Frais de fournitures générales, de communication et de marketing, de prestations intellectuelles, de conseils RH, de voyages, d’équipements informatiques, de restauration collective, de formation, de nettoyage… La maîtrise de l’ensemble et de la variété de ces achats indirects ou « hors production », devient stratégique pour les entreprises qui peuvent en dégager des sources importantes d’économie.

« Les achats indirects peuvent être stratégiques car ils permettent de faire fonctionner une entreprise », indique Sylvie Noël, directrice achats de l’assureur Covea. Mieux gérer les nombreuses transactions fournisseurs et la facturation, déterminer les pistes d’économies pour améliorer ses marges…

Les entreprises cherchent ainsi à optimiser leur gestion d’achats indirects. Pour cela, « il faut d’abord obtenir une bonne cartographie de l’ensemble de ces achats grâce à des outils logiciels de reporting perfectionnés », conseille Judith Benitah-Rumani, consultante Achats. Il s’agit de faire le choix d’outils informatiques susceptibles d’aider à construire cette cartographie, comme des logiciels e-procurement de gestion de catalogue en ligne.

Une vision complète de l’activité opérationnelle des achats et des fournisseurs

La dématérialisation de la gestion des achats indirects passe également par la numérisation des commandes et des factures à l’aide de systèmes informatiques plus spécifiques comme Cube Achats qui donnent des tableaux de reporting opérationnels. Ces derniers fournissent une vision complète de l’activité opérationnelle des achats et des fournisseurs. On y retrouve des indicateurs tels que les volumes d'achats réalisés, les gains théoriques engrangés mois par mois, acheteurs par acheteurs ou par fournisseur... Cette mesure de la performance des achats demande cependant des outils onéreux avec un niveau de reporting très élaboré.

« Pourtant, plus on a une vision claire et précise, mieux on peut piloter ses achats et les optimiser famille par famille », résume Judith Benitah-Rumani. Mais optimiser sa gestion d’achats indirects ne se résume pas à cette gestion dématérialisée et pointue. « Le coût n’est pas le premier critère. La direction achat doit donner la priorité à la qualité des produits avec des services associés, être réactive et même proactive pour pourvoir aux besoins des diverses directions métier », souligne Sylvie Noël.

Du coup, l’impératif est de créer une relation tripartite entre la direction Achats, les directions métier et les fournisseurs. Il faut donc développer un process d’achats commun (référentiel, lexique, méthode) « pour que tout le monde puisse se comprendre à travers un outil de gestion partagé », selon Sylvie Noël. Plus on entre dans une relation tripartite, plus les choses sont claires et plus on évite les coûts cachés. Ces derniers résultent souvent, soit d’une initiative personnelle qui n’apparaît pas dans les achats, soit d’un achat dont une partie n’est pas facturée. « Sur un process PtoP totalement finalisé et automatisé qui part de la demande d’achat jusqu’à la facturation finale, on peut détecter ces coûts cachés en comparant la facture au bon de commande correspondant », explique Sylvie Noël. Enfin, la gestion des catalogues fournisseurs est importante et notamment d’y suivre l’évolution des produits proposés.