Les bonnes pratiques pour archiver vos documents

Les bonnes pratiques pour archiver vos documents

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Si les grands comptes et les grandes ETI sont passés depuis plusieurs années à l’archivage électronique des documents, peu de PME ont franchi le pas. L’obligation de fournir des factures électroniques à l’administration et la législation en faveur de la réduction du papier sont deux moteurs essentiels de l’archivage numérique.

« Il faut d’abord traiter au maximum et de manière native les documents aux formats Word, Excel ou PDF pour initier un projet d’archivage électronique », conseille Clément Lefébure, responsable numérique de Novarchive. Une manière de pointer le fait que l’archivage fait aujourd’hui partie intégrante de la numérisation des entreprises. Il faut bien distinguer entre deux notions souvent confondues : l’archivage des documents et leur simple stockage. L’archivage doit répondre à des normes précises d’horodatage, de garantie d’intégrité, de traçabilité et de réversibilité des documents. Le stockage en mode cloud ou on premise (en interne) est uniquement l’opération d’enregistrement des fichiers documentaires et n’a pas de valeur probatoire. Deux leviers vont accélérer le développement de l’archivage électronique. D’une part, l’obligation légale pour les entreprises de toutes tailles de fournir une version électronique des factures adressées à l’Etat via la plateforme Chorus Pro. Les grands comptes et ETI sont déjà soumis à l’obligation légale de dématérialisation des factures à destination de leurs clients publics. Pour les PME et micro-entreprises, cette législation s’imposera respectivement en janvier 2019 et janvier 2020.

Le deuxième levier, pour la dématérialisation des documents, est l’évolution de la législation sur la validité légale des documents numériques qui va inciter à supprimer la majorité des documents papier. Cela va permettre de gagner du temps, de l’argent et de l’espace physique dans les entreprises. Comme le rappelait Emmanuel Faure, directeur stratégie et marketing de Locarchives dans notre article sur l’archivage dans GPO N°99 (Juin-Juillet-Août 2017), « à terme, l’évolution du Code Civil aura pour effet de permettre la destruction des documents papier, si vous faites une copie numérique dans les règles de l’art et que vous la conserviez dans un système d’archive numérique (SAE) ». Plus précisément, la norme NF Z 42-013, garante de l’intégrité des données et de la pérennité des documents, va être complétée par la récente norme NF Z-026 assortie de décrets d’applications. « Il n’y a pas de certification aujourd’hui pour cette norme mais cela ne devrait pas tarder », prévient Clément Lefébure.

La politique d’archivage interne à l’entreprise est essentielle
Avant de mettre en place un projet d’archivage, il faut d’abord engager une réflexion sur le type de documents à archiver et leurs volumes. Il s’agit d’une analyse documentaire du stock d’informations numériques et papier. En bref, bien définir ses besoins avant de choisir une solution. « Il faut se renseigner sur les possibilités d’une SAE. Pour avoir une chaîne numérique de bout en bout, on peut se dire par exemple : j’ai des contrats numériques, je les signe électroniquement avec une solution et je les archive légalement sur SAE », précise Clément Lefébure qui poursuit, « pour les factures, il faut identifier l’ERP utilisé, le mode de réception des factures. Pour les factures fournisseurs, connaître la proportion de papier. Dois-je leur demander de les envoyer en PDF et les passer dans l’ERP après archivage ? ». D’autres types de documents tels les bulletins de paie sont éligibles à la dématérialisation puis à l’archivage, sans difficultés particulières.

Le choix d’une solution passe ensuite par la mise en place d’un système d’archivage en interne ou à l’extérieur de l’entreprise en mode SaaS. Des tiers-archiveurs comme Locarchives, Novarchive ou CDC-Arkhinéo peuvent apporter des conseils précieux sur le fonctionnement global de la chaîne. Le choix d’une solution en SaaS permet de s’assurer que les conditions légales d’archivage, qui évoluent régulièrement, seront respectées par le prestataire.

Le budget à prévoir pour utiliser un SAE
Le modèle de facturation est sensiblement identique pour tous les prestataires de solutions d’archivage. « Nous proposons un accès payant au SAE (mode licence par utilisateur) avec une facturation correspondant aux données conservées sur les serveurs, mesurées en Go. Pour une petite PME avec 2 ou 3 accès et 100 Go de données/an, le coût est de 5000 à 6000 €/an », indique Clément Lefébure. Certains tiers-archiveurs proposent des solutions avec, par exemple, 100 utilisateurs et 50 Go de données. Les tarifs au Go sont dégressifs suivant le volume de données.

Cela dit, le papier n’est pas mort et il fera longtemps partie du fond patrimonial des entreprises et institutions. Malgré la taille et la multiplicité du nombre d’écrans, le confort visuel du papier reste toujours apprécié et complète l’affichage écran. Les solutions hybrides papier/numérique peuvent gérer la transition vers le tout numérique. Enfin, les entreprises font partie de l’écosystème de production national et doivent se tourner vers une stratégie de réduction du papier pour diminuer leur empreinte environnementale et optimiser leur budget fournitures.
Au final, l’archivage est un maillon indispensable de la numérisation des documents et s’intègre dans la gestion d'un seul flux numérique d'informations et de documents, que l'on peut utiliser, rechercher et présenter dès que nécessaire avec des gains de temps et d’argent très importants.

Les délais de conservation pour chaque type de document

La durée minimale de conservation des documents dépend de leur nature : commerciale, fiscale, juridique ou sociale pour répondre aux demandes du fisc, des clients et des fournisseurs. Voici les durées légales d’archivage :
• Les contrats, documents bancaires, dossiers de justice doivent être conservés pendant 2 à 5 ans. Une exception de conservation à 30 ans pour l’acquisition et la cession de biens immobiliers et de 10 ans pour les contrats conclus sous forme électronique.
• Toutes les pièces comptables (bilans, compte de résultat, etc.) doivent être accessibles pendant 10 ans après la clôture des comptes.
• Les pièces destinées à l’administration fiscale seront conservées pendant 6 ans.
• Pour les documents relatifs au personnel, les délais vont de 3 ans pour les justificatifs de charges sociales à 5 ans pour les bulletins de salaire à 10 ans pour les documents liés aux accidents de travail.
• Les bons de commande ou de livraison, les factures fournisseurs et clients doivent pouvoir être présentés pendant 10 ans après la clôture de l’exercice.
• Pour les documents relatifs au transport des marchandises, 5 ans sont exigés par l’administration.

La liste complète et officielle des durées légales de conservation est à l’adresse www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits 

Lu 99 fois Dernière modification le mercredi, 28 novembre 2018 09:14
Serge Escalé

Journaliste indépendant spécialisé IT depuis 1995
Le Monde informatique, Le Figaro, Les Echos, Itespresso, Le MagIT, Silicon.fr, GPO Magazine

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