Initiée en 2017 par le gouvernement français, la transition vers la facturation électronique a commencé, en France comme dans l’ensemble de l’Union Européenne, par le secteur public.

Dès le 1er juillet 2024, les TPE et PME devront être en mesure de recevoir les factures électroniques et de les émettre dans ce format avant 2026. L’ambition de ce projet est multiple : simplifier la vie des entreprises, réduire les délais de paiements, lutter contre la fraude à la TVA, limiter l’empreinte carbone, gagner en sécurité. À ce titre, la dématérialisation, qui va s’imposer pour l’ensemble des transactions financières, est une opportunité aussi bien sur un volet financier que sur un plan écologique.

« Pour beaucoup d’entreprises, quelles que soient leur taille, leurs ressources ou leurs effectifs, la dématérialisation des factures représente une adaptation considérable. Nous en sommes conscients et en tant que partenaire de confiance, Prodware propose un accompagnement sur-mesure, en plus d’un logiciel adapté aux besoins de nos clients. Pour être optimisé, ce processus doit être anticipé. Pour nous, la meilleure approche, en un sens, est de prendre le temps d’aller vite », Jérôme Morizot, Responsable Marketing des Activités Sage chez Prodware.

6 enseignements pour la dématérialisation des factures

Enseignement 1 - Qui aurait pu deviner il y a encore trente ans qu’il serait possible de regarder un film en attendant le bus ? On peut aisément appliquer la même logique à l’accessibilité des documents comptables. En rendez-vous avec un fournisseur, vérifier un prix précédemment facturé, un coût de livraison, un volume annuel de facturation, est désormais possible grâce aux outils numériques et aux solutions de stockage sur le Cloud.

Enseignement 2 - L’enjeu de la facturation électronique est aussi celui de la transition écologique. Clin d’œil de l’histoire : 2017 est non seulement l’année où le processus de dématérialisation des factures est initié, mais aussi la deuxième année la plus chaude de l’histoire. D’après une étude publiée en 2020, 2,5 milliards de factures sont éditées chaque année en France. La grande majorité de ces documents est toujours éditée au format papier. Or, la production d’un Kg de papier équivaut, selon l’ADEME, à 0,919 Kg de CO2.

Enseignement 3 - L’augmentation de la traçabilité des flux financiers permet d’améliorer la détection de la fraude et la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises au niveau national. Si elle est difficile à évaluer, la fraude à la TVA figure en bonne place des manques à gagner budgétaires de l’État (l’estimation est de de l’ordre de 20 à 25 milliards d’euros par an).

Enseignement 4 - Sécurité optimisée : moins de risques d’erreur. La transition vers la facturation électronique est une opportunité parce qu’elle est l’occasion d’une adaptation du langage comptable. L’ensemble des données fait ainsi l’objet d’une nomenclature qui, dès lors qu’elle est informatisée, est conservée, automatisée quand elle peut l’être, rendant de fait son remplissage, son traitement, et même son analyse, plus facile.

Enseignement 5 - Une comptabilité soignée et vertueuse qui se manifeste aussi par la relation avec les tiers. Qui n’a jamais entendu de justifications pour le moins douteuses du type « La facture est arrivée au mauvais service », « Le chèque est parti par la poste ce matin » ? Générant insatisfaction, méfiance (voire défiance) dans le rapport humain, les défauts de paiement peuvent également avoir d’importantes et fâcheuses conséquences juridiques. Avec la facturation électronique, les informations sont stockées et accessibles pour toutes les parties prenantes, les fournisseurs payés en temps et en heure, les flux financiers tous soumis à la même obligation de traçabilité.

Enseignement 6 - Mieux gérer sa facturation, c’est mieux gérer son temps et ses ressources. C’est aussi s’assurer d’une vision objective et mesurée, optimiser sa stratégie financière et commerciale. La comptabilité́ est une fonction essentielle de l’entreprise, car elle est au cœur de toutes les activités. En améliorer les processus est donc une vertu pour l’ensemble de l’entreprise. La recherche informatisée est plus rapide, la conservation des factures - obligatoire en France pour une durée légale de 10 ans - indubitablement moins volumineuse.

Calendrier des obligations de facturation électronique

• A compter du 1er juillet 2024, en réception, à l’ensemble des assujettis
• A compter du 1er juillet 2024, en transmission, aux grandes entreprises
• A compter du 1er janvier 2025 aux entreprises de taille intermédiaire
• A compter du 1er janvier 2026 aux petites et moyennes entreprises et microentreprises.