L’année dernière, la facturation électronique a fait un véritable bond avec la Loi de Finance 2020 et le plan de modernisation de la vie économique qui prévoit, d’ici 2023, la dématérialisation des factures BtoB.

Selon la Commission européenne, la dématérialisation peut permettre de générer près de 40 milliards d'euros de bénéfices par an sur le continent, rien que dans le domaine du commerce BtoB. Le passage à l'automatisation des factures a donc été enclenché, et ce même avant le début de la Covid-19.

Bien que la nouvelle norme européenne ait été accueillie favorablement et ait contribué à mettre en lumière la nécessité d'apporter des améliorations, elle laisse encore un certain nombre de questions clés en suspens.

Les factures électroniques peuvent, par exemple, être présentée dans de multiples formats, à condition que ces derniers respectent les normes de chaque pays. Cependant, les règles nationales qui régissent la validité et l'acceptabilité des factures électroniques en termes juridiques, financiers et administratifs varient toujours d’un pays à l’autre, laissant ainsi la porte ouverte à de possibles fausses déclarations et fraudes.

Avec la pandémie, la facturation électronique s’est démocratisée dans le monde entier. Ce qui avait mis 10 ans à arriver sous l'impulsion des instances politiques est devenu un défi urgent à relever pour les seuls besoins des échanges commerciaux.

Les changements opérés en matière de process, et de façon de travailler au sein des entreprises, se sont avérés complexes à appréhender pour les fonctions finance. La gestion des factures et de la comptabilité fournisseur dans les premières phases du confinement a été extrêmement difficile du fait des contraintes liées au télétravail. De leur côté, les entreprises qui n'utilisaient pas encore les nouvelles technologies pour accompagner leurs processus ont été les plus touchées.

En effet, une intervention humaine est indispensable pour traiter les factures papier afin que le processus soit le plus efficace possible. Il est donc très difficile pour une équipe de comptabilité fournisseurs d’être agile si elle est alourdie par des processus manuels, tels que la saisie des informations des factures dans un tableur.

Pour de nombreuses entreprises dans le monde, la Covid-19 a fortement impacté les services de la relation client et de la comptabilité fournisseurs puisque les fournisseurs ont été contraints de travailler à distance et, dans la plupart des cas, de réduire considérablement leurs ressources en personnel. Cela a eu un double impact sur les fonctions financières car les processus et les performances ont été affectés en quelques semaines.

Les raisons qui amènent une organisation à passer à la dématérialisation sont nombreuses. De la simple efficacité à la réduction de l’empreinte carbone ou à l'élimination des erreurs humaines, les arguments en faveur de l'automatisation des factures sont évidents.

Toutefois, la pandémie a révélé à quel point il est difficile de s'attendre à ce que les entreprises - en particulier celles en crise - modifient radicalement et si rapidement leurs processus de traitement de factures fournisseurs.

Lorsque les entreprises seront intégralement passées à la facture dématérialisée, elles auront davantage de temps à concentrer à l'amélioration de leurs processus qui auront été grandement modifiés à la suite de la pandémie. Cependant, les organisations qui n'ont pas les compétences ou le budget nécessaires pour pouvoir passer à la digitalisation à court ou moyen terme risquent de mettre plus de temps à le faire.

En outre, il n'est pas nécessaire que toutes les factures soient électroniques à la source même si ce processus deviendra obligatoire rapidement. Chaque entreprise est en droit de choisir ce qui lui convient le mieux. Il est en revanche important que toutes les factures de la chaîne d'approvisionnement soient similaires, ou du moins soient "lues" de la même manière par le logiciel comptable. Cette approche permet aux organisations de créer un dossier de factures efficace et précis que leur système peut traiter et payer.

En attendant les nouvelles réglementations sur le contrôle transactionnel continu (CTC) qui va être imposé en France, mais également dans d’autres pays européens, il y a une phase de transition où les entreprises devront être agiles et être en mesure d’adresser différentes catégories de fournisseur et donc différents formats de factures. Elles auront besoin d’un modèle de comptabilité fournisseurs flexible, capable de gérer efficacement les factures papier, collecter les données et les images de documents PDF, les XML et les portails fournisseurs, quelle que soit la composition de l'équipe.

Ainsi, les fournisseurs de toutes tailles pourront alors se concentrer sur la fourniture du meilleur - et plus efficace - service possible.

Par Olivier Jung, Directeur Proactis France