La dématérialisation à la portée de toutes les entreprises grâce à la numérisation

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Dématérialiser, c'est bien plus qu'aller vers le zéro papier. Les économies et les gains de productivité engendrés par la dématérialisation dans l'entreprise représentent les vrais enjeux. En effet, d’après une enquête Roland Berger menée en 2014, les entreprises ayant la plus forte « maturité numérique » sont également les plus performantes en termes de développement de leur chiffre d’affaires et de maîtrise des coûts.

Toutefois, la dématérialisation se révèle la plus efficace lorsqu'elle s'inscrit dans un processus global. En résumé, les documents dématérialisés, qu'il s'agisse de commandes, de factures ou encore de courriers doivent être intégrés dans le système d'information de l'entreprise sous format numérique. Dans les faits, toutes les entreprises peuvent y accéder, même celles qui ont toujours à traiter un volume important de courriers papier. 

Archivage et gestion

Mais comment faire alors pour traiter de tels flux de courrier papier dans un objectif de numérisation des données ? Des spécialistes de la dématérialisation tels que Mobiltron proposent une prestation de numérisation associée à l'archivage, la diffusion et la gestion de contenu. Le principe consiste à dématérialiser le courrier en le numérisant, ce qui permet au passage d'en extraire les données, soit automatiquement, soit manuellement. Ces données sont ensuite organisées et structurées afin de les restituer immédiatement dans le service d'information de l'entreprise, au bon endroit. Les données extraites viennent enrichir l'applicatif métier concerné, selon la nature de chaque document traité.

Enfin, un autre avantage de la numérisation de ces documents est de permettre leur consultation mais également leur archivage. Un point important d'autant que certains types de documents doivent répondre à des normes légales quant à la durée de leur conservation. Enfin, en confiant ce type de service à un prestataire externe, il est également possible d'améliorer la sécurité de ces données. Ainsi, Mobiltron propose une solution GED hébergée sur ses propres serveurs redondés, que l'entreprise consulte en mode Saas ou sur sa GED intégrée. 

Vidéo sur le fonctionnement de la plate-forme Mobiltron :

 

En savoir plus :

 

- Mieux connaître les solutions de dématérialisation Mobiltron

- Voir notre dossier de la Rédaction sur la transformation digitale des entreprises.

- Voir notre dossier de la Rédaction sur comment réduire les coûts de traitement du courrier.

 

Lu 7647 fois Dernière modification le mardi, 07 février 2023 16:23
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