Incompris, mal-aimés, décriés : dans les entreprises, il est bien rare que les services achats arrivent en tête du palmarès des départements préférés. Les services achats sont à l’origine de process d’achats rigoureux et souvent chronophages, dépositaires de leur bon respect, et se sont imposés comme des intermédiaires incontournables entre les collaborateurs et leurs fournisseurs.

Des services stratégiques mais incompris

Cette image caricaturale, dégradée et profondément dévalorisante pour les salariés qui y travaillent, est d’autant plus injuste que les services achats sont stratégiques pour l’entreprise. D’abord, parce que ce sont les achats qui assurent la sécurité de l’activité de l’entreprise. Au-delà de la sécurité juridique, essentielle, ils sécurisent sa bonne marche en garantissant des chaînes d’approvisionnement sûres, fiables, diversifiées et pérennes.

On l’a vu pendant la crise du COVID, qui a provoqué certaines pénuries dans l’industrie, et pas seulement de masques, mais aussi de certaines matières premières : les services achats ont été en première ligne pour sécuriser le business. D’ailleurs, beaucoup ont mesuré l’importance d’anticiper, de gérer des stocks et découvert l’importance de ces services « de l’ombre » pour assurer la continuité de l’activité. Ce qui est vrai en temps de crise ou de guerre reste vrai en permanence.

Ce sont les services achats qui, grâce à leur exigence et leur rigueur, maintiennent la sécurité financière de l’entreprise. Ne l’oublions pas : c’est leur vocation première que de permettre à l’entreprise de faire des économies et de dégager des marges et donc des capacités d’investissement. Des exigences souvent mal comprises par les collaborateurs. Or, ces économies servent dans la grande majorité des cas à investir dans l’innovation ou la croissance externe.

Les services achats sont aussi au cœur des changements de cap ou de culture d’une entreprise. Quand certaines entreprises familiales aux pratiques cool et artisanales changent de braquet et deviennent des multinationales, il faut inculquer de nouvelles pratiques et cela ne se passe pas toujours sans encombre.

Voilà, en somme, toute l’utilité des services achats que les collaborateurs devraient comprendre. Mais ils restent les grands mal-aimés de l’entreprise.

Changer le visage du service achat via une communication innovante et impactante

Alors que faire pour lever ces incompréhensions, aider les services achats à faire passer leurs messages et redorer leur image auprès des collaborateurs ? La communication interne est souvent peu armée, et fait appel à la sempiternelle newsletter qui n’est jamais lue par les collaborateurs. Nous avons constaté qu’un outil présente des résultats exceptionnels en termes d’engagement et de pédagogie, il s’agit de la vidéo d’animation. Le motion design qui a fait montre de toute son efficacité pour l’entreprise pendant les confinements comme depuis sa levée, est de plus en plus prisée par les services de communication interne.

Dans le cas des services achats, il est par exemple important d’expliquer pourquoi et comment sécuriser les approvisionnements…Expliquer cela dans un texte long et fastidieux est inutile. Personne ne le lira ! Pourtant l’enjeu est essentiel. Une procédure non suivie peut avoir des conséquences dramatiques pour l’entreprise.

Créer de l’engagement sans violenter

L’enjeux est de faire appel à un outil de communication clair, simple, rapide, et efficace. La vidéo d’animation permet cela en rendant le message accessible et ludique. Elle peut être produite rapidement et engendre des effets rapides : meilleure compréhension des enjeux, prise de conscience, intérêt…

Expliquer, accompagner, mais sans violenter ni braquer les collaborateurs : telle est la grande difficulté. Pour prendre l’exemple d’Essilor, dont le nombre de fournisseurs et de sous-traitants est colossal, nous avons produit une série d’animation pour accompagner la transition et la création d’une « académie de l’achat ».

Pour que cette communication via le Motion Design fonctionne, il convient de respecter certaines règles. Les vidéos doivent être courtes - une minute ou une minute trente, deux au maximum –pour ne pas solliciter trop le temps disponible du salarié. Dans le cas qui nous occupe, on peut préconiser une « vidéo chapeau » expliquant ce qu’est un service et son utilité puis une série de vidéos « focus » sur plusieurs thématiques concrètes, que l’on peut visionner en cas de besoin : « je veux acheter un billet d’avion, comment faire ? », « je veux faire appel à un nouveau fournisseur, que dois-je faire ? »…

Pour les services achats, il s’agit d’abord et avant tout d’expliquer leur véritable rôle et de communiquer sur des process. Mais plus seulement. Les problématiques de RSE sont aujourd’hui au cœur des entreprises. Là aussi, les services achats sont en première ligne. Le choix d’un partenaire impacte certaines orientations techniques et industrielles, et concourent à l’attractivité voire à la labellisation de l’entreprise. Ils façonnent à leur niveau l’image de l’entreprise, en interne comme en externe, et les valeurs clés de sa communication.

A l’ère du RSE, les services achats vont peut-être enfin être réhabilités… Là aussi, il faudra expliquer. Et là aussi, le Motion Design peut beaucoup.

Par Rémy Koné, CEO de l'agence Gorille