La maturité numérique des achats est en marche

La maturité numérique des achats est en marche

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La révolution digitale n’a pas épargné les services achats. Bien au contraire, la généralisation des outils numériques favorise l’émergence de nouvelles pratiques telles que l’e-procurement, autrement dit l’approvisionnement en ligne. Une technique qui permet de rationaliser toujours davantage les achats des entreprises, quels qu’ils soient. En fait, d’une manière plus générale, c’est aussi la dématérialisation totale du processus d’achat qui s’opère dans les entreprises dans le cadre d’une démarche « procure to pay » (de l’approvisionnement au paiement). Le choix des produits, la validation des achats, l’envoi et le paiement des factures, tout est dématérialisé tout au long du processus.

La maturité numérique des achats peut différer considérablement selon les types d’entreprises, la taille, le secteur d’activité ou encore l’organisation mise en place. Pour simplifier, les entreprises industrielles sont le plus souvent celles où la pratique des achats stratégiques, ceux nécessaires à la production, est la mieux optimisée et organisée. Confrontés à une concurrence internationale toujours plus féroce, les industriels ont mis en place des directions achats pour négocier les prix des produits et des services auprès de leurs fournisseurs.

Pour continuer d’optimiser le budget achats, les entreprises industrielles élargissent désormais le périmètre d’intervention des acheteurs aux achats non stratégiques comme ceux relevant par exemple des frais généraux. Dans les autres secteurs d’activité, l’adoption d’une stratégie achats se démocratise, à la fois pour optimiser les budgets toujours plus importants liés à l’externalisation, mais aussi pour répondre à des obligations réglementaires. « Ces dernières années, les directions achats se sont beaucoup plus focalisées sur la gestion du risque fournisseurs en matière juridique à cause du renforcement de la législation, même si l'objectif premier des acheteurs reste toujours d'optimiser les coûts », confirme Olivier Audino, ancien acheteur pour des groupes industriels internationaux et fondateur de Buy Made Easy, société accompagnant les entreprises dans la digitalisation de leurs achats. Aujourd’hui, le donneur d’ordre doit veiller aux risques de travail dissimulé chez un fournisseur, à la dépendance économique qui pourrait s’instaurer ou encore aux délais de paiements pour ne citer que ces critères. Ce besoin accru de contrôle des fournisseurs n’exclut pas pour autant un renforcement des relations avec le donneur d’ordres et les acheteurs. « Aujourd’hui, les cahiers des charges sont devenus davantage fonctionnels afin de permettre aux fournisseurs et aux sous-traitants de proposer des solutions alternatives innovantes, que ce soit en matière de process ou de produits », poursuit Olivier Audino.

Digitalisation et traçabilité

Désormais, le cercle de ceux qui sont concernés par les achats dans l’entreprise s’est élargi, notamment sous la pression de la mobilité des collaborateurs. Ainsi, le technicien qui intervient sur un chantier peut directement commander la pièce dont il a besoin via son Smartphone et passer la chercher dans la foulée au comptoir d’un magasin à proximité. Dans le même temps, son achat est validé en temps réel dans le système informatique de l’entreprise. Dans le cas d’une entreprise multi-sites par exemple, un manager, alors même qu’il est en déplacement, peut se voir notifier une demande de validation d’achat sur son Smartphone pour répondre à un besoin urgent d’une de ses filiales. C’est la digitalisation des services achats qui permet aujourd’hui de répondre à tous ces besoins, au-delà de l’enjeu financier d’optimisation des coûts. « Ces outils sont un moyen et un support pour répondre directement à tous les enjeux mais aussi être les garants de la bonne application de la politique achats, de sa traçabilité et de sa visibilité », explique Laurent Guillot, directeur général d’Oxalys Technologies, éditeur d’un logiciel de gestion globale des achats Source-to-Pay. Ainsi, une solution de portail achats va permettre à la fois d’intégrer les achats non stratégiques qui suivaient un process différent, de donner de la visibilité à une commande, de quantifier les besoins ou encore de suivre un paiement. Une indispensable harmonisation de l’ensemble des achats de l’entreprise qui va aussi renforcer le rôle de la direction achats. « En ayant une vision sur tout ce qui est acheté dans l’entreprise, par qui, et à quels prix, les acheteurs vont pouvoir travailler sur ces données pour faire des prévisions et des propositions pour optimiser le budget achats », fait remarquer Laurent Guillot.

Mise en place par étapes

Quelques précautions s’imposent toutefois avant de déployer une solution digitale de gestion des achats. Si la maturité numérique des achats est encore inexistante dans l’entreprise, mieux vaut éviter de griller les étapes. « Il faut une démarche évolutive, un pas après l’autre, avec une validation des résultats et des gains obtenus à chaque étape avant de passer à la suivante », conseille Laurent Guillot. C’est d’ailleurs pour répondre à cet objectif que Oxalys Technologies propose une offre en quatre éditions permettant de passer de l’une à l’autre avec de nouvelles fonctionnalités ajoutées à chaque étape. Une flexibilité et une agilité dans le déploiement, la conduite du changement, et l’accompagnement de l’entreprise qui permettent de s’adapter au mieux au rythme de l’entreprise et à son niveau de maturité numérique des achats.

Il reste aussi aux acheteurs à se transformer en commerciaux pour convaincre les directions générales d’investir davantage dans la transformation numérique des achats. « L’image des services achats s’améliore dans les entreprises mais les budgets dont ils disposent sont très loin de ceux des directions commerciales : pourtant, l’amélioration de la performance économique de l’entreprise passe aussi bien par une maîtrise des achats que par des gains de parts de marché », fait remarquer Olivier Audino. L’activité des éditeurs de solutions de gestion des achats connaît cependant une croissance à deux chiffres chez tous les acteurs, preuve qu’une certaine prise de conscience s’opère aujourd’hui dans les entreprises.

Lu 793 fois Dernière modification le lundi, 17 juin 2019 09:31
Laurent Locurcio

Journaliste économique, il a notamment collaboré avec la presse spécialisée dont La Tribune, Le Point, Le Monde, LSA, Sport Eco, et bien entendu GPO Magazine. Il a également participé au lancement de titres de presse et a été rédacteur en chef  d’un important magazine d’entreprise. Auteur également de livres d’entreprises, il intervient aussi auprès d’étudiants en formation multi-médias.

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