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Optimiser et valoriser son secrétariat juridique

Optimiser et valoriser son secrétariat juridique

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Selon la formule consacrée, le dirigeant est investi des pouvoirs les plus étendus pour représenter la société qui l’a nommé et agir en son nom en toute circonstance, dans le cadre de l’objet social.

Néanmoins, ses pouvoirs ne sont pas sans limites et des dispositions légales impératives, statutaires ou contractuelles contraignent chaque année le dirigeant à établir les comptes sociaux et à rendre compte de sa gestion auprès de ses associés, outre son obligation de soumettre certaines décisions exceptionnelles au vote préalable des associés.

Puisque la soumission aux règles légales, statutaires ou conventionnelles, à commencer par l’approbation annuelle des comptes, est justement une obligation, l’idée demeure : comment transformer cette obligation nécessaire et récurrente en un atout et en une dépense productive ?

Il est vrai que la citation d’origine dit qu’il faut embrasser ce que l’on ne peut éviter, mais il aurait peut-être été maladroit de proposer que les entrepreneurs embrassent ce qu’il est convenu d’appeler le « secrétariat juridique », à savoir l’approbation annuelle des comptes ainsi que les diverses opérations liées à la vie des sociétés.

3 idées phares conduisent la démarche, de transformer intelligemment le secrétariat juridique en un véritable suivi juridique, et ces trois idées sont fonction de décisions et de projets des entrepreneurs.

1ère idée : Faire du suivi juridique une étape annuelle de check-list de l’état de sa structure

Les enjeux de la check-list annuelle de la structure sont connus et le dirigeant est bien vite rompu à cet exercice : rendre compte des évènements marquants de l’exercice, évoquer les perspectives d’avenir, proposer l’approbation des comptes et l’affectation du résultat, approuver les conventions règlementées, fixer la rémunération du dirigeant….

D’ores et déjà, la nécessité d’appeler les associés à statuer chaque année sur un ordre du jour préétabli sur le plan légal et statutaire, porte le dirigeant ou son conseil à ouvrir le débat sur d’autres questions liées à la vie ordinaire de la société : transfert de siège social, ouverture d’établissements secondaires, cession de titres….

C’est ainsi qu’au-delà de ces prestations de base, les professionnels du droit sont amenés à connaître d’un environnement élargi aux questions de recouvrement de créances, suivi des baux, assistance en droit du travail, optimisation fiscale ……..ainsi que l’accompagnement du dirigeant en matière d’entrée d’investisseurs, transmission du capital, rapprochement ….

Lier l’obligation de secrétariat juridique à une check-list de suivi juridique annuel est ainsi générateur de performance pour l’entreprise qui en bénéficie.

2ème idée : Confier son suivi juridique à un professionnel du droit qui connaît sa structure

Et puisque l’on évoque le fait de soumettre sa structure à une check-list annuelle, autant confier sa structure à des professionnels du droit qui en connaissent les détails, l’historique, mais également le métier exercé, ce dont on peut raisonnablement bénéficier en adressant sa structure aux mêmes conseils plusieurs années de suite.

Le suivi juridique se matérialise ici par une rédaction des actes liés à la prestation de suivi juridique qui soit en adéquation avec les enjeux contextuels des entrepreneurs.

La structure évolue dans un environnement professionnel très réglementé ? Il est nécessaire de rédiger le rapport annuel en faisant mention de ce contexte réglementaire fourni et en s’y référant autant de fois que nécessaire, car des aspects de compliance peuvent se nicher dans le rapport annuel.

La structure évolue dans un environnement professionnel très concurrentiel ? Il est nécessaire de s’y référer dans le rapport annuel pour pouvoir soit justifier d’éventuelles difficultés ultérieures, soit anticiper une évolution de la structure d’exercice.

3ème idée : Lier le suivi juridique à la vie et aux projets personnels du dirigeant

C’est là qu’il faut « s’intéresser à l’âge du capitaine », et vérifier, en lui fournissant un accompagnement sur mesure en matière fiscale, ainsi qu’en matière de transmission de sa structure, adapté à son âge, à la maturité de son projet, ainsi qu’à ses projets personnels.

Le dirigeant veut-il céder ses actifs ? Le dirigeant veut-il accueillir des investisseurs à moyen terme ? Le dirigeant veut-il devenir propriétaire de ses locaux ? Le dirigeant veut-il assurer sa succession ? De manière familiale ? pour toutes ces questions, une répercussion peut exister lorsque le dirigeant devra, par exemple, solliciter son banquier, solliciter son conseiller en gestion de patrimoine, ou encore son notaire.

La rédaction, fine et anticipée, d’un rapport annuel adapté permet, dans bien des cas, de faciliter la réalisation des projets personnels du dirigeant.

Par Me Michelle LEHRER, Avocat associée – LLC et Associés, Bureau de Paris et Me Frédéric Jacquemart, Avocat – LLC et Associés, Bureau de Nice



Lu 2418 fois Dernière modification le mardi, 25 juillet 2023 15:09
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