Selon l'étude “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends” menée auprès de plus de 1 200 décideurs par Redshift Research pour Polycom, la visioconférence est un outil essentiel qui permet d'améliorer le travail en équipe sans tenir compte des disparités physiques et culturelles entre des collègues travaillant à distance.
 
La visioconférence devient omniprésente dans l’entreprise
L'étude a révélé que la visioconférence devient de plus en plus omniprésente à travers le monde. Lorsqu'il leur a été demandé quelles étaient aujourd'hui leurs méthodes de communication préférées, les personnes interrogées ont placé la visioconférence en troisième position (47%) après le courrier électronique (89%) et les appels téléphoniques (64%). Ces mêmes managers et dirigeants d'entreprise estiment que la vidéo deviendra leur outil de collaboration préféré d'ici trois ans (52%), suivi du courrier électronique (51%) et des appels téléphoniques (37%). En France, les personnes interrogées estiment que la vidéo deviendra leur deuxième outil préféré (44%), juste après le courrier électronique (53%). Tous les utilisateurs de visioconférence aujourd'hui ont répondu que les trois principaux avantages sont une meilleure collaboration entre les collègues répartis à travers le monde  (62%), des réunions plus efficaces (56%) et une plus grande clarté des thèmes abordés (35%).
 
Plus des trois-quarts des décideurs ayant répondu au sondage (76%) utilisent aujourd'hui la visioconférence au travail et 45% des utilisateurs français de vidéo prennent part à des appels en visio au moins une fois par semaine.
L'étude a également révélé que 47% des Français interrogés qui utilisent la collaboration vidéo au travail utilisent également cet outil dans leur vie privée au moins une fois par semaine.
 
“La popularité croissante de la visioconférence chez soi, notamment pour la génération Y faisant leur entrée dans le monde du travail, est un des principaux facteurs de la préférence accrue et de l'adoption de la collaboration vidéo sur le lieu de travail”, observe Jim Kruger, EVP et Responsable Marketing chez Polycom. “Les principaux facteurs ayant rendu la vidéo si populaire au bureau comme à la maison sont la facilité d'utilisation, une connexion de haute qualité, une sécurité pour l'entreprise et la volonté des participants d'accepter et de s'adapter aux différences culturelles en communiquant au-delà des frontières. Nous observons chaque jour des entreprises du monde entier défier les distances avec la collaboration vidéo, augmenter leur productivité, renforcer l'engagement des employés, accélérer les délais de mise sur le marché ou encore, sauver des vies”.
 
L'étude a également révélé que la France devient de plus en plus mobile. Selon les Français interrogés, les ordinateurs portables et de bureau sont les appareils les plus utilisés pour la visioconférence professionnelle (73%), suivis des salles de conférence (41%) et des terminaux mobiles (36%).  Alors que la visioconférence continue sur sa lancée, dans trois ans, les ordinateurs portables et de bureau devraient encore être les outils préférés des Français interrogés (59%), alors 55% des répondants utiliseront les terminaux mobiles tandis que la proportion d’utilisateurs de salles de conférence descendra à 33%.
 
L'étude met en avant des recommandations pour réaliser des visioconférences de qualité et met en évidence les impairs à éviter
 
L'étude a mis en évidence trois critères importants pour une visioconférence de qualité :
·         La capacité d'entendre clairement tous les participants (69%)
·         Une technologie de pointe et d'utilisation facile (60%)
·         Un bon contact visuel avec les collègues/tous les participants (58%)
 
Les Français interrogés qui utilisent la visioconférence ont indiqué que les principaux impairs à éviter pendant les visioconférences sont :
·         La sonnerie d'un téléphone mobile qui se déclenche pendant une réunion (58%)
·         D'autres réunions/discussions qui ont lieu parallèlement pendant le déroulement d'une visioconférence (45%)
·         L’impossibilité ou des difficultés à entendre les participants car ils parlent trop discrètement (42%)
·         Des participants occupés sur plusieurs tâches ou distraits, par ex. qui tapent sur un clavier d'ordinateur (38%)
 
Ce qu'un pays considère comme un impair, ne l'est pas pour un autre
 
L'étude Polycom a révélé différentes opinions parmi les utilisateurs de collaboration vidéo de différents pays. En effet, certains éléments considérés comme une distraction dans un pays peuvent être acceptés dans un autre.
 
·         Questions de présentation.  Lorsqu'il leur a été demandé si des personnes qui ne portent pas une tenue professionnelle durant une réunion vidéo ont commis un impair, les personnes interrogées provenant de pays comme l'Inde, Singapour et la Pologne ont répondu oui à 30, 26 et 21%, respectivement. Le Royaume-Uni, la France, la Russie et les Pays-Bas se situent à l'autre extrémité, avec 13% de oui ou moins.
·         La France considère la vidéo comme un outil essentiel pour les réunions internes au niveau local. 58% des Français interrogés utilisent la visioconférence pour les réunions internes locales. 42% des sondés l'utilisent pour les réunions internes internationales.
·         Signature de contrats. L'Inde montre la voie dans l'utilisation de l'outil de visioconférence dans le cadre de la signature de nouveaux contrats avec 60% des interrogés qui affirment utiliser cet outil ou qu'ils l'utiliseraient dans ces situations. En France, 27% des interrogés utilisent la vidéo ou l'utiliseraient pour de nouvelles affaires.
·         Travail flexible.  Dans la région Europe, Moyen-Orient et Afrique (EMEA), les personnes interrogées utilisent principalement la visioconférence pour créer des environnements de travail plus flexibles. Cette raison est citée comme le deuxième point le plus important dans l’utilisation de la visio, après "la connexion avec des collègues répartis à travers le pays”.
 
Changements professionnels :
 
Alors que l'accès à la visioconférence est pratiquement à la portée de tous les employés dotés d'un terminal mobile ou d'un ordinateur portable, l'étude a révélé que les utilisateurs exerçant différentes fonctions utilisent la vidéo pour éliminer les barrières géographiques de différentes manières :
·         Les PDG et fondateurs ont invoqué le travail flexible et les réunions internes/locales (50%) comme étant les principales raisons pour lesquelles ils utilisent ou utiliseraient la visioconférence, suivi des réunions internationales (46%), la signature de nouveaux contrats et les réunions internes d'entreprise à travers les différents services (39% chacun).  
·         Au cours d'une semaine standard, le service marketing utilise la collaboration vidéo le plus fréquemment (64% au moins une fois par semaine), suivi du service IT/engineering et des services généraux (62% au moins une fois par semaine). Cependant, pour une utilisation quotidienne de la vidéo au travail, les RH arrivent en première position (32% utilisent la visioconférence chaque jour), suivi des commerciaux (28% utilisent la visioconférence chaque jour).
·         Les services IT/engineering et production/approvisionnement utilisent principalement la collaboration vidéo pour les réunions internationales, avec 61% et 58% des personnes interrogées. Ils affirment utiliser cette solution pour collaborer en face à face avec des collègues internationaux. En effet, selon les résultats de l'étude, ces deux secteurs utilisent davantage la collaboration vidéo pour les réunions internationales que pour les réunions locales.
 
Toutes les personnes interrogées, indépendamment de leurs fonctions au sein de l'entreprise, utilisent principalement la visioconférence pour les réunions locales, et ensuite pour les réunions internationales. Les français interrogés ont massivement répondu qu'il était important d'essayer de comprendre les différentes cultures lorsqu'on utilise la visioconférence (96%) et 86% ont sollicité l'établissement de règles de bonne conduite pour les aider à mieux utiliser la visioconférence au travail.
 
Afin d'aider les entreprises à mieux gérer ces différences et à bien utiliser la visioconférence, Polycom a publié Polycom’s Guide to Collaborating Across Borders, un guide pratique conçu pour aider les lecteurs à comprendre les subtilités de la communication au niveau mondial. Ce guide est une nouvelle ressource pour les personnes provenant de différents secteurs (informatique, RH, dirigeant) et une occasion d'apprendre de quelle manière la visioconférence peut leur permettre d’oublier les distances et de réaliser leurs objectifs plus rapidement et efficacement. Pour obtenir de plus amples informations sur la manière d'utiliser la vidéo, visitez le site www.polycom.com/defydistance.
 
Note:
 
L'étude “Global View: Business Video Conferencing Usage and Trends” a été menée par Redshift Research au nom de Polycom, Inc.
 
Les informations ont été recueillies auprès de 1 205 décideurs dans quatre régions et 12 pays : EMEA (Royaume-Uni, France, Allemagne, Russie, Pologne, Belgique et Pays-Bas); Amérique du Sud (Brésil), Amérique du Nord (USA) et APAC (Inde, Singapour et Australie). Tous les sondages ont été effectués entre le 25 août et le 9 septembre 2013. L'enquête définit le “décideur" comme un dirigeant, un directeur ou un manager ayant une capacité de prise de décision dans l'entreprise.