Pas encore obligatoire, la facturation électronique est néanmoins un sujet d’actualité qui concerne toutes les entreprises. Et pour cause, afin de lutter contre les fraudes, notamment à la TVA, la loi de finances pour 2020 a en effet prévu l’obligation future pour toutes les entreprises d’émettre des factures électroniques à leurs clients et de transmettre à l’administration fiscale un certain nombre d’informations relatives à ces factures.

La mise en œuvre, initialement prévue pour la période 2023-2025 est retardée à la période 2024-2026 par l’ordonnance du 15 septembre (à compter du 1er juillet 2024, pour les grandes entreprises, du 1er janvier 2025, pour les entreprises de taille intermédiaire, du 1er janvier 2026, pour les PME et les microentreprises). Face à cette échéance, les entreprises doivent toutes se mettre en ordre de marche. Ou du moins celles qui ne l’ont pas encore fait, en particulier les petites.

Les PME restent en retard

D’après une étude Ifop/Quadient sur « Le rapport des cadres et dirigeants à la facture électronique » (septembre 2021), 70 % des entreprises ont mis en place la facturation électronique. « Certes, le chiffre est important et illustre que la facturation électronique est assez largement mise en place (ou en phase de l’être) dans de nombreuses entreprises, analyse Ouafa M’Hamed, chef de produits solutions digitales chez Quadient. Cependant, l’étude met également en évidence une disparité d’équipement entre PME et les grandes entreprises. Une PME sur deux de moins de 500 salariés n’a en effet pas encore adopté la facturation électronique ».

Un clivage qui illustre une différence de maturité digitale entre les grandes entreprises et les PME, et qui se retrouve d’ailleurs également sur les projets de transformation digitale des entreprises, davantage avancés dans les grands comptes.

Quelques freins persistent

L’obligation réglementaire à venir sur la dématérialisation des factures est d’ailleurs également perçue différemment par les entreprises. Si une majorité d’entre elles la considère comme une opportunité (84 %), une partie reste à convaincre (16 %). « Le clivage grandes entreprises et PME est à nouveau flagrant : 92 % des grandes entreprises perçoivent la loi de finance comme une opportunité, précise Ouafa M’Hamed. 20 % des PME considèrent encore que la loi de finance ne leur apportera pas de bénéfices ».

Le manque de ressources internes, la méconnaissance des technologies ou le manque de visibilité sur le retour sur investissement sont souvent les principaux freins à ces projets. Ainsi, seulement 33 % des entreprises estiment disposer des ressources internes nécessaires pour engager cette transformation digitale.

D’autre part, si 71 % des grandes entreprises considèrent que l'obligation à venir de transmettre leurs factures de façon dématérialisée sera facile à mettre en œuvre, seulement 53 % des PME l’envisagent de la même manière. « Les PME méconnaissent encore trop souvent les systèmes disponibles sur le marché, souligne Ouafa M’Hamed. Pourtant, les solutions de dématérialisation des factures sont aujourd’hui simples à mettre en œuvre, notamment grâce à la technologie Cloud ».

Des bénéfices largement identifiés

Malgré ces clivages, les entreprises reconnaissent assez unanimement les bénéfices de la dématérialisation des factures. En tête de liste, l’amélioration de la traçabilité des factures apparaît comme un point clé pour 54 % des entreprises interrogées. Le sujet est actuellement d’autant plus important pour les entreprises que cette traçabilité contribue à améliorer les délais de paiement et à accélérer les rentrées de cash, un sujet particulièrement sensible depuis le début de la crise sanitaire. En effet, la digitalisation du processus de facturation permet de fluidifier l’ensemble de son traitement et à identifier (et donc à résoudre) plus rapidement les litiges qui pourraient y être associés, tout en améliorant ainsi la relation client.

« La traçabilité des factures participe à l’accélération des délais de paiement et de recouvrement, poursuit Ouafa M’Hamed. D’ailleurs, un tiers des cadres et dirigeants d’entreprises (32 %) interrogés dans notre étude estime que la dématérialisation des factures contribue à améliorer la réactivité sur les paiements ».

De même, les gains de productivité générés par la dématérialisation des factures sont désormais largement reconnus (47 % des entreprises interrogées et 54 % pour celles qui ont déjà mis en place ce processus). Cette productivité n’est d’ailleurs pas uniquement liée au gain de temps obtenu en s’affranchissant de l’impression, la mise sous plis et l’envoi papier des factures. Elle peut être également liée à tous les processus qui concernent une facture.

Par exemple la dématérialisation des factures, qui concerne également son archivage, permet de la retrouver facilement en cas de contrôle fiscal, d’audit ou de demande de duplicata. « Si en plus, l’entreprise met à disposition un portail dédié, la facture sera alors à disposition pour consultation et traitement et évitera ainsi les demandes de duplicata, poursuit Ouafa M’Hamed. In fine, elle améliore sa relation client ».

Alors certes, les entreprises françaises avancent sur le sujet et reconnaissent les bénéfices de la facturation électronique. Cependant, il reste encore du chemin à parcourir et les efforts de tous, pouvoirs publics, fournisseurs de solutions de dématérialisation des factures, sociétés de conseils ou encore intégrateurs doivent essentiellement se concentrer sur le segment des petites et moyennes entreprises et les accompagner au mieux.

« En ce sens, la réglementation en la matière permet de faire bouger les lignes, conclut Ouafa M’Hamed. Bien que les échéances aient été reculées de janvier 2023 à juillet 2024, il convient d’ores et déjà de l’anticiper, tant du point de vue technologique que sur la conduite du changement, afin que les collaborateurs se les approprient et que ces projets gardent tout leur sens ».

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