Comme pour de nombreux process liés à la chaîne de facturation Order-to-Cash ou Procure-to-Pay, la mise en place de la réforme sur la facturation électronique représente une opportunité pour les entreprises de remettre à plat leurs conditions générales de ventes, d’achat et même de paiement. « En effet, comme les entreprises vont devoir travailler sur la qualité de leurs données clients et fournisseurs, ainsi que sur l’identification et l’analyse de leurs cas d’usages spécifiques en termes de facturation (acompte, auto facturation, affacturage…) cette réforme est également le bon moment pour elles d’améliorer la qualité de certains de leurs process et documents, dont ceux liés à leurs CGV et CGA », explique ainsi Dominique Bougnot, directeur général de Ventya.

Les conditions de paiements deviennent une mention obligatoire

Cette revue des processus et documents est d’autant plus importante à mener que la réforme sur la facturation électronique impose aux entreprises qu’elles stipulent sur leurs factures leurs conditions de paiements (date d'échéance, mode de paiement, pénalités de retard, etc.). Ces dernières comptent en effet parmi les 26 mentions obligatoires requises par l'administration fiscales et que devront comporter les factures électroniques pour être valables. Or, elles sont généralement inscrites dans les conditions générales de vente des entreprises qui émettent des factures.

D’autre part, la mise en place de la facturation électronique nécessite également que les entreprises respectent la réglementation telle qu’elle existe depuis longtemps mais qu’elles n’appliquent pas toujours. Ceci se voit peu tant qu’on en reste à des déclarations périodiques de TVA, mais dès lors qu’on passe à un reporting plus régulier, pièce par pièce, basé sur les flux de facturation, ça ressort. C’est par exemple le cas pour les factures d’acomptes.

« Faire des factures d’acomptes quand il y a paiement avant la livraison est une obligation du siècle dernier (une obligation qui a plus de 20 ans – NDLR), précise Cyrille Sautereau, président du FNFE-MPE. Ne pas le faire ne se voit que lors de contrôles TVA. La réforme oblige à le faire vraiment et on voit que la plupart des systèmes d’information sont dans l’incapacité de gérer une facture d’acompte et une facture finale qui contient l’information nécessaire pour comptabiliser proprement la facture finale et reprendre l’acompte, ainsi que la TVA qui va avec ».

Les systèmes d’information impactés

Alors que la réforme exige une refonte du cycle de vie des factures et des référentiels, ainsi que l’intégration de contrôles adéquats pour garantir des données de qualité, traçables, et conformes aux exigences réglementaires, elle va en effet impacter les systèmes d’informations.

« D’une part, ces derniers devront savoir gérer des flux documentaires avec des données structurées échangées avec un monde hétérogène. Une mission qui revient aux opérateurs de flux de factures et documents de gestion (commande, devis, livraison, etc.), précise Cyrille Sautereau. D’autre part, ils devront savoir gérer des processus métier, incluant un cycle de vie mais aussi nécessitant des agrégations, des rapprochements, des workflows de validation, ce qui est alors plutôt du ressort des systèmes de gestion (les ERP et leurs solutions périphériques) ».

« Dans le cadre du choix de sa ou ses futures plateformes de facturation électronique, il sera alors important que l’entreprise connaisse les limites de son ERP ou de son logiciel de comptabilité en place, s’il sera ou non capable de réaliser tout ou partie des workflows, d’auditer les documents et leur fiabilité », ajoute pour sa part Jean-François Biot, ingénieur commercial avant-vente chez Pitney Bowes.

Un impact différent en fonction du niveau de maturité digitale des entreprises

Si l’entreprise n’a pas encore entamé sa « révolution » digitale, l’impact sera alors forcément beaucoup plus important en termes de transition. Cette digitalisation des factures est un véritable enjeu pour ces entreprises car elle implique une réorganisation totale des processus internes de traitement des factures. Elles devront investir dans de nouveaux outils compatibles, ainsi qu’accompagner au changement les utilisateurs dans l’appropriation des nouvelles procédures et outils associés.  Pour les entreprises plus matures, l’impact est moindre mais il y a un enjeu d’interopérabilité entre les systèmes et de limiter l’impact sur les flux existants (en EDI par exemple). Elles doivent s’assurer de la conformité de leurs systèmes existants : qualité des référentiels et des données extraites, gestion du cycle de vie des factures et des rejets.

« C’est également l’occasion pour ces entreprises d’interroger leur(s) partenaire(s) de dématérialisation (et en particulier les futures plateformes de dématérialisation partenaire) sur leurs capacités à délivrer des prestations à valeur ajoutée autour de la réforme sur la facturation électronique, et qui peuvent par exemple porter sur l’archivage légale, le rapprochement automatique des bons de commande/livraison et des factures, des certificats de conformité, la gestion administrative des litiges (création d’avoir ou de nouvelles factures)… », poursuit Jean-François Biot.

Quelle que soit la maturité digitale des entreprises, l’audit de l’existant est indispensable, que ce soit en termes d’outils et de processus métiers, dont font parties les CGV et CGA.