Les dates de report de la facturation électronique sont désormais connues et entérinées par l’Amendement I-5395 du 17 octobre 2023. Ce dernier, stipule que l’ancienne date du 1er juillet 2024 est reportée au 1er septembre 2026, avec possibilité de la décaler d’un trimestre de plus par voie de décret.

« À cette date mobile, toutes les entreprises seront obligées d’accepter des factures électroniques au sens de la réforme, et donc avoir choisi une ou plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaire (PDP) et/ou le Portail Public de Facturation (PPF) en réception, et les Grandes Entreprises et les ETI seront dans l’obligation d’émettre des factures électroniques et du e-reporting, précise Cyrille Sautereau, président du FNFE-MPE. Ensuite, les PME et TPE seront dans l’obligation d‘émettre factures et e-reporting au plus tard au 1er septembre 2027, avec aussi une possibilité de décalage d’un trimestre de plus (donc le 1er Décembre 2027 au plus tard, sans modification de la loi). Nous sommes donc finalement sur un décalage de plus de 2 ans, ce qui est largement plus que ce qui était demandé et anticipé par l’écosystème (6 mois à 1 an) ».

Un nouvel espace-temps à mettre à profit

S’il offre un peu d’air aux entreprises, ce report doit surtout être l’occasion pour elles de mieux se préparer à leur passage à la facturation électronique, et surtout de se mettre véritablement en capacité de respecter les nouvelles échéances. Certes, 57 % des entreprises se sentaient prêtes pour passer à la facturation électronique à la date initialement prévue de juillet 2024, ce qui représente déjà plus de la moitié des entreprises (source gouvernementale).

« Cela signifie néanmoins qu’elles sont aussi 43 % à ne pas être prêtes, ce qui n’est pas anodin, d’autant que selon le gouvernement, plus de la moitié des TPE et PME n’auraient rien engagées (54%) sur le sujet », constate Cyrille Sautereau. Un report et des chiffres dont il convient de tirer des enseignements, dont le principal serait d’ailleurs « que cette réforme est plus complexe qu’attendue dans sa mise en œuvre, et qu’il est donc urgent pour toutes les entreprises qui n’ont pas vraiment commencé de s’y mettre sérieusement », précise Cyrille Sautereau.

« D’autant que, quelle que soit leur taille, toutes les entreprises vont être concernées par cette réforme : c’est important d’en avoir conscience afin d’anticiper et de ne pas attendre le dernier moment et l’engorgement probable créé par les retardataires », rappelle Cyril Colombani, Operational Marketing Manager de Zeendoc.

Quelles priorités pour les entreprises ?

Bien que de nombreuses entreprises s’interrogent actuellement sur les outils qu’elles vont devoir mettre en place pour leur mise en conformité, elles ne doivent cependant pas en faire leur priorité. « Le principal enjeu pour les entreprises consiste en premier lieu à identifier les processus qui, au sein de leur organisation, seront impactés par cette réforme », ajoute Cyril Colombani.

Durant cette étape, les entreprises doivent notamment analyser les changements qu’elles devront opérer pour répondre aux exigences de l’e-invoicing et du e-reporting, de la gestion du cycle de vie des factures ou encore, de l’annuaire de l’État. À cet effet, il leur faut dresser une cartographie complète de toutes les parties prenantes, des processus actuels de gestion de factures (entrantes et sortantes) ainsi que des flux de facturation.

Qualifier la base de données clients et fournisseurs

« Dans le cadre de cette démarche, il convient notamment qu’elles qualifient leurs bases clients et fournisseurs », précise Cyril Colombani. En effet, la réforme impose de renseigner dans l’outil de facturation de nombreuses informations sur ses partenaires commerciaux (numéro de SIRET, de SIREN, de TVA intracommunautaire). Ce travail de nettoyage de la base de tiers peut être laborieux et mieux vaut l’anticiper et le mener en amont du délai légal.

Vérifier la conformité des factures

Il faut également identifier les factures qui sont concernées par la réforme, ainsi que les formats et canaux par lesquelles elles sont reçues et émises (factures papier, PDF, formats électroniques…) pour les mettre en conformité avec les exigences de la réforme (champs, statuts, valeurs, formats à déclarer…). Les factures qui ne respecteront pas ces nouvelles obligations seront systématiquement rejetées par la plateforme, entraînant un allongement inévitable des délais de paiement. C’est également durant cette étape que l’entreprise doit définir ses différents « cas d’usage », à savoir ses processus de facturation (y compris les plus spécifiques tels que ceux liés aux acomptes, à l’autofacturation…). Cet audit est notamment important pour le choix des solutions qui seront, par la suite, mises en œuvre.

Faire un état des lieux des outils en place

Enfin, l’entreprise doit réaliser un état des lieux des outils dont elle dispose pour gérer ses factures et vérifier si ses logiciels de comptabilité et de facturation seront en capacité de fournir une version en conformité avec la nouvelle obligation réglementaire. Cette démarche est d’autant plus importante à réaliser que les éditeurs de logiciels n'ont aucune obligation légale d'être opérateur de dématérialisation et de transmettre la facture électronique à la plateforme publique de facturation. Ils peuvent donc uniquement générer une facture au nouveau format règlementaire puis laisser l'entreprise la déposer elle-même sur le portail de l’État ou faire appel à une plateforme de dématérialisation partenaire.

Le choix de la solution vient dans un second temps

Une fois qu’elle aura réalisé ces étapes amonts, alors seulement, l’entreprise sera peut-être amenée à faire un choix de solution(s) pour transmettre et recevoir ses factures. Un choix qui dépendra donc des outils en place, mais également des services qu’elle attendra de sa plateforme (en terme par exemple d’archivage ou de réconciliation des factures/commandes…). Le report représente en ce sens une opportunité : il permet aux entreprises de préparer des bases solides à un passage réussi à la facturation électronique.