1. Préciser ses attentes : un premier périmètre pour son cahier des charges

• Quels sont les projets à concrétiser dans les 10 prochaines années ? Ils peuvent être aussi commerciaux que techniques. Cette question est fondamentale, car elle peut impliquer des refontes complexes dans l’organisation.
• Quelles sont les lacunes du système actuel ? Pourquoi ne répond-il pas aux attentes ? Il faut ici interroger les utilisateurs : lacunes technologiques (l’éditeur n’a pas réussi à évoluer), mauvaise expérience utilisateur (trop de temps pour rechercher l’information), manque de formation sur certains modules ?
• Que retrouver dans la nouvelle solution ERP ? Des fonctionnalités qui semblent optimales et doivent être conservées ?

2. Budget : comment est calculé le coût d’un ERP ?

Les coûts sont calculés différemment en fonction du type d’installation.

1. Coût du logiciel On Premise :

• Les licences utilisateurs
• Les études de cadrage (souvent déjà réalisées en partie en amont du choix de l’ERP)
• Les études de cadrage (souvent déjà réalisées en partie en amont du choix de l’ERP)
• Les études d’adéquation : l’installation de l’ERP et de ses composants
• Le paramétrage des sécurités, adaptés à la politique de sécurité du client : la gestion de projet, l’implémentation du projet par les consultants
• La formation des utilisateurs
• L’accompagnement au changement : la maintenance, le support, le prix des modules supplémentaires éventuels, le prix des prestations de mises à jour (pas forcément inclus dans la maintenance), le prix des évolutions spécifiques du Client (en règle générale non inclus dans la maintenance)

2. Coûts à prévoir en SAAS :

• Le coût mensuel, qui inclut normalement la maintenance, les licences et mises à jour ainsi que l’exploitation du système (sauvegardes, test de PRA etc.)
• Le nombre d’années d’engagement
• Les études de cadrage (souvent déjà réalisées en partie en amont du choix de l’ERP)
• Les études d’adéquation
• La configuration technique du produit sur le système installé : le paramétrage des sécurités, adaptés à la politique de sécurité du client ; la gestion de projet ; l’implémentation du projet par les consultants
• La formation des utilisateurs
• L’accompagnement au changement : le support, le prix des modules supplémentaires éventuels, le prix des évolutions spécifiques du Client (en règle générale non inclus dans la maintenance)

Il est généralement possible de phaser son projet afin d’avoir un coût moins important dès le départ. Cette solution est idéale afin de faire monter en expérience les collaborateurs petit à petit. Cela permet d’étaler le budget sur plusieurs années.

3. Stratégie à moyen terme : choisir un logiciel ERP agile et flexible

Un ERP doit être agile et flexible pour pouvoir évoluer en fonction de ses besoins mais aussi en fonction des évolutions législatives. Un ERP agile est capable d’intégrer de nouveaux modules. La flexibilité est la capacité d’absorber un pic ou une baisse d’activité.

D’autre part, un ERP doit pouvoir communiquer avec d’autres systèmes de manière simple, sans développements complexes, ce qui suppose d’avoir dans son catalogue toutes les API nécessaires. Cela sera d’autant plus vrai par exemple, avec les nouvelles règlementations à venir sur la dématérialisation des factures.

4. L’expérience utilisateur : la clé de la réussite

Cet outil sera utilisé par toutes les personnes de l’entreprise, il faut que les utilisateurs se sentent à l’aise avec le logiciel. Le choix du logiciel sera généralement effectué par la direction, mais il ne faut pas hésiter à inclure les pilotes et certains utilisateurs finaux à des démonstrations afin de leur montrer l’ergonomie qui leur sera proposée.

Plus les utilisateurs seront fédérés autour du projet, plus l’acceptation en sera facilitée. La formation sera également un élément essentiel.

5. La maintenance et le support

Il est nécessaire de vérifier ces 3 points :

• Maintenance facile et peu coûteuse,
• Assistance disponible dans sa langue,
• Taux de réactivité aux incidents le plus court possible.

Choisir un éditeur-intégrateur permet d’avoir un taux de satisfaction plus élevé.

Ces quelques critères sont les bonnes questions à se poser avant de se décider. Il sera alors possible de faire un choix éclairé et de sélectionner une plateforme qui intègre ses objectifs et qui pourra accompagner l’entreprise dans le temps.

Par Sergio Ficara chez Eureka Solutions