Tel est le constat de l’enquête menée au niveau mondial par Sapio Research à la demande de la société Crayon, spécialiste de l'optimisation des actifs informatiques et de l'innovation, et qui a révélé les tendances et défis auxquels font face les entreprises dans la gestion de leurs budgets informatiques.

Les principaux défis des décideurs informatiques

L'étude menée en 2022 auprès de 2008 décideurs informatiques dans 17 pays (Australie, Autriche, Finlande, France, Allemagne, Pays-Bas, Norvège, Philippines, Portugal, Arabie saoudite, Singapour, Afrique du Sud, Espagne, Suisse, Royaume-Uni, Émirats arabes unis, États-Unis), a révélé que de nombreux décideurs informatiques se heurtent à des obstacles dans l'optimisation de leurs coûts IT.

16 % estiment que leurs dépenses informatiques nécessitent une refonte complète, tandis que 47 % considèrent l'optimisation des coûts informatiques comme leur plus grand défi en gestion informatique. Seul 51 % déclarent avoir une compréhension exacte des dépenses informatiques de leur entreprise.

Nouvelle approche axée sur la valeur commerciale des investissements informatiques

Plus de la moitié des entreprises (54 %) déclarent évaluer plus attentivement les investissements informatiques du point de vue de la valeur commerciale. Avec 91 % des entreprises considérant l'optimisation de leur structure de coûts comme une priorité élevée, 95 % des dirigeants estiment qu'il y a place à amélioration dans la manière dont ils dépensent pour l'informatique. Ce sont ainsi 87 % des dirigeants qui affirment que leur entreprise adopte une approche axée sur l'optimisation des coûts et certaines sont même amenées à confier la responsabilité de l'optimisation des coûts informatiques au directeur financier et à l'équipe financière.

L'étude révèle en effet que la responsabilité de la gestion des coûts informatiques est souvent confiée au département informatique (38 %), mais 20 % des entreprises délèguent cette responsabilité aux finances ou au directeur financier. Seulement 11 % disposent d'une équipe dédiée à l'optimisation des coûts informatiques.

En ce qui concerne l'allocation des dépenses logicielles et Cloud, 29 % des entreprises le font sous le budget informatique, tandis que 15 % le font sous le budget financier. 29 % des entreprises le répartissent entre les Business Unit ou ont mis en place un modèle de refacturation pour attribuer les coûts aux départements utilisant la technologie en question. Ainsi, même si dans la plupart des cas, l'informatique est seule responsable, un certain nombre d'entreprises adoptent de nouvelles façons de comprendre la complexité inhérente aux dépenses technologiques.

Les coûts informatiques restent cependant difficiles à gérer en raison du manque de temps, de connaissance et de visibilité des dirigeants sur leur propre organisation. Seules 51 % des entreprises déclarent avoir une compréhension exacte de leurs dépenses informatiques.

L’optimisation du Cloud, une priorité

Les entreprises adoptent de plus en plus de technologies et numérisent davantage leurs processus. En conséquence, elles dépensent également plus dans l'infrastructure Cloud. C’est ainsi qu’à l'échelle mondiale, 56 % des entreprises dépensent plus d'un million de dollars par an pour le Cloud public. Dans ce contexte, 55 % des entreprises déclarent se concentrer sur l'optimisation des dépenses Cloud.

Les dépenses cloud peuvent être particulièrement difficiles à maîtriser pour plusieurs raisons. Les dépenses ne sont pas toujours régies, l'utilisation n'est pas toujours anticipée, la conception de la mise en œuvre n'est pas toujours optimale, et les équipes peuvent souvent gaspiller des ressources en testant ou en achetant de façon excessive.

Les entreprises adoptent ainsi des pratiques plus intelligentes, avec 90 % d'entre elles identifiant et supprimant les licences logicielles inutilisées, et 89 % réalisant des analyses de retour sur investissement sur leurs dépenses Cloud et logicielles, avec 33 % le faisant trimestriellement. Pour la plupart des entreprises, la route vers des coûts informatiques optimisés commence donc par le Cloud. 83 % des entreprises ont même mis en place un cadre avec des directives claires pour mesurer le succès de leurs initiatives de gestion des coûts au cours des 12 derniers mois.

Par ailleurs, lorsqu'on leur demande spécifiquement quelle méthode d'optimisation des coûts informatiques serait la plus bénéfique pour leurs organisations, plus de la moitié de tous les dirigeants (55 %) choisissent la capacité de mesurer l'utilisation informatique par utilisateur.

L'émergence du FinOps et de la gestion des actifs logiciels

Mais le défi pour les dirigeants ne se limite pas simplement à comprendre ce qu'ils dépensent. Il s'agit également de comprendre leur propre organisation. Un exemple en est le FinOps, Financial Opérations, dont l'objectif principal est d'aligner les dépenses Cloud avec la création de valeur et les besoins métier. À l'échelle mondiale, 62 % des entreprises ont une pratique FinOps en place, avec 23 % des entreprises prévoyant d'en établir une au cours des trois prochaines années.

Il existe des différences marquées entre les pays. Seulement 46 % des entreprises françaises ont mis en place une pratique FinOps, tandis que 84 % des entreprises singapouriennes disposent déjà d'au moins des capacités FinOps de base. Ces équipes et pratiques peuvent avoir un impact massif sur la gestion des coûts informatiques, même si la tendance en est encore à ses débuts.

Enfin, 77 % des entreprises au niveau mondial ont mis en place une pratique de gestion des actifs logiciels (SAM), avec 15 % prévoyant de le faire dans les trois prochaines années. Certaines de ces entreprises utilisent uniquement un outil de Software Asset Management (28 %) pour gérer leurs licences. Les fonctionnalités de base de l'outil de Software Asset Management incluent la gestion des licences logicielles, la surveillance de l'utilisation des logiciels, la conformité aux licences, la gestion des contrats avec les éditeurs de logiciels, et la réduction des coûts inutiles liés aux logiciels.

Quelles ressources humaines mettre en place ?

Avec une équipe dédiée, un groupe interfonctionnel ou même avec l'aide d'un partenaire indépendant des fournisseurs, les dirigeants peuvent commencer à examiner leurs dépenses informatiques de manière plus holistique, identifiant des opportunités d'économies et d'extraction de valeur accrue.

C'est pourquoi la plupart des entreprises, à un moment donné, font appel à des consultants externes dans le but d'optimiser les coûts technologiques. Actuellement, 87 % des entreprises travaillent avec des consultants externes pour assurer l'optimisation des coûts informatiques.

Les consultants sont sollicités pour fournir des connaissances, des outils et des bonnes pratiques, avec des implications spécifiques pour l'optimisation des coûts liés au Cloud (plus de la moitié des entreprises des Émirats arabes unis (54 %) et d'Afrique du Sud (62 %) font appel à des consultants pour obtenir des informations sur l'optimisation des coûts liés au cloud) et des avantages dans les négociations (48 % des entreprises aux Émirats arabes unis et aux Philippine). Les entreprises obtiennent ainsi des outils, des modèles, des guides et des bonnes pratiques afin d'améliorer la visibilité IT au sein de leurs propres organisations.

Les entreprises intègrent ainsi de plus en plus la technologie au cœur de leurs opérations, facilitant la rationalisation des processus, la coordination efficace des ressources à grande échelle, et la création d'expériences client novatrices. À mesure qu'elles mettent en place des stratégies plus intelligentes et renforcent leur expertise dans la gestion des dépenses informatiques, elles sont en voie de tirer pleinement parti de l'expansion de leurs infrastructures technologiques, optimisant ainsi leur valeur globale.