Intitulée « Document Drain : Comment les tâches administratives mettent à mal la productivité », cette nouvelle étude réalisée auprès de 7 000 professionnels Européens montre que le temps est employé de manière inefficace, et que cela a un coût significatif pour ces entreprises. Les formalités administratives basiques, telles que l'impression de documents et leur envoi par messagerie électronique, sont jugées les plus chronophages (96 %), bien que les trois quarts des participants à l'étude insistent sur l'inutilité de ces tâches, qu'ils estiment ennuyeuses, fastidieuses ou délicates. Parmi les formalités administratives qualifiées d'inutilement « complexes » figurent la recherche de documents égarés (qui rallie 65 % des suffrages), l'intégration de nouvelles recrues (62 %) et la chasse aux signatures (61 %).

Les données recueillies mettent également en évidence un besoin de transformation digitale dans les entreprises européennes. Les solutions numériques, comme les signatures électroniques, sont saluées par 74 % des participants à l'étude, qui voient en elles une innovation intéressante, tandis que près de la moitié des employés français (48 %), britanniques (45 %) et allemands (44 %) ont déclaré que les applications mobiles seraient essentielles pour résoudre les problèmes de workflow. Pour près de la moitié des professionnels interrogés (46 %), l'absence de technologies efficaces est l'une des principales causes des problèmes rencontrés, le potentiel de gain de temps et de conversion des processus en workflows 100 % numériques se révèle donc très important.

« Les conclusions de l'étude soulignent le problème de productivité colossal qui se pose aux entreprises en Europe. Les processus obsolètes drainent la productivité et le moral des employés, se traduisant potentiellement par un un manque à gagner pour les entreprises et une mauvaise expérience client », souligne John Travis, vice president of EMEA marketing chez Adobe.

« Réimaginer les processus administratifs au travers d’applications, de documents numériques et autres technologies offre aux entreprises la possibilité de transformer l’expérience client tant pour leurs employés que pour leurs clients, et constitue en fin de compte un investissement dans la croissance et le succès futur de l’entreprise. »

Voici les autres principales conclusions :

Les entreprises européennes sont asphyxiées par les formalités administratives

· Les salariés en Europe consacrent à l'heure actuelle un temps non négligeable aux formalités administratives, puisque près d'une journée par semaine est réservée à ces tâches (6,8 heures en moyenne). C'est en France et en Suède qu'on leur consacre le plus de temps (7 heures en moyenne).

· Les salariés européens sont débordés par les tâches administratives qui se déroulent rarement comme prévu, puisque 41 % des participants à l'étude précisent que l'émission de bons de commande, le remplissage de formulaires et l'intégration de nouvelles recrues prennent beaucoup plus de temps qu'ils ne le devraient.

Les solutions numériques sont indispensables pour faire face à cette asphyxie documentaire

· Les processus simplifiés 100 % numériques tels que les signatures électroniques font figure de solution pour augmenter la productivité et regagner le temps perdu : la majorité des salariés européens interrogés (74 %) jugent les signatures électroniques dignes d'intérêt.

· Les professionnels aux Pays-Bas sont ceux qui accordent le plus de valeur à cette technologie (80 %) ; viennent ensuite les professionnels basés au Royaume-Uni (77 %), dans les pays scandinaves (75 %), en France (68 %) et en Allemagne (65 %).

· Les applications mobiles apparaissent également comme des outils essentiels pour révolutionner le lieu de travail, capables d'améliorer les workflows bureautiques pour près de la moitié des salariés français (49 %), britanniques (45 %) et allemands (44 %).

Plus de liberté, moins de frustration

· Les professionnels sont perdants car ils sacrifient un temps personnel précieux à ces formalités administratives : les deux tiers d'entre eux (64 %) travaillent tard ou le week-end (49 %), en raison de la lourdeur des tâches qui ne se déroulent pas comme prévu. Les solutions numériques telles que les signatures électroniques ont été jugées précieuses pour accélérer les processus, ce qui permet aux employés de consacrer leur temps de manière plus efficace.

· Détail intéressant, les résultats mettent en évidence des disparités régionales à l'échelle européenne concernant les activités auxquelles les professionnels aimeraient consacrer du temps. Les salariés britanniques semblent avoir davantage l'esprit d'entreprise puisqu'ils seraient plus enclins à investir le temps perdu en formalités administratives dans l'étude d'un projet en parallèle (42 %), tandis que leurs homologues français auraient davantage tendance à pratiquer une activité physique (44 %). Les allemands, quant à eux, en profiteraient pour nouer des relations sociales (40 %). Enfin, les salariés dans les pays scandinaves et aux Pays-Bas seraient nettement plus tentés de passer du temps avec leur conjoint (55 % et 52 %, respectivement).

¹ Dans ce rapport, les « formalités administratives » désignent diverses tâches au format papier ou électronique ayant trait au traitement documentaire sur le lieu de travail. Parmi elles figurent la facturation, l'émission de bons de commande, la gestion des contrats ou accords juridiques, le remplissage de formulaires, l'envoi de notes de frais, l'archivage, l'impression de documents, leur envoi par messagerie électronique, le suivi de documents envoyés précédemment, l'obtention de signatures, la recherche de documents égarés, et l'embauche ou l'intégration.