Les bénéfices de la dématérialisation des factures ne s’arrêtent pas à l’optimisation des coûts et des processus. En effet, selon une enquête Markess réalisée en 2016, la facture électronique est également portée par la recherche d’une nouvelle proposition de valeur dans la relation client, et ce d’autant plus lorsque le contexte économique est tendu.

La dématérialisation des factures permet alors de passer à des relations plus partenariales.

D’autant que les nouvelles technologies ont, ces dernières années, favorisées l’émergence de plateformes collaboratives ou des portails en ligne, permettant aux fournisseurs de mettre leurs factures dématérialisées à la disposition de leurs clients.

Plateformes collaboratives respectueuses des contraintes règlementaires 

Ces plateformes permettent généralement de réaliser des envois de factures dématérialisées au format EDI ou PDF signé, voire pour certaines d’entre elles au format Factur-X reconnu par la réglementation fiscale française depuis mai 2018. « Nous proposons ce format de facture depuis le 1er janvier 2019 », précise ainsi Dominique Bougnot, directeur de Ventya France.

« Factur-X sera disponible sur notre plateforme d’ici la fin de l’année », précise pour sa part Alain Mevellec, directeur général de Sellsy. Un nouveau format également mis en œuvre depuis peu sur le portail de l’État Chorus Pro.

Factur-X permet ainsi d’envoyer un PDF A3 signé intégrant un ou plusieurs fichiers structurés (pièces justificatives), en fonction des besoins du récepteur. Elle réconcilie ainsi les mondes des factures « structurées » (lisibles pour l’ordinateur et utiles à l’automatisation) et des factures images PDF (représentation visuelle de la facture lisible pour les humains, à des fins de contrôle et qui présente toutes les informations fiscales/TVA et légales de facturation).

Comme pour les autres formats de factures dématérialisées, la Factur-X génère des économies en temps et en argent, certes pour l’émetteur, qui n’aura plus à imprimer, mettre sous pli, oblitérer et envoyer les factures mais également pour le récepteur qui pour sa part n’aura plus besoin de les scanner ou de les ressaisir. Pour les clients qui ne souhaitent pas recevoir leur facture de manière dématérialisée, un certain nombre de prestataires à l’instar de Neopost, Esker ou encore Ventya proposent une offre « multicanal ». « En fonction des attentes des clients récepteurs de la facture, nous pouvons envoyer les factures sous format dématérialisé mais également sous format papier, par courrier, précise ainsi Dominique Bougnot. Nous gérons alors pour le compte du fournisseur l’édition de la facture, sa mise sous pli et son envoi, tout en lui faisant bénéficier de tarifs postaux industriels ».

Fluidification des échanges

En optant pour une plateforme collaborative ou un portail fournisseur, l’entreprise offre à ses clients un service à valeur ajoutée et institue ainsi une relation privilégiée avec eux. Un portail Web sécurisé simplifie en effet les échanges de documents vers les clients, grâce à l’envoi des factures au format électronique. Une fois disponible sur la plateforme, le client reçoit automatiquement une notification par e-mail. Cette mise à disposition lui offre de nombreux avantages. « Il dispose en premier d’un espace qui lui est dédié et dans lequel il peut visualiser l’ensemble des documents de facturation le concernant : ses factures en ligne, ses échéances à venir, ses règlements déjà effectués… », explique Justine Ghelfi, Responsable du développement de Vosfactures.fr.

D’autre part, la dématérialisation des factures est souvent un premier pas vers la digitalisation de tout un processus. D’autant que certaines plateformes permettent également l’envoi et l’acceptation de devis ou bons de commande dématérialisés, avec possibilité d’y apposer une signature électronique à valeur légale. « Nous proposons ce service en option, précise ainsi Justine Ghelfi. Le client reçoit le devis du fournisseur et peut le signer en ligne. Cela lui évite de l’imprimer puis de l’envoyer par courrier. Il gagne en temps et en coût et, généralement, apprécie la transparence de cette démarche mise en œuvre par le fournisseur ». La dématérialisation du bon de commande peut également participer à la satisfaction client. Elle contribue en effet à la limitation des risques d’erreurs, à l’accélération et/ou à la hiérarchisation du traitement des commandes. « D’ailleurs la facture électronique peut également répondre à une exigence des clients dans leurs appels d’offres. Y satisfaire permet ainsi de répondre à leurs demandes », précise pour sa part Dominique Bougnot.

Un archivage à valeur probante

Ces portails permettent également aux fournisseurs de proposer différents services à leurs clients et en premier lieu l’archivage électronique de leurs factures. « La mise en œuvre d’un archivage à valeur probante est indispensable pour garantir le respect des exigences légales en matière de conservation des factures électroniques, poursuit Dominique Bougnot. Il renforce la sécurité en cas de fraude et permet de produire des duplicatas en cas de litige ». 

Pour garantir la valeur probante des factures ainsi archivées par leur soin, nombre d’acteurs de ce marché sont ainsi membres de la Fédération des Tiers de Confiance du Numérique (FNTC), voire labellisés par la Fédération. « En qualité de membre de la FNTC, nous garantissons notamment à nos clients l’inaltérabilité des factures dématérialisées que nous archivons, précise Alain Mevellec. Cet espace d’archivage permet par ailleurs aux émetteurs des factures, à leurs clients mais également aux comptables et autres commissaires aux comptes de retrouver plus facilement leurs factures. Il peut également être le réceptacle d’autres documents comptables tels que les devis ou les bons de commande ».

Faciliter les processus de paiement

De même, la facture dématérialisée peut être associée à un moyen de paiement. Par exemple, Sellsy et Vosfactures.com proposent d’intégrer dans leurs factures dématérialisées un lien vers les plateformes de paiement
PayPal ou Stripe. « Nous avons également un partenariat avec GoCardless pour la mise en place du prélèvement automatique, ajoute Alain Mevellec. Pour le fournisseur, ces moyens de paiement et en particulier le prélèvement sont une garantie supplémentaire qu’il sera réglé dans les délais. Le client, pour sa part, simplifie ses processus de règlements, bénéficie d’une solution de paiement entièrement sécurisée et peut tracer l’ensemble de ses flux en la matière. Outre cette simplification dans le processus de paiement, ce dernier peut également être étalé, différé, ou mensualisé dans le cas par exemple d’abonnement ». 

Un vrai « plus » qui participe à la satisfaction et à la fidélisation du client. « D’autant que le client ne paie aucun frais supplémentaire s’il procède à un paiement en ligne, ajoute pour sa part Justine Ghelfi. La commission est en effet prise en charge par l’émetteur de la facture ».

Accélération et fiabilisation des processus comptable

Enfin, la dématérialisation des factures contribue à l’accélération et à la fiabilisation des processus comptables, y compris ceux du client. « Elle permet d’accélérer l’envoi des factures et d’en renforcer la fiabilité, poursuit Dominique Bougnot. L’authenticité de l’émetteur est en effet garantie et les risques de perte de la facture limités. La suppression du traitement manuel réduit en effet drastiquement les risques d'erreur. La dématérialisation des factures est par conséquent un outil efficace pour diminuer les litiges. Le client peut également aller plus vite dans ses process comptables et mieux anticiper ses décaissements à venir. Il améliore donc sa visibilité sur sa trésorerie ».

Une démarche d’autant plus appréciée par les entreprises lorsqu’elles sont en périodes de clôtures comptables. Une facture dématérialisée est généralement traitée plus rapidement et intégrée automatiquement dans le système d’information des clients pour une traçabilité optimale et une meilleure fluidité dans les échanges d’informations. « La consultation et l’usage du portail Clear’ Invoice de Ventya permet au quotidien une optimisation de la gestion prévisionnelle de trésorerie par les Partenaires magasins », témoigne ainsi Alain Lefeuvre, de la direction financière du Groupe Yves Rocher.

Au regard de ces nombreux bénéfices, il ne fait aucun doute que la dématérialisation des factures ouvre la voie à de nombreuses prestations de services susceptibles de participer à l’amélioration de la relation client.