1- Ils doivent être professionnels, au sens fiscal du terme, c’est-à-dire non seulement engagés dans le cadre de l’activité de l’entreprise mais également engagés dans l’intérêt économique et financier de l’entreprise.
Déjà, en application de ce premier principe, les frais engagés pour les déplacements de personnes étrangères à l'entreprise ne sont pas déductibles.

Par ailleurs, quelques dérogations sont acceptées comme par exemple :
• L’attribution de « bons cadeau », à l’occasion de certains événements de la vie des salariés, est admise en déduction lorsque le montant ne dépasse pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale, par salarié par année, soit 156,45 €. Dans le cas contraire, ils doivent obligatoirement respecter certaines conditions.
• Les cadeaux ou chèques-cadeaux, offerts en fin d’année aux clients les plus fidèles suivant des critères objectifs, sont déductibles à la condition que le montant de la dépense demeure raisonnable au regard de l’activité et du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Autre exemple : les frais d’achat de vêtements et de chaussures, qui ne sont pas conçus pour un usage professionnel ne sont pas déductibles. A contrario les achats de vêtements spéciaux à usage professionnel comme par exemple les blouses, chaussures de protection, masques, harnais, etc. sont des charges déductibles.

Par ailleurs, si les dépenses engagées ont à la fois un caractère professionnel et personnel, seuls les frais de nature professionnelle seront admis en déduction, ce qui nécessitera d'opérer une ventilation des frais engagés en fonction de leur nature.
S'agissant plus particulièrement des frais de voiture, il convient d'apporter les précisions suivantes selon que le véhicule appartient à l'entreprise, au dirigeant ou au salarié de l'entreprise.
Dans la première hypothèse, les charges liées à l'utilisation professionnelle du véhicule sont déductibles des résultats de l'entreprise, qu'il s'agisse par exemple des frais de carburant, des cotisations d'assurance, etc. Toutefois, l'utilisation par un salarié ou un dirigeant d'un véhicule de l'entreprise, pour des besoins personnels, devra donner lieu à la constatation d'un avantage en nature considéré comme un complément de rémunération imposable au nom du bénéficiaire et soumis à charge sociale.
Dans la seconde hypothèse, la quote-part de frais, correspondant à des déplacements professionnels et remboursée par la société, est déductible de ses résultats, qu'il s'agisse d'un remboursement de frais réels ou d'une indemnité kilométrique, sous réserve d'être en mesure de justifier du nombre de kilomètres parcourus à titre professionnel et sous réserve de respecter les limites fixées annuellement par l’administration fiscale pour le montant de l’indemnité kilométrique. Il convient également de préciser que l’option de remboursement des frais, sur la base du barème kilométrique publié chaque année par l'Administration, n’est pas ouverte aux exploitants individuels ; ceux-ci ont seulement droit à un barème couvrant les frais de carburant et à la condition d’être soumis, sur ce qu’il est convenu d’appeler le régime super simplifié d’imposition. À noter, la puissance fiscale des véhicules est désormais plafonnée à 7 chevaux contre 13 chevaux précédemment (article 6 dela Loi de Finances pour 2013). À noter également, dans le cas où le véhicule est affecté à des salariés ou des dirigeants et fait l'objet de remboursement kilométrique, il peut être soumis à la taxe sur les véhicules de société (TVS) au-delà de 15 000 km remboursés par an. Dans ce cas, il est également effectué un abattement de 15 000 € par an sur le montant total de la taxe due par la société pour l'ensemble des véhicules concernés.
S'agissant toujours des frais de véhicules, les entreprises (soumises à un régime réel d'imposition) doivent mentionner sur leur déclaration de résultats l'affectation des voitures de tourisme figurant à l'actif ou dont elles assument les frais d'entretien (dans un cadre prévu à cet effet dans la déclaration n° 2031 ou n° 2065, selon les cas).
Pour les frais de déplacement il faut savoir que pour les entreprises individuelles, ceux concernant les trajets domicile/lieu de travail sont déductibles.
Enfin, si le régime de déductibilité des frais de déplacement est extrêmement peu favorable pour les véhicules de tourisme, il en va différemment pour les dépenses concernant les véhicules 2 places et dépourvus de points d'ancrage permettant la fixation de sièges à l'arrière immatriculés dans la catégorie camionnette. Ils ne sont ni concernés par la taxe sur les véhicules de société et il n’y a pas de limitation concernant les amortissements.
Les frais de congrès et de séminaires sont également déductibles sous certaines conditions et dans la mesure où ils ont un intérêt professionnel. De la même manière les dépenses liées aux activités personnelles et privées des dirigeants ne peuvent pas être déduites du résultat imposable. Par exemple, les dépenses de réception à l’occasion d’un événement familial ne sont pas déductibles des résultats imposables, même si certaines personnes (salariés, clients, fournisseurs,…) ont des relations professionnelles avec le chef d’entreprise. Ces dépenses liées à un événement familial ne sont, en effet, pas exposées dans l’intérêt de l’entreprise.
Il existe également un régime parti­culier d'acquisition des œuvres ori­ginale d'artistes vivants : leur prix d'acquisition peut être admis en déduction de façon étalée sur 5 ans à partir du moment où les œuvres d'art sont exposées au public. La déduction annuelle est toutefois limitée à un montant maximum de 5 pour 1 000 du chiffre d'affaires annuel, sachant que les dépenses de mécénat entrent également dans ce plafond de 5 pour 1 000 du chiffre d'affaires.

2- Ils doivent évidemment être appuyés de justificatifs (factures, notes de frais, tickets,…) qu’il conviendra de conserver précieusement pendant toute la durée de la prescription fiscale.
Par exemple les frais de réception, de représentation et de déplacement ne peuvent pas être comptabilisés de manière globale et forfaitaire. Ils doivent impérativement être comptabilisés sur justificatifs. En outre, il est important d’ajouter le nom du ou des invités, la date, le lieu et le motif (qui doit être professionnel) de l’invitation. Si vous respectez ces conditions, vos frais de restaurant correspondant à des repas d’affaires ou à des repas lors de voyages professionnels (congrès, séminaires par exemple) seront des dépenses professionnelles, donc déductibles, car elles seront considérées comme étant exposées dans l’intérêt de l’exploitation. Il faut également savoir que les allocations forfaitaires, versées aux dirigeants pour frais de représentation et de déplacement, ne sont toutefois pas déductibles.

3- Ils ne doivent pas être exclus des charges déductibles par une disposition spécifique de la loi. Sont en effet exclus des charges déductibles :
• Les charges dites « somptuaires » comme : les dépenses de toute nature ayant trait à la chasse ou à la pêche, l’achat, la location ou l’entretien d’une résidence ou d’un bateau de plaisance.
• Les loyers ou l'amortissement des véhicules de tourisme pour la quote-part qui correspond au montant du prix d'achat qui excède 18 300 €, voire dans certains cas, 9 900 € pour les véhicules dont le taux d'émission de CO2 excède 200 g/km.
• La taxe sur les véhicules de tourisme des sociétés (TVS), pour les sociétés assujetties à l’impôt sur les sociétés.
• Les pénalités et amendes de toute nature liées à des contraventions à des obligations légales, ce qui est le cas notamment pour les contraventions liées aux infractions au code de la route.

En guise de conclusion, toutes les charges ne sont pas déductibles, et il ne faut pas succomber à la tentation de vouloir tout déduire, mais la législation fiscale est fluctuante et ce qui n’est pas déductible aujourd’hui pourrait le devenir demain… et vice versa ! Aussi il ne faut pas hésiter à consulter ses conseils pour valider ses positions car si ces dépenses ont effectivement un caractère professionnel, il ne faut pas omettre de les déduire, de conserver les justificatifs et de les faire figurer sur la déclaration de frais généraux.

Par Brigitte DUBOIS, Expert-comptable et PDG d'Exco Loire

(Membre du réseau Exco, 6^e réseau d'audit et d'expertise comptable français)