À compter de juillet 2024, les entreprises n’échapperont plus à l’obligation réglementaire de passer à la facture électronique. L’ordonnance du 15 septembre 2021 a en effet « fixé l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France ». L’entrée en vigueur de ce dispositif s’étale dans le temps, suivant la taille de l’entreprise.

Ainsi, au 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures dématérialisées. S’agissant de l’obligation d’émettre des factures électroniques à l’administration fiscale et de transmettre certaines données de transaction, cette réglementation s’appliquera aux grandes entreprises à partir du 1er juillet 2024, aux ETI à partir du 1er janvier 2025 et aux TPE et PME à partir du 1er janvier 2026.

« Dès lors, la facture ne sera plus envoyée directement par le fournisseur au client, précise Dominique Bougnot, directeur de Ventya. Elle transitera désormais par la plateforme publique de l’État (PPF) ou par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ».

Anticiper le passage à la facturation électronique

Ce passage à la facturation électronique nécessite néanmoins, de la part des entreprises, d’adapter leur système d’information et leurs processus comptables en conséquence. Il convient, à cet effet, d’analyser précisément tous les flux de facturation internes et externes de l’entreprise. Les évolutions ou éventuelles migrations du système d’information dépendront alors de ce qui est en place dans l’entreprise en termes d’ERP, de logiciel de comptabilité ou encore de logiciel de facturation, ainsi que du degré d’automatisation des processus de l’entreprise.

« Même si l’entreprise est déjà bien outillée, il est néanmoins fortement recommandé d’anticiper cette étape et de la mener dès maintenant, afin d’être en capacité de respecter les échéances de la réforme », ajoute Dominique Bougnot.

Les factures fournisseurs parviendront pour leur part sous forme électronique par le biais d’une plateforme sélectionnée (plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou portail public de facturation (PPF)).

« Le choix de la plateforme s’anticipe également, poursuit Dominique Bougnot. Il nécessite préalablement que l’entreprise fasse un état des lieux précis de l’ensemble des flux de facturation, réalise des tests et sensibilise et forme ses équipes aux nouvelles procédures qui seront mises en place ».

Une démarche d’anticipation dans laquelle s’est par exemple engagée la société Gagneraud, acteur majeur du BTP qui, accompagnée de Dimo Software, a mis en place son projet de digitalisation de ses flux fournisseurs en 2020.

« Si la date d’échéance réglementaire peut sembler encore lointaine, notre groupe était bien décidé à l’anticiper, témoigne Jean-Baptiste Bontemps, responsable Études SI du Groupe Gagneraud. Nous nous mettons en ordre de bataille pour être prêts, avec toutes nos factures dématérialisées à réception ».

Le projet de dématérialisation des factures de la Mutualité Française Comtoise s’inscrit également en partie dans cette démarche. Opérant un tournant numérique fin 2019, la Mutuelle a décidé de s’équiper de la GED DocuWare afin de mener à bien une démarche de rationalisation et de digitalisation de ses documents au sens large : factures, processus qualité et dossiers patients.

« Le premier chantier qui portait sur la dématérialisation des factures a démarré début 2020, avec en ligne de mire la mise en conformité avec la loi sur la facturation électronique obligatoire en 2024 », précise Sylvie Ramasso, responsable Pôle Projets SI à la Mutualité Française Comtoise.

Au-delà de la contrainte réglementaire, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages pour les entreprises.

« Les formats de réception et d’émission seront alors homogénéisés et il n’y aura donc plus d’enjeux en termes de lecture automatique de données de factures (hormis sur les flux extra-communautaires), rappelle Nicolas Charraix, directeur activité Dématérialisation de Dimo Software. De même, la facture électronique sera, dans le cadre de cette réglementation, accompagnée d’un flux de données, ce qui facilitera et fiabilisera le rapprochement entre les factures et les commandes, ainsi que l’intégration comptable et analytique automatisée ».

La dématérialisation des documents participe à la rationalisation des coûts

La dématérialisation des process liés aux cycles de facturation clients et/ou fournisseurs contribue en premier lieu à la rationalisation des coûts. Un constat relevé et quantifié par Energie Transfert Thermique (ETT). La société, spécialisée dans les systèmes de climatisation et chauffage pour les professionnels, a choisi DocuWare pour la dématérialisation de ses factures clients et fournisseurs, et leur intégration comptable dans Sage X3. Dans le cadre de ce projet, des Workflows visant à automatiser de nombreux processus liés aux factures clients et fournisseurs sont mis en place, afin notamment de gagner du temps et de limiter le risque d’erreurs dans le traitement des documents.

« À terme, d’après le nombre de factures traitées et les gains estimés dans différentes études, nous estimons les gains à 50 000 € pour la dématérialisation des factures fournisseurs et à 17 000 € pour les factures clients », déclare Yannick L’Hostis, Responsable informatique ETT.

Les processus de rapprochements commandes/factures optimisés

Les gains de productivité et l’amélioration de l’efficacité se mesurent également sur les processus de rapprochement entre les factures et les commandes. Très rapidement, ETT a ainsi constaté des bénéfices en termes de traçabilité et de vérification des documents : les montants des factures peuvent ainsi être comparés entre DocuWare et l’ERP, ou encore la vérification des doublons ou des réceptions. Un objectif également visé par Gagneraud, dans le cadre de son projet LAD (Lecture Automatique de Document) pour sa branche BTP.

« Dans ce projet, nous voulions exploiter toute la force de l’outil LAD, en amont de nos traitements », souligne Jean-Baptiste Bontemps. Désormais, les factures fournisseurs de Gagneraud sont donc scannées dans ReadSoft Online puis injectées dans l’ERP de gestion du Groupe, lequel prend en charge les opérations de rapprochement avec les bons de livraisons et l’envoi dans l’outil comptable.

Étendre la digitalisation aux processus Purchase-to-Pay (P2P)

Pour optimiser cette démarche de rapprochement, il convient donc de digitaliser l’ensemble du processus Purchase-to-Pay (cycle achat). Il est en effet difficile de rapprocher efficacement l’ensemble des factures électroniques si l’entreprise n’a pas déjà dématérialisé la gestion de l’ensemble de ses achats et des réceptions. Un outil P2P permet cette couverture globale, notamment par la mise en oeuvre de la dématérialisation du cycle achat « hors production », rarement couvert par les ERP métier du client.

Un choix opéré par la compagnie aérienne ASL Airlines, qui a opté pour le couple Readsoft (partie Dématérialisation/OCR) et Basware (Workflow Achat et Factures) intégrés par Dimo Software. Readsoft permet de lire les entêtes de factures dans les différentes langues rencontrées. Basware, pour sa part, est interfacé avec l’ensemble des ERP Métier (Airpas, Amos) de la compagnie aérienne, et avec l’outil comptable du groupe (SAP). Il contient donc toutes les données nécessaires aux rapprochements entre factures et commandes, et automatise la comptabilisation dans SAP. Le flux d’approbation est ainsi devenu fluide, rapide et transparent.

« Cela représente des gains de temps importants dans la saisie des factures car l’outil est très ergonomique, explique Olivier Delannoy, Project Manager chez ASL Airlines. Le métier d’ASL implique des règlements très rapides sous peine de conséquences graves pouvant aller jusqu’à l’immobilisation d’un avion. Le département financier peut désormais identifier très rapidement et facilement les éventuels points de blocage. L’outil permet de développer le collaboratif en cas de doute ».

La démarche est identique pour le cycle Order-to-Cash (O2C). Une gestion dématérialisée de l’intégralité du cycle O2C facilite en effet le rapprochement entre un règlement, la commande et la ou les factures qui y sont associées. Elle permet ainsi de fiabiliser ce processus de prise de commande et toute la chaîne aval : la facturation gagne en exactitude, le recouvrement est facilité et les litiges sont diminués.

Un pas de plus vers la réduction de l’empreinte carbone

La dématérialisation des factures contribue par ailleurs à la réduction de l’empreinte carbone (coût des consommables, d’impression, d’affranchissement…) des entreprises. Elle peut donc s’inscrire dans le cadre de leur démarche RSE.

C’est notamment pour cette raison qu’Energie Transfert Thermique (ETT) a mis en place son projet de dématérialisation des factures clients et fournisseurs. Son usine est certifiée ISO 9001 et ISO 14001 et est engagée dans une politique RSE, avec l’adoption de procédés de fabrication visant à réduire son impact environnemental. Dans le prolongement de sa démarche liée à la qualité, à la certification ISO et à l’adoption d’une démarche éco-responsable, la PME bretonne s’est donc naturellement intéressée aux solutions de dématérialisation et d’automatisation des processus visant à s’affranchir de l’usage papier.