Ces retours négatifs mettent en lumière ce que beaucoup soupçonnaient : les organisations ont été prises de court par le confinement et ont dû imposer le télétravail à leurs équipes (trop) rapidement, sans pouvoir leur fournir les outils adéquats, ni repenser leurs procédures internes. 

Préparer le déploiement du télétravail en amont

Alors que certains actifs travaillent toujours depuis leur domicile et que les experts de Santé redoutent actuellement une seconde vague, les entreprises devraient se pencher sur comment pérenniser le télétravail dans les meilleures conditions possibles. Elles seront ainsi fin prêtes dans l’éventualité de confinements locaux, une possibilité évoquée par le gouvernement selon l’évolution de la pandémie.

Au-delà des mesures sanitaires, c’est également une approche qui permet de s’adapter à l’évolution du travail vers plus de flexibilité, de mobilité et de connectivité. La technologie actuelle est ainsi tout à fait à même d’optimiser le télétravail, et les innovations récentes ont rendu le déploiement, la gestion et l’utilisation de ces outils simples et abordables.

Afin d'évaluer la nature des problèmes rencontrés par leurs équipes, les entreprises devraient procéder à une enquête - à laquelle les employés répondraient anonymement afin de ne pas avoir peur de s'exprimer. Il s’agit d’un moyen efficace de comprendre comment ils ont vécu le confinement, et pourquoi leur productivité a pu être affectée, afin d’apporter des solutions adéquates.

En procédant de cette façon, les travailleurs se sentiront impliqués et écoutés dans l’amélioration de leur quotidien et seront probablement moins réticents à retourner travailler depuis chez eux le cas échéant. Il peut tout simplement être question d’avoir une imprimante à disposition ou d’un outil de collaboration via lequel chaque équipe peut échanger et s’organiser en temps réel ; comme ce serait le cas en présentiel.

S’assurer du bien-être des équipes

En outre, les managers - ou les équipes RH, selon la structure de l’entreprise - devraient organiser régulièrement des entretiens individuels, dans le but de s’assurer du bien-être de chaque employé, quel que soit son lieu de travail. Selon une enquête de Santé publique France, pas moins de 28 % des français auraient en effet été angoissés pendant la période de confinement. L’isolement, la perte de lien social ou encore de confiance, sont des problématiques réelles qu’il est important de surveiller dans des conditions de travail à distance, pas toujours bien vécu par les collaborateurs.

De plus, le télétravail implique que les managers aient confiance en leurs équipes et les accompagnent sans avoir l’air de les surveiller. Le dialogue et la responsabilisation sont ainsi clés dans cette organisation du travail. Enfin, le télétravail requiert aussi de la flexibilité. La frontière entre la vie professionnelle et personnelle étant plus floue, il est également primordial que les managers accompagnent les collaborateurs à trouver le bon équilibre qui leur permette de concilier la productivité de leur travail avec leur vie privée.

D’une manière générale, il est important de ne pas lésiner sur la communication interne pendant les périodes de crise, comme celle générée par la pandémie de COVID-19. Les actifs ont en effet besoin d’être tenus au courant des mesures prises par leurs employeurs pour les protéger et maintenir l’activité, ou encore si leur emploi est menacé. Les collaborateurs ont simplement besoin de transparence quant à la réalité économique et sanitaire, mais également en ce qui concerne les adaptations et changements nécessaires liés au télétravail, voire parfois à un nouveau business model.

Au-delà des équipes en interne, les clients ont également besoin de transparence, en termes de temps de livraison potentiellement rallongés, ou sur le respect des protocoles sanitaires dans le cadre de l’élaboration des produits ou pendant le service rendu, par exemple.

Les périodes inédites ou de crise, sont difficiles à appréhender pour tous, aussi pour bien les chefs d’entreprise, les managers et les employés. Il n’existe pas de baguette magique capable d’établir un environnement parfait à la demande.

Tous les acteurs d’une entreprise doivent donc travailler de concert pour évaluer quels outils, procédures et habitudes managériales doivent évoluer afin de s’adapter au mieux à la situation, qu’elle soit dans une approche de généralisation continue du télétravail ou bien en réponse à une crise. En essayant encore et encore, jusqu’à trouver les solutions idéales aux problèmes soulevés, ils pourront garantir la continuité des activités et le bien-être des employés, quel que soit le défi rencontré.

Par Suvish Viswanathan, Head of Marketing Europe chez Zoho