Dématérialiser les factures fournisseurs pour gagner en efficacité

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Le processus de traitement des factures entrantes est chronophage : création du bon de commande, suivi de la livraison, rapprochement de la facture fournisseur avec la commande, respect de la législation. La numérisation et l’automatisation de ce flux permettent un gain de temps et des économies conséquentes. 

 

Des cas d’usage explicites

Didier Dottarelli« Un de nos clients, une société de transit et de transport établie sur 15 sites, centralise toutes les factures fournisseurs mais les validateurs ne sont pas situés dans un seul lieu. Un autre problème est de collecter légalement les informations de la déclaration de TVA liée aux achats de matière de production pour les métiers. Notre solution hébergée, facile à déployer, intègre les dates limites de validation et un tableau de bord affiche le statut, validées ou pas », commente Didier Dottarelli, directeur commercial de Sages Informatique. L’écart entre un bon de commande initial et la livraison effective peut parfois présenter de grandes différences. « Un prestataire de fournitures pour restaurants avait noté un décalage entre les quantités livrées et la commande car durant la tournée de livraison, certains clients prenaient plus de marchandises. Le dernier client en bout de chaîne recevait donc une quantité réduite par rapport à sa commande. Désormais, la validation est faite par chaque responsable de restaurant en payant les quantités réelles qui leur sont livrées. La véracité de la facture est assurée ». Le suivi de validation de factures est plus difficile lorsque les validateurs sont mobiles. « Un de nos clients, Burban Palettes, spécialisé dans le tri et la réparation de palettes usagées, doit composer avec la présence de responsables d’agences réparties sur 19 sites en France. Avec notre solution, chacun dispose d’un accès sécurisé avec droits d’accès et peut apposer ses commentaires. Chacun peut voir les documents et valider les factures qui lui incombent ».

Un coût de solution aux modalités variables selon la taille de l’entreprise

Pour les ETI et grosses PME, le coût de l’abonnement en mode SaaS dépend du nombre d’utilisateurs et du volume des documents. Dans ce cas, le coût unitaire d’une facture varie entre 80 cts et 1,2 €. La rentabilité d’une solution complète débute à partir d’un seuil de 10 000 à 12 000 factures/an. Pour les TPE et petites PME, le modèle économique des prestataires est différent et repose sur une facturation des flux entrants. « Nous déterminons la quantité de documents à traiter (factures, notes de frais, etc.) avec nos clients qui paient le service en fonction du nombre de documents traités sur le serveur et accessibles en mode SaaS. Le coût total représente quelques centaines d’euros par an pour quelques milliers de factures », explique Didier Dottarelli.

Autre aspect non négligeable d’un service de facturation numérique, le respect des délais de paiement qui améliore l’image d’une entreprise et renforce la confiance entre les parties. Cela dit, surtout pour les ETI et PME, un projet de facturation électronique est structurant et exige l’assentiment réel et bien entendu, la formation des collaborateurs.

Le bureau sans factures papier est encore loin

Selon une étude publiée en 2018 par Generix Group, éditeur de logiciels de pilotage de la chaîne logistique, 73 % des entreprises ont numérisé moins de la moitié de leurs factures. Celles qui traitent en format électronique plus des trois quarts de ces documents ne sont que 7 %. Côté ETI et PME, près de 40 % évoquent des problèmes d'intégration avec leur système d'information et un tiers d’entres elles pointent le coût de la mise en œuvre. Enfin, plus de la moitié des entreprises a du mal à chiffrer le retour sur investissement (ROI) de la dématérialisation. Pour les factures fournisseurs, le gain moyen par facture s'établit entre 2 et 4 euros par facture. Comme toute enquête, précisons que les résultats de cette étude sont indicatifs car limités aux participants.
Lu 5892 fois Dernière modification le mardi, 22 octobre 2019 12:23
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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