Une construction étape par étape

A sa création en 1998, l’ESAIP, école d’ingénieurs diplômés d’Etat, compte parmi ses rangs 24 élèves. 14 ans plus tard, ils sont 470 inscrits en formation initiale. Au vu de cette forte progression, l’Ecole cherche, dès 2003, à se doter d’un outil centralisé, capable de prendre en compte l’activité de ses trois établissements et de dématérialiser un maximum de processus pour couvrir la gestion d’un étudiant de son premier contact avec l’Ecole jusqu’à son statut d’ancien étudiant. En recherchant parmi les solutions déjà existantes, l’ESAIP se rend compte qu’aucune d’entre elles, davantage orientées vers la formation continue ou la gestion des établissements d’enseignement secondaire, ne correspond aux contraintes d’une école d’ingénieurs. Situé à proximité de l’Ecole, OpenPortal Software, propose alors d’adapter totalement son offre pour répondre aux besoins spécifiques de l’enseignement supérieur.

« Le fait que l’ESAIP et OpenPortal Software soient tous les deux en plein déploiement au moment de leur rencontre nous a aidé à écrire plus facilement notre histoire commune. Une phase de création est toujours très impressionnante car les enjeux sont très gros pour chacun des acteurs. Il faut à la fois faire sa place et se faire connaître sur un marché que l’on pense maîtriser. Beaucoup de motivation et de dynamisme nous ont permis de nous construire ensemble.» explique Jacky Lépicier, Directeur du groupe ESAIP.

L’ESAIP devient alors le premier établissement membre de la CGE (Conférence des Grandes Ecoles) à faire confiance à OpenPortal Software. Dès 2003, l’éditeur/intégrateur lui propose son ‘Student Management System’ et offre ainsi à l’établissement une solution à la pointe de la technologie pour gérer de manière informatisée un grand nombre de processus. A la clé, un gain d’efficacité considérable.

La solution OpenPortal® déployée intègre notamment la gestion des inscriptions, de la planification et des suivis pédagogiques. La planification est certainement le plus gros chantier géré par l’éditeur/intégrateur à l’époque. En effet, l’ESAIP fonctionnait jusque-là avec un système de planning par classe, adapté pour une planification dans l’enseignement secondaire. Dans l’enseignement supérieur, les modules spécifiques et les options différant d’un élève à l’autre, ce système atteignait largement ses limites.

« La mise en place de l’outil de planification a été particulièrement enrichissant pour nos équipes. Elles ont pu partager avec OpenPortal Software leur mode de fonctionnement et expliquer les difficultés qu’elles avaient à surmonter. OpenPortal Software a alors adapté son outil pour répondre à leurs attentes et apporter des réponses concrètes. Pas à pas, nous sommes parvenus à une solution, qui, aujourd’hui, satisfait pleinement les utilisateurs » explique Jacky Lépicier.

L’Ecole fonctionnant en réseau et les étudiants réalisant des séjours à l’étranger, les informations pédagogiques devaient par ailleurs être accessibles de partout. Disponible en mode SaaS, la solution OpenPortal® répondait parfaitement à cette contrainte.

10 ans après : les fonctionnalités n’ont de cesse d’évoluer

En 2012, l’ESAIP confie une nouvelle mission à OpenPortal Software : la gestion des stages pour ses étudiants. L’éditeur/intégrateur automatise donc l’ensemble du processus afin qu’au moment où l’étudiant trouve son entreprise, il propose sa candidature à son responsable via l’interface OpenPortal®. Celui-ci en est alors automatiquement alerté et donne son aval via OpenPortal®, entrainant ainsi une requête de création de convention de stage au secrétariat. Cette solution, livrée fin 2012, va permettre d’amorcer par la suite un nouveau projet : celui de la taxe d’apprentissage. La base de données des entreprises ayant accueilli des stagiaires ESAIP, acquise grâce au module de gestion des stages OpenPortal®, permettra, une fois l’Ecole équipée d’un CRM adapté, de solliciter directement les entreprises et de les inciter à verser une taxe d’apprentissage à l’ESAIP.

« Le ‘Student Management System’ proposé par OpenPortal® est un outil que les élèves découvrent à leur entrée dans l’école et dont ils apprécient particulièrement les fonctionnalités. En interne, le secrétariat du recrutement, par exemple, ne pourrait plus s’en passer tant l’outil est intégré à son quotidien. Evidemment, il a fallu un certain temps, avancer étape par étape, pour parvenir à un tel niveau de performance. En faisant le pari de l’innovation, nous sommes parvenus à créer, de manière conjointe, des outils correspondant parfaitement aux besoins de l’enseignement supérieur.» conclut Jacky Lépicier.

« Les nombreux échanges avec l’ESAIP nous ont permis d’élaborer, au fur et à mesure, des outils capables de prendre en charge la quasi totalité du système d’information d’un établissement d’enseignement supérieur. Cette construction se poursuit toujours aujourd’hui via un groupe d’utilisateurs. Ces derniers se rassemblent pour échanger sur leurs problématiques et en font part à OpenPortal Software. Au travers de nos 10 années de collaboration avec l’ESAIP, nous avons su faire preuve d’efficacité et d’implication dans l’ensemble de leurs projets. Les équipes d’OpenPortal Software entendent bien poursuivre cette relation de confiance pérenne, en proposant toujours la meilleure solution avec le niveau de service le plus élevé » ajoute Emmanuel Gerbault, Ingénieur d’Affaires Education chez OpenPortal Software.