de l’entreprise et de préserver la relation client/fournisseur et ce, quel que soit le contexte. D’autre part, elle contribue à fiabiliser les données de facturation et à sécuriser les échanges.

Les bénéfices de la facture électronique dépassent donc la seule dimension du cash. Elle limite aussi les risques de fraudes, notamment à la facture fournisseurs et fluidifie l’ensemble des process liés à la chaîne de facturation.

GPO Magazine : Comment Ventya accompagne-t-elle les entreprises dans le suivi des délais de paiement ?

Dominique Bougnot : Au travers de notre plateforme de dématérialisation des factures ClearInvoice, nous disposons d’éléments de traçabilité sur toutes les factures que nous transmettons : nous connaissons leur date de réception, d’échéance, de traitement, etc… Certains de nos clients acheteurs ont également mis en place notre module de contrôle et de gestion des litiges. Au-delà de sa fonction initiale, ils y trouvent un intérêt en termes de traçabilité des paiements.

En effet, toutes les dates (émission de la facture, échéances, ouverture d’un litige, résolution du litige, règlements,…) étant stockées dans une base de données, les acheteurs peuvent suivre le respect de leurs engagements en matière délais de paiement et expliquer d’éventuels retards. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle nous avons récemment fait évoluer ce module, pour y adjoindre des fonctionnalités de reporting qui permettent notamment, à partir des données relatives aux paiements des factures, de réaliser des analyses sur les délais de paiement et donc, d’en renforcer le suivi.

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