Cadrer son projet

Comme pour un déménagement, le réaménagement d’un plateau de bureau doit avant tout être cadré : quel est l’objectif principal ? Faire revenir les équipes au bureau, rendre les lieux plus collaboratifs ou permettre à chacun de trouver une place ?

Deuxième question essentielle, l’ambition du projet : est-ce simplement pour faire patienter avant un déménagement en attendant une période plus propice ? Ou est-ce que la réflexion est d’y rester plusieurs années en remettant en adéquation l’espace avec le besoin des équipes ?

Toutes ces questions vont permettre d’établir le bon dimensionnement du projet et de bien cartographier ses besoins.

Même un petit projet peut avoir un gros impact

Une ambition réduite sur le plan budgétaire ne signifie pas projet low-cost, bien au contraire. Il est nécessaire cependant de prioriser les actions sur les irritants majeurs des équipes présentes et sur les quick-wins (petites victoires) faciles à déployer. Par exemple si les remontées des salariés concernent quasi exclusivement le manque de salles de réunion pour passer des appels, investir même 90% de son budget dans des box acoustiques peut être un bon levier d’action.

Cependant, si l’une des remontées est d’obtenir des bureaux réglables en hauteur pour travailler debout, il n’est pas utile de changer des bureaux. Il est par exemple possible de mettre à disposition des supports pour ordinateurs à poser sur son bureau qui permettent de travailler en posture debout ou faire évoluer seulement 5% des bureaux en version réglable en hauteur si l’entreprise est en situation de flex office (les espaces seront alors mis à disposition de tous sans investir massivement).

Si le besoin est court terme, un projet de déménagement est prévu dans les prochains mois, il n’est pas nécessaire d’investir massivement dans les travaux. En revanche, on peut aménager avec du mobilier qui sera réutilisé pour le futur projet, et cela peut même être l’occasion de tester à petite échelle un nouvel espace ou de nouveaux usages !

Dernier point, ne pas hésiter à faire des mini-travaux emblématiques : repeindre un pan de mur de l’espace convivialité, installer une bibliothèque iconique dans l’espace détente, tapisser une partie d’une salle de réunion … Cela permettra aux équipes de bien acter que des changements ont eu lieux.

Des moyens à la hauteur de ses envies

Si le budget alloué est conséquent et surtout si l’objectif est de rester longtemps dans les locaux, il est possible de de tout repenser et de repartir d’une coquille vide et sans contrainte. L’idée est de penser les espaces en fonction des irritants actuels, mais aussi et surtout en anticipant les besoins et envies futures des équipes. Il peut être utile de profiter de l’occasion pour les interroger de manière plus poussée, voir même de les laisser co-créer leurs espaces !

Il est possible que les nouveaux lieux proposés soient méconnaissables par rapport à l’actuel, même si cela ne dispense pas de réemployer une grande partie du mobilier lorsque cela est possible et donc d d’avoir une logique d’économie circulaire.

Faire partager et célébrer son projet

Lors de la mise en œuvre, il sera cependant important de bien cadencer les travaux et d’anticiper l’impact des nuisances de ceux-ci. La communication sera d’ailleurs la clé lors de cette phase complexe. Il est aussi possible d’en faire une opportunité : test d’espaces coworking, adaptation au télétravail…

Enfin, ne pas oublier de valoriser la démarche ! Une ré-inauguration, un kit de re-bienvenue permettent de marquer le coup et d’acter le changement. C’est d’autant plus important si l’on opte pour un réaménagement durable et circulaire. Il s’agit d’une histoire à raconter qu’il ne faudrait pas oublier !

Par Marion DESERT chez Fairspace