Entretien avec Nicolas CHARRAIX, Directeur Activité Dématérialisation DIMO Software.

GPO Magazine : Quels sont les enjeux actuels des directions financières autour de la dématérialisation ?

De nombreuses entreprises reçoivent déjà leurs factures sous format dématérialisé via email. Un document électronique que les sociétés qui ne sont pas encore équipées de solution de dématérialisation ne savent pas exploiter sous ce format.

Par ailleurs, la finance est plus que jamais confrontée à des enjeux de taille dans le rapprochement entre commandes et factures, respect des délais de paiement et gestion des litiges. La réglementation sur la facture électronique devrait les aider à faire face à ces enjeux. En effet, à compter du 01/07/2024, les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures électroniques en se connectant à une PDP¹ pour récupérer leurs factures. Les formats de réception et d’émission seront alors homogénéisés et il n’y aura plus d’enjeux en termes de lecture automatique de données de factures (hormis sur les flux extra-communautaires).

La facture électronique sera, dans le cadre de cette réglementation, accompagnée d’un flux de données, ce qui facilitera et fiabilisera le rapprochement entre factures et commandes, ainsi que l’intégration comptable et analytique automatisée. Au-delà des enjeux de dématérialisation des factures, de plus en plus de directions financières entendent anticiper davantage leurs dépenses, plutôt que de les subir.

Nous constatons ainsi qu’un projet PtoP² sur deux est articulé autour de la structuration et de la digitalisation des process achats, alors qu’il y a une dizaine d’années, ils portaient essentiellement sur les factures fournisseurs.

GPO Magazine : Comment accompagnez-vous les entreprises face à ces enjeux ?

Depuis plus de 20 ans, nous intégrons des solutions permettant de digitaliser la gestion des process achats et des factures fournisseurs.

Sur la partie PtoP, nous travaillons avec les éditeurs Basware, Yooz et Readsoft. Pour les entreprises qui souhaitent élargir la digitalisation à d’autres documents que la facture fournisseur (contrats, factures sortantes), nous proposons l’intégration de l’outil de gestion documentaire de DocuWare. Notre valeur ajoutée repose sur notre capacité à accompagner les entreprises dans le choix puis le paramétrage et le déploiement de leurs solutions, en nous appuyant sur nos spécialistes métiers. Ils analysent les besoins de l’entreprise et les conseillent sur leur choix de solutions en conséquence.

Nous avons également un centre d’expertises sur chacune des solutions que nous mettons en oeuvre, ce qui nous permet d’être autonome par rapport aux éditeurs dont nous déployons les solutions, et de proposer des services d’accompagnement et de suivi de nos clients.

GPO Magazine : Un exemple concret ?

Dans le cadre de son projet d’optimisation de ses process Purchase-to-Pay pour ses entités européennes, la Compagnie aérienne ASL Airlines a choisi de déployer les solutions Readsoft (pour la partie OCR) et Basware (pour la partie Workflow), proposées en intégration par DIMO Software. Le flux d’approbation est ainsi devenu fluide, rapide et transparent. Cela représente des gains de temps importants dans la saisie des factures, car l'outil est très ergonomique.

Le métier d'ASL implique en effet des règlements très rapides sous peine de conséquences graves pouvant aller jusqu'à l'immobilisation d'un avion. Le département financier peut désormais identifier très rapidement et facilement les éventuels points de blocage. L'outil permet de développer le collaboratif en cas de doute.

¹ PDP : Plateforme de dématérialisation partenaire
² PtoP : Purchase-to-Pay