Créé en France en 1989, Prodware est un intégrateur de solutions ERP, CRM et de logiciels de gestion tels que Microsoft Dynamics 365, Sage ou encore Autodesk. Acteur majeur du secteur IT, la société s’appuie sur l’expertise de près de 2000 collaborateurs pour accompagner plus de 15000 clients dans 16 pays. 

Fort d’une expertise très large dans le domaine IT, Prodware est riche d’un savoir-faire reconnu sur des solutions leaders de leur secteur. L’intégrateur, visionnaire, accompagne ses clients tout au long de leur projet afin qu’ils atteignent leurs objectifs de stratégie globale. Il offre une proposition de valeur 360° allant du conseil jusqu’aux services managés, en passant par le développement et le déploiement de solutions métiers innovantes (ERP, CRM, Business Intelligence, solutions d’infrastructure, de gestion financière, outils collaboratifs, low-code, IoT, intelligence artificielle, etc.).

Dans ce contexte, l’ADV (Administration Des Ventes), est un service central pour Prodware. Il veille au bon déroulement des ventes, depuis la prise de contact avec le commercial jusqu’au client final, et ce tout au long du processus, de la commande à la livraison.

Face au succès de l’entreprise en 2008 l’équipe ADV, pourtant conséquente (7 à 9 personnes), est confrontée à une problématique de gestion des factures papier. En effet, éditer les factures, les envoyer, les numériser, relancer, archiver et conserver ces dernières devient chronophage et ne permet pas aux équipes de se dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

« La gestion des factures au sein du service ADV mobilisait jusqu'à neuf personnes, un investissement humain considérable. Il est vite devenu urgent de les soutenir dans leurs missions, nous avons donc décidé d’externaliser ce processus. Nous nous sommes tournés vers Docoon, pionnier de la dématérialisation de documents en France. En tant qu’acteur de premier plan, il était important de nous entourer d’un partenaire reconnu sur le marché pour nous accompagner dans notre démarche », indique Marc Lestienne, Deputy Chief Information Officer chez Prodware France.

En effet, pour répondre à son besoin, Prodware fait appel à Docoon. Acteur historique de la dématérialisation, Docoon fait partie du TOP 100 des éditeurs français. Il compte plus de 2500 clients et gère chaque année près de 600 millions de documents. Future PDP, Docoon est un acteur engagé, dont l’expertise repose sur 2 piliers forts : la sécurité des documents (PRIVACY PROTECTION PACT, labélisation du service vérifiée par l’Etat, …) et la qualité de traitement (Certification ISO 27 001, Cloud souverain, RGPD, signature électronique certifiée GS1, RGS eIDAS, archivage Z42-013...).

« Pour répondre au besoin de Prodware qui souhaitait rationaliser sa gestion des factures, nous avons connecté notre plateforme Docoon à l’ERP Prodware basé sur Navision. Prodware a ainsi pu externaliser et automatiser la diffusion postale de ses factures. Par ailleurs, à la même époque Prodware était confronté à une problématique de fax. Ses agences et notamment les commerciaux et l’ADV avaient besoin d’y avoir accès directement depuis leur ordinateur. Grâce à la solution de gestion des fax de Docoon, les collaborateurs Prodware peuvent envoyer et recevoir les fax directement depuis leur boite mail. Plus d’une centaine de milliers de fax ont ainsi pu être gérés au fil des ans, incluant : bons de commandes, bons de livraisons, factures, ou encore bons d’interventions, etc. », indique Florence Delorme, Key Account Manager chez Docoon en charge de Prodware.

Convaincu par le succès de ses différentes collaborations avec Docoon, Prodware évolue aujourd’hui vers sa solution de gestion électronique des factures.

Marc Lestienne, l’explique parfaitement : « Nous avons décidé d’évoluer vers la facturation électronique aux côtés de Docoon. La qualité de leurs solutions, leur savoir-faire poussé pour tout ce qui a trait à la digitalisation et à la sécurisation des données, et surtout le retour de nos équipes sur leurs outils, nous ont convaincu que Docoon est l’acteur le plus à même de nous accompagner sur la facture électronique, nous bénéficions ainsi d’un outil qui intègre horodatage, signature électronique et archivage pour la garantie de copie électronique fiable. L’éditeur investit régulièrement en R&D pour faire évoluer ses solutions au plus près des besoins de l’entreprise, c’est un gage de pérennité pour Prodware. Par ailleurs, à travers notre collaboration historique, nous avons développé une relation de proximité et de confiance que nous valorisons tout particulièrement, avec des interlocuteurs pédagogues toujours disponibles ».