Selon le type de messagerie électronique professionnelle utilisée, l’employeur doit accomplir des formalités plus ou moins conséquentes auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

• une déclaration simplifiée suffit lorsque le dispositif de messagerie ne permet pas un contrôle de l’activité des salariés et ne porte pas atteinte à la vie privée et aux libertés
• sauf lorsqu’un correspondant informatique et liberté est désigné, une déclaration normale s’impose auprès de la CNIL lorsque le dispositif donne lieu à un contrôle de l’activité des salariés (relevé des connexions du salarié, contrôle de l’utilisation de la messagerie, etc.).

Dans les faits ayant donné lieu à cette affaire, un salarié avait été licencié pour insuffisance professionnelle et son l’employeur avait produit aux débats des échanges de mail de l’intéressé au soutien de son licenciement.

Pour sa part, le salarié invoquait le fait que l’employeur n’ayant pas effectué de déclaration simplifiée auprès de la CNIL, comme il aurait dû le faire, les courriels ne constituaient donc pas des preuves licites et devaient être écartés des débats.

La question posée à la Cour de cassation était de savoir si, lorsque l’employeur n’a pas effectué la déclaration simplifiée requise auprès de la CNIL, les mails envoyés par le salarié depuis son adresse de messagerie professionnelle peuvent être produits en justice et constituer une preuve licite à l’appui d’un licenciement pour insuffisance professionnelle.

Dans cet arrêt, la Cour de cassation, censurant l’arrêt rendu par la Cour d’appel de Paris le 24 juin 2015, a répondu par l’affirmative. (Cass. soc., 1er juin 2017, n°15-23.522)

En effet, la Cour de cassation a estimé que « l’absence de déclaration simplifiée d’un système de messagerie électronique professionnelle non pourvu d’un contrôle individuel de l’activité des salariés, qui n’est dès lors pas susceptible de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés au sens de l’article 24 de la loi informatique et libertés ne rend pas illicite la production en justice des courriels adressés par l’employeur ou par le salarié dont l’auteur ne peut ignorer qu’ils sont enregistrés et conservés par le système informatique ».

Il convient toutefois de préciser que la solution retenue en l’espèce n’est pas transposable au cas où la messagerie professionnelle permet un contrôle de l’activité des salariés et qui suppose donc une déclaration normale auprès de la CNIL.

Par Ambre Corbin, avocate département droit social du cabinet SIMON ASSOCIES