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L’avenir de la gestion des échanges professionnels  : les outils numériques optimisent vos achats

L’avenir de la gestion des échanges professionnels  : les outils numériques optimisent vos achats

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La dématérialisation est l’avenir de la gestion des échanges professionnels. De la création d’un catalogue jusqu’à la facture fournisseur en passant par la commande, il existe des solutions pour réduire les coûts et gagner du temps de traitement dans tous les secteurs d’activité, quelle que soit la taille d’une entreprise.

Gérer la totalité du processus d’achat manuellement est chronophage et coûteux. Par temps de crise, l’amélioration de la fonction achat devient incontournable. Beaucoup de services comptables gèrent de gros volumes de factures papier sans savoir exactement à quels bons de commande elles correspondent. L’intérêt d’une solution numérique pour les achats fournisseurs est de réduire le temps de traitement, le coût administratif des approvisionnements et de limiter les achats « sauvages » hors du circuit de validation. Le bénéfice consiste également à diminuer les besoins en fonds de roulement et les stocks. Pour les grands comptes, une solution d’achat numérique garantit l’application optimale des contrats négociés auprès des filiales ou des sites distants.

Frank Le Tendre, directeur général de Synertrade, éditeur de solutions de e-achat, avance également une autre justification : « La mise en place de l’outil résout beaucoup de problèmes liés aux accords illicites et de collusions entre acheteurs et fournisseurs, en analysant très précisément les coûts d’achats. De plus, pour une entreprise qui possède plusieurs sites, la solution permet de savoir si une même référence produit (gants, tenue de travail, etc.) a été achetée à des prix différents, ainsi que la fréquence d’achat ». Le travail d’analyse des dépenses est facilité par des outils d’analyse et reporting qui tracent une médiane des coûts d’achats. Ceux qui dépassent la médiane sont identifiés et examinés de manière plus attentive.

Le principe d’utilisation d’une plate-forme numérique d’achat est simple. L’utilisateur s'identifie sur une plate-forme électronique, généralement une solution en SaaS, puis consulte les articles mis à sa disposition dans les catalogues fournisseurs. La commande est alors soumise à un circuit de validation spécifique à l’entreprise. Après approbation par le respon­sable des achats, la commande est envoyée au fournisseur. Lors de la réception du produit ou du service, un rapprochement est effectué entre la livraison et la commande pour identifier la conformité avec les références et les quantités reçues. À l’issue de cette opération, le paiement de la facture est effectué avec un délai plus réduit pour le fournisseur. En outre, l’entreprise lui donne une image plus professionnelle, ce qui n’est pas à négliger. Bien entendu, la solution doit être implémentée dans l’entreprise et accessible pour le fournisseur. Le coût est supporté par l’entreprise avec, parfois, quelques frais pour le fournisseur.

« En France, on estime à 30 % les défaillances de sociétés dues à des problèmes de trésorerie à cause de délais de paiement trop longs », rappelle justement Nicolas Gudin, directeur général de Basware France. Un des atouts d’une solution de e-procurement est précisément d’inciter les entreprises à payer dans les meilleurs délais. « En fonction de la date de paiement des factures à 10, 20 ou 30 jours, un reverse factoring (escompte) est automatiquement appliqué. Cela facilite le paiement dans les délais réglementaires », précise Nicolas Gudin.

Des exemples concrets d’applications
Pour illustrer ce cycle order to cash, prenons l’exemple de certaines plates-formes élec­troniques sectorielles telles que Dilicom (DIstributeurs-LIbraires-COMmunication). Cette plate-forme est destinée au secteur commercial du livre et donne aux libraires et aux bibliothécaires une visibilité complète sur les offres des éditeurs existantes. Les acteurs du secteur l’utilisent pour commander, distribuer, livrer des livres et créer leurs factures. La solution repose sur une base de données des partenaires et une base de données bibliographiques, le Fichier Exhaustif du Livre (FEL). Développée et opérée en partenariat avec Accelya, elle couvre donc l’ensemble de la chaîne de valeur, depuis la recherche sur catalogue jusqu’à la facturation et l’archivage.

Les plates-formes d’achat concernent les entreprises de toutes tailles. Autre exemple, celui du Groupe Elior, l’entreprise de restauration et des services associés, qui travaille notamment avec près de 500 boulangers émettant chacun entre 10 et 15 factures par mois, soit un volume très faible. Elior a mis à disposition de ces boulangers, l’accès à la plate-forme conçue par Cegedim. Il s’agit d’un simple formulaire électronique dans lequel ils ne saisissent que la date de livraison, les articles, la quantité et le prix. Les autres éléments de la facture sont standardisés, ce qui permet de l’établir en quelques clics. Un exemple réussi d’auto-facturation, opération légale régie par l’article 289 du code général des impôts. Loxam, acteur du secteur des travaux publics et du bâtiment, gère 430 000 factures fournisseurs par an. La solution Onbase d’Hyland Software, mise en place par Asterion et Numerial, leur permet d’améliorer les délais de traitement, la traçabilité des factures, et la relation fournisseurs. La prochaine étape du projet est de créer une connexion entre Astérion, OnBase et l'ERP métier de Loxam, Rental Man, pour supprimer l'étape de saisie des données dans l'ERP.

GRTGaz, filiale d’Engie, utilise la plate-forme de Synertrade pour gérer les commandes fournisseurs. « Cela leur permet de gérer les commandes aux meilleures conditions et de répercuter les négociations sur les contrats en temps réel. Des connecteurs vers la plupart des ERP sont mis à disposition », précise Frank Le Tendre.

Il faut bien noter que la mise en place d’une solution de e-achat suppose des délais et des efforts parfois importants. C’est le cas de Nexans, expert mondial des systèmes de câblage, qui travaille avec 2 500 fournisseurs et qui a fait appel à la solution d’Ariba Network. Un long effort a été nécessaire pour intégrer les données des fournisseurs de manière précise et pour informer tous les utilisateurs de la chaîne de valeur des achats. À la clé, une meilleure sélection des fournisseurs et une sécurisation des contrats et des commandes. Comme c’est le cas pour la plupart des projets informatiques, mieux vaut miser d’abord sur la simplicité et monter progressivement en puissance.

Numen, acteur de la numérisation des documents utilise la plate-forme d’Ivalua. Un des objectifs est de valider de manière simple et rapide toutes les factures dépassant 1 000 € et de disposer d’un référentiel fournisseur centralisé. Le coût de cette solution est de 300 000 € et cet investissement ne peut être rentabilisé que s’il y a plus de 20 000 factures fournisseurs par an selon Cecil Carrier, directeur financier de Numen, cité par la Lettre des achats.

Les principaux éditeurs de solutions de e-achats tels Ariba (groupe SAP), B-pack, BravoSolution, Capgemini-IBX, Coupa, IBM-Emptoris, Ivalua, Perfect Commerce, les modules achats de SAP (hors Ariba), Basware et SynerTrade, représentent plus de 80 % du parc installé. Ces solutions relativement onéreuses conviennent pour les grosses PME et les grands comptes. « Le ROI (retour sur investissement) est atteint avec un volume d’achat d’au moins 200 à 300 millions d’euros », précise Frank Le Tendre de Synertrade. Pour les PME, il existe des solutions qui couvrent une partie du processus d’achat ou de facturation, traitent des volumes plus réduits ou offrent moins de fonctions. DPII propose par exemple un outil de traitement des factures fournisseurs sous forme de PDF signés et horodatés, intégrant des certificats de signature RGS, pour un archivage à valeur probatoire à la norme z42-013. Neotouch de Neopost automatise et centralise le traitement des factures fournisseurs. Quant à Accelya, sa solution Clear’ Invoice Récepteur gère les factures entrantes des comptes fournisseurs. Esker a développé Esker Anywhere, une application mobile qui permet aux responsables de valider les commandes et les factures fournisseurs.

Le ROI dépend du périmètre du projet et peut être atteint dans un délai de 6 mois à 2 ans, selon le volume de commandes et de factures et la nature des traitements à effectuer. Les bénéfices d’une solution doivent aujourd’hui se répercuter sur le compte de résultat. Attention par conséquent aux dépassements de délais et de budgets.


Le e-achat à la loupe
Le e-achat ou achat électronique comprend deux éléments. En amont, le e-sourcing, à savoir le processus de sélection des fournisseurs. Les produits de ces fournisseurs sont regroupés dans les catalogues de commandes à la disposition des utilisateurs concernés. En aval, le e-procurement (approvisionnement) se rapporte à la prise de commande et à son suivi. La facturation peut être reliée à l’ERP d’une entreprise via des connecteurs spécifiques pour une harmonisation de son système d’information. Après le passage de la commande, elle doit être approuvée par un responsable puis envoyée par courriel en PDF ou via un EDI. Lors de la livraison, un rapprochement est effectué entre le bon de commande et la livraison. Au final, un rapprochement de la commande avecla facture est effectué. L’émission du bon à payer clôt le processus.


Rematérialiser son courrier électronique

Toutes les entreprises (clients ou fournisseurs) ne sont actuellement pas en capacité de recevoir et de traiter des courriers électroniques, notamment lorsqu'il s'agit de factures. Pour y pallier, certains opérateurs de la dématérialisation proposent de rematérialiser des documents électroniques. À réception sur leur plate-forme du courrier électronique, ils s'occupent ainsi de l'imprimer, le mettre sous pli, l'affranchir et l'envoyer. Nous parlons alors de « courrier hybride ». Certains prestataires de la dématérialisation vont plus loin dans cette approche et adaptent le formatdu courrier en fonction de celui accepté par le destinataire (XML, PDF, EDI, papier...).





Pour aller plus loin..
Acxias, cabinet conseil pour le e-achat, publie tous les ans un intéressant baromètre sur les forces et les faiblesses des principaux éditeurs dont les conclusions figurent à cette adresse : http://barometre-achat.com/barometre-2015-2016/resultats
Les résultats par rapport à l’édition précédente in­diquent que moins d’un tiers des projets atteignent totalement leurs objectifs. De la même façon, les dépassements des délais et des budgets initiaux sont en augmentation depuis 2012.


Les «  couacs  » du portail Chorus Pro au ministère de la Justice
Pour rappel, l’ordonnance du 26 juin 2014, relative au développement de la facturation électronique, prévoit une obligation de dématérialisation des factures des fournisseurs de la sphère publique (État, collectivités territoriales et organismes publics) avec mise à disposition par l’État d’une plate-forme partagée. Les administrations et les grandes entreprises sont concernées par cette obligation dès 2017. Progressivement, et jusqu'en 2020, toutes les factures émises par les fournisseurs vers la sphère publique devront être ainsi dématérialisées. Le volume global en cible est d’environ 95 millions de factures annuelles. Une solution technique mutualisée, Chorus Portail Pro 2017 (CPP 2017), permettant le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi, sera mise gratuitement à disposition des fournisseurs. Cette solution mutualisée remplacera et s’inspirera de l’outil Chorus factures, utilisé actuellement par les fournisseurs de l’État, et mis en place depuis début 2012 par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État).

Cependant, pour les entreprises et les experts judiciaires travaillant pour le ministère, le portail Chorus Pro accroît quelque peu en réalité les délais de paiement, alors qu’il est censé les réduire. Cette solution au demeurant efficace est en effet alourdie par des procédures complexes dans un maquis administratif. Pour cet exemple précis, quand l’expertise est remise, les magistrats ne peuvent pas cliquer sur la case « Service fait » de Chorus Pro. Ils envoient une attestation papier à l’expert qui doit la scanner et la transférer lui-même à Chorus Pro. Malgré un suivi scrupuleux de la procédure par les utilisateurs, Chorus Pro ne sait pas vérifier les références de la commande d’origine. Même problème si le déclarant se trompe de tribunal. Alors que le dossier devrait être auto­matiquement supprimé, Chorus bloque toute nouvelle saisie.  De plus, les règles de traitement varient d’une cour d’appel à l’autre, voire d’un tribunal à l’autre. Chorus a coûté au total 2 milliards d’euros pour l’ensemble des solutions déployées et mériterait des corrections sur certaines de ses imperfections.

 

PARTENAIRE DU DOSSIER

Quadient France
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Pour en savoir plus :
Quadient France

www.mail.quadient.com/fr/page-d-accueil

Lu 13682 fois Dernière modification le lundi, 08 avril 2024 14:25
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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