Si les entreprises ont tant bien que mal réussi à préserver leur niveau de trésorerie pendant la période de pandémie, le contexte inflationniste actuel, la hausse des coûts des matières premières et de l’énergie ainsi que les tensions sur les chaînes d’approvisionnement pourraient néanmoins bien changer la donne.

Dans cet environnement de risques accrus, les risques d’impayés pourraient augmenter. Le niveau des défaillances d’entreprises repart d’ailleurs à la hausse. Après deux années de baisse en trompe l’oeil, les défaillances d’entreprises en France pourraient en effet rebondir de 15 % en 2022 et de 33 % en 2023, selon les dernières projections d’Allianz Trade. Avec le tassement de la croissance, de nombreuses entreprises affectées par la pandémie pourraient baisser les bras face à la hausse des coûts et aux remboursements des Prêts Garantis par l’État (PGE) à venir.

Dans ce contexte, et afin d’optimiser la prévention du risque client, les Credit Managers doivent pouvoir s’adapter et réagir vite. Une démarche qui nécessite notamment de digitaliser les processus de gestion du poste clients. Ces processus couvrent toutes les tâches afférentes aux encaissements, dont l’évaluation du risque client qui consiste à vérifier la solvabilité du client et à établir un scoring par profil payeur ; le suivi des prévisions d’encaissements qui permet de mieux maîtriser le BFR ; la relance clients qui peut intervenir dès en amont de l’échéance de la facture par le biais d’une étape de prévenance ; l’optimisation du DSO qui nécessite de mettre en place une politique stricte de réduction des délais de paiement et la gestion des litiges en cas d’impayés.

Recourir à une solution de gestion du poste clients

Le recours à une solution de gestion du poste clients permet alors aux Credit Managers de bénéficier d’une visibilité globale et partagée sur leur encours clients. D’autre part, en digitalisant les processus de gestion du poste clients (saisie et analyse de données), les Credit Managers gagnent du temps qu’ils peuvent consacrer à la relance des clients les plus stratégiques.

Les logiciels les plus innovants offrent par ailleurs des fonctionnalités avancées telles que des systèmes d’alertes pour prévenir des anomalies de paiement ou encore un système de scoring pour classer les clients par profils payeurs, afin d’adapter les process de recouvrement, pour en améliorer l’efficacité et réduire les retards de paiement.

De plus en plus disponibles en mode SaaS, les logiciels de gestion du poste clients deviennent accessibles à un plus grand nombre d’entreprises. Cette technologie permet par ailleurs d’accélérer les temps d’accès aux données, la génération de rapports pour la réalisation d’analyses ou encore les extractions de données.

Automatiser intelligemment les processus

De plus en plus, les logiciels de gestion du poste clients embarquent des technologies de RPA (Robotic Process Automation). Elles contribuent à l’automatisation de masse des process métiers répétitifs et fastidieux basés sur des règles (saisie des écritures comptables lors de l’enregistrement d’un règlement client, recherches de tiers payeur, lettrage, etc.).

Grâce à ces robots, le Credit Manager fluidifie et accélère ses processus de gestion du poste clients et gagne en visibilité sur ses comptes clients. Il peut ainsi se concentrer sur les lettrages plus complexes à gérer. De même, de par leur puissance de calcul, ces robots peuvent accompagner les Credit Managers dans la mise en place de protocoles de relances définis en fonction de critères de prédictibilité de paiement ou adaptés à chaque client. Ils contribuent ainsi à une mise à jour plus rapide des comptes clients et limitent les retards, ou risques de retards, dans le traitement des règlements clients.

Conjugué à des technologies d’intelligence artificielle, le système devient alors capable « d’apprendre » des habitudes de paiement des clients et de lancer des procédures de prérelances efficaces et appropriées (ciblage de l’interlocuteur, format de facture, état de trésorerie, accord tacite sur le délai de paiement,…), de prédire des dates de paiement ou encore d’anticiper des pics de règlements.

Cette technologie accompagne ainsi le Credit Manager dans la gestion de ses campagnes de recouvrement de créances et dans l’optimisation de la trésorerie. Il renforce son rôle auprès de la direction financière, notamment en apportant sa contribution à l’élaboration du budget prévisionnel.

Collecter les données clients

Afin de suivre le risque client et d’être plus pertinent dans ses prises de décision d’octroi ou non d’un crédit ou d’un délai de paiement, le Credit Manager doit également s’appuyer sur des données clients et des scores de risques de défaillances les plus à jour possible.

À cet effet, il doit être en capacité de récupérer ces informations, si possible en temps réel, notamment en s’appuyant sur des sources de données internes (provenant par exemple des équipes comptables) ou externes (assureurs-crédits, sociétés d’information d’entreprises,…). Son système de gestion du poste clients doit donc aussi être en mesure de s’interfacer avec différents autres outils tels que, par exemple, son logiciel de CRM et/ou son ERP, mais aussi avec les plateformes de ses partenaires externes. Une connexion rendue possible par les API (Interface de programmation d’application) ou les Web Services.

Une connexion rendue possible par les API (Interface de programmation d’application) ou les Web Services. Ces technologies contribuent par ailleurs à l’amélioration de la catégorisation des risques et de ses stratégies de relance. Le Credit Manager gagne ainsi en proactivité sur ses prises de décisions, tout en renforçant la sécurisation des risques.

Favoriser le travail collaboratif

Au-delà des fonctionnalités et des innovations technologiques de ces outils, l’une des priorités de la digitalisation de ces processus de gestion du poste clients consiste également à placer le collaboratif au centre des procédures, et de développer à tous les échelons de l’entreprise une culture cash.

Le partage des informations et la circulation des données permettent de limiter voire d’éviter les litiges qui généralement mènent à des retards de paiement. Le risque client concerne en effet différents services dans l’entreprise (équipes commerciales, ADV, comptabilité…). Dès lors que le logiciel de gestion du poste clients est collaboratif, il permet alors de mettre à contribution les différents services et de décupler ainsi l’efficacité des actions.