Système d’archivage électronique (SAE) : la solution préconisée par les experts

Sur ce sujet, tous les avis d’experts pointent la nécessité de contacter une entreprise spécialisée pour l’archivage de vos documents tel que Archiveco. Alors que la majorité des services tendent à se dématérialiser, certains entrepreneurs restent sceptiques quand il s’agit d’avoir recours à un système d’archivage électronique. Une inquiétude compréhensible lorsqu’il s’agit de conserver des fichiers sensibles, relatifs à la vie interne de l’entreprise.

Entrepreneurs et dirigeants se posent tous les mêmes questions. Est-il sécurisé de mettre en place une solution dématérialisée ? Existe-t-il un risque de perte des données ? Un concurrent ou un pirate peut-il y accéder ? Quelles garanties sont fournies par les entreprises spécialisées dans l’archivage électronique ? Éléments de réponse.

Limiter l’accès aux documents électroniques

Dans le monde de l’entreprise, nombreux sont les collaborateurs à ne pas saisir les enjeux que représente la manipulation de documents électroniques au quotidien. Chaque échange de fichiers numériques, en interne comme en externe, constitue une archive. Cependant, il est rare de voir que ces documents traités au quotidien soient stockés et organisés dans les « file systems ». Une situation à risques, lorsqu’on sait que la data représente le nouvel or noir du web, car sans dispositif mis en place les fichiers seront accessibles à des usagers externes à l’entreprise.

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SAE : pour un archivage électronique sécurisé et pérenne

Heureusement, de plus en plus de dirigeants et collaborateurs prennent conscience de l’importance de sécuriser les données d’entreprises. Mais la question de la solution à adopter reste en suspens à la vue des offres existantes : cloud, coffre-fort numérique, signature électronique, hébergement, SAE. Difficile de choisir.

Les experts restent unanimes, la mise en place d’un SAE reste la solution la plus sécurisée pour une entreprise. En effet, ce dispositif est certes plus coûteux à mettre en place, mais il est également plus complexe et renforce de ce fait la sécurité de l’accès aux données qui y sont archivées. Ce type de solutions permet à l’entreprise de conserver ses documents sur des serveurs distants dont le niveau de sécurité est beaucoup plus élevé que sur le réseau interne. Ainsi, en cas d’attaque contre l’entreprise, les données sensibles et confidentielles sont hors d’atteinte des pirates, car archivées dans un système externalisé.

Quelles garanties ?

Les solutions SAE intéressantes pour les professionnels sont celles qui respectent une liste de critères établie dans le cadre de l’élaboration d’une norme de sécurité. Ainsi, le SAE dispose des certifications « ISO9001 », « ISO 27001 », « NFZ 40-350 » qui visent à s’assurer du respect d’une certaine ligne de conduite de la part du prestataire en plus de la fiabilité de son infrastructure.

Ce processus permet aux opérateurs qui délivrent ces solutions de mettre en avant leur expertise, mais est également un bon moyen d’effectuer un maintien contrôlé de procédures rigoureusement définies. En effet, les critères qui constituent les certifications sont révisés régulièrement, ce qui pousse les entreprises qui les développent à revoir sans cesse les technologies employées afin d’accroître la sécurité. De ce fait, le SAE reste actuellement la solution la plus sécurisante pour conserver des données informatiques. Consultez cet article ou encore celui-ci pour plus d’informations relatives aux certifications en place.