Courriers papier entrants, bons de commandes, factures clients et fournisseurs, procédures administratives, contrats, etc., la liste des types de documents en circulation dans les entreprises est longue. Or, le coût de traitement d’une facture papier fournisseur est d'environ 14 euros, celui d’une facture client de 8 euros environ, sans compter les retards de paiement qui pèsent également sur la trésorerie. La dématérialisation et le traitement des factures permettent, selon l’association Apeca, une économie de 25 à 50 % sur le coût de traitement. Le cadre législatif incite aussi à la dématérialisation. Depuis l’arrêté du 22 mars 2017 qui fixe les modalités de numérisation des factures papier, il n’est plus nécessaire de conserver les factures papier ainsi que les pièces justificatives. La destruction des originaux papier devient possible, et c'est une étape importante.

Pour autant, les PME et ETI sont en phase de transition vers un monde sans papier. Imposer des documents numériques à un client ou à un fournisseur sans lui proposer l’alternative papier n’est pas une bonne solution car une partie des échanges se fait encore sous cette forme. Des sociétés comme Esker, Itesoft ou Tessi (traitement des moyens de paiement) maîtrisent tous les enjeux de la dématérialisation, depuis l’acquisition des documents jusqu’à l’intégration à des ERP ou à un logiciel de GED (gestion électronique de documents). La solution Esker on Demand permet ainsi de numériser les documents avec une reconnaissance optique des caractères et des codes barres, de valider les factures fournisseurs puis de générer le bon à payer et, au final, d’intégrer les factures au Système d’Information de l’entreprise.

Le choix d’un outil complet de dématérialisation hébergé en interne ou en mode SaaS devient pertinent à partir d’un volume de 20000 factures à traiter par an. L’industrie et la distribution sont les secteurs les plus enclins à dématérialiser les flux documentaires. Pour les TPE et petites PME, une simple numérisation avec OCR¹ et archivage peut convenir. Une fois les documents dématérialisés, ils peuvent être traités par des logiciels de GED pour les documents structurés (base de données) ou avec une suite ECM (Enterprise Content Management) qui prend aussi en charge les documents non-structurés (fichiers multimédias, etc.). Parmi les solutions haut de gamme, on trouve les suites ECM de T2i, Open Text, Nuxeo. Concernant les solutions de milieu de gamme, citons Cincom, Docuware ou Visiativ.


Une mise en œuvre en mode projet 

Ahmed Abdelghani, Digital Workplace Practice Manager chez Umanis pointe la nécessité de mettre à plat les processus de travail avant de choisir une solution : « Il faut effectuer un audit de l’existant. Savoir comment travaillent les utilisateurs et les services, lister les étapes et les incohérences éventuelles et voir s’il n’y a pas de tâches inutiles. Concrètement, il faut simplifier les procédures et les formaliser en respectant les objectifs métiers que sont la validation des processus et le respect des obligations légales. Nous pouvons réduire de moitié les coûts de traitement et faire gagner du temps aux collaborateurs ».

Avec une solution de dématérialisation efficace, les comptables peuvent ainsi se concentrer sur les priorités telles que la gestion des litiges fournisseurs car les tâches chronophages de saisie, d’ouverture des courriers, de tamponnage, etc. sont éliminées. Il est aussi plus facile de gérer les pics d’activité et de répartir la charge de travail de chaque comptable car elle apparaît de manière claire sur un tableau de bord. En pratique, si un fournisseur appelle le service comptable pour faire le point sur le paiement d’une facture, il est possible de le renseigner aussitôt, ce qui n’est pas réalisable avec des documents papier. L’image de l’entreprise devient ainsi plus professionnelle.

Pour choisir l’éditeur de solution de dématérialisation qui répond le mieux aux besoins d’une entreprise, il est conseillé de faire un benchmark des offres en mode SaaS, les plus adaptées aux PME. Pour cela, il faut interroger des clients de même taille et du même secteur d’activité que l’entreprise qui ont mis en place une solution de dématérialisation. Cela permet de mieux comprendre les enjeux techniques, organisationnels et légaux et d’effectuer le meilleur choix. Parmi les critères de sélection les plus importants, il faut porter l’attention sur le suivi détaillé des factures en cours de traitement et celui des factures arrivant à échéance. Côté légal, il faut pouvoir répondre aux obligations de l’administration fiscale lors d’un contrôle. Pour cela, l’entreprise doit être en mesure de délivrer une piste d’audit fiable qui est constituée d’une part, d’éléments techniques (traçabilité des bons de commande et des factures) et d’autre part, de la documentation sur le contrôle de gestion mis en place. Il faut également s’assurer des capacités d’un ERP à intégrer les flux et générer les workflows et s’assurer que la compatibilité peut s’assurer facilement via un add-on de l’ERP et sans développements supplémentaires. À la clé, un ROI (retour sur investissement) conséquent et des économies de temps, donc d’argent.

¹ OCR (ROC en français) : reconnaissance optique de caractères ou reconnaissance de texte