Étape 1 : Auditer ses besoins

Avant tout, il est nécessaire de bien comprendre l’entreprise, son fonctionnement, son organisation interne, son flux documentaire existant et ses besoins. La nature des documents traités, leur nombre mais aussi les workflows de traitement et de validation… tous ces éléments auront un impact sur l’orchestration du projet de dématérialisation et sur les choix des solutions. Cette phase d’audit est un incontournable pour s’assurer de proposer le bon logiciel, aux bons interlocuteurs et avec la bonne configuration.

Étape 2 : Adopter une approche pas à pas

Lancer le projet de dématérialisation à l’échelle de l’entreprise peut être tentant, mais les efforts pour la mise en place ne sont pas à sous-estimés. Afin d’avancer sereinement, la meilleure approche est de débuter par la dématérialisation partielle : il peut s’agir d’un seul service ou bien d’une seule nature de documents, telles que les notes de frais, les contrats client, les circuits de validation… La dématérialisation des factures reste un sujet d’actualité malgré le report de sa mise en œuvre qui sera statué dans la prochaine Loi de Finance.

Une fois la mise en place effectuée, l’entreprise peut cartographier les usages, vérifier les processus et assurer la bonne adoption de l’outil grâce à des formations dédiées et un suivi régulier. Les éventuels points de questionnement ou challenges pourront ainsi être remontés et traités avant de passer à la prochaine étape de dématérialisation.

Étape 3 : Créer des ambassadeurs

La réussite d’un projet de dématérialisation tient en grande partie à son acceptation et son adoption par les collaborateurs. La personnalisation des outils, mais aussi la formation des collaborateurs, joue ici un rôle crucial. Il n’est pas question de « révolutionner » les process en changeant brutalement les habitudes. Il s’agit ici de changements structurels profonds, ils doivent donc être approchés avec parcimonie et pédagogie.

L’approche progressive permettra d’accompagner les collaborateurs par petits groupes, et d’en faire, si l’expérience leur plaît, de véritables ambassadeurs en interne. La clé du succès est de rendre le changement attrayant, les collaborateurs pourront ainsi y adhérer.

Étape 4 : Comprendre et traiter les appréhensions

Comme tout changement, des appréhensions existent lorsqu’un projet de dématérialisation est mis en place. Souvent, les collaborateurs craignent l’automatisation de leurs tâches. Historiquement, de nombreux salariés consacrent un temps certain à saisir, rechercher et traiter des informations. Ces tâches ont en effet vocation à être prises en charge par les outils numériques, mais cela représente une opportunité d’évolution et de montée en compétences. Le temps gagné sur la saisie des documents et leur traitement pourra être réinjecté dans des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Ces étapes permettent de faire évoluer les processus internes afin d’organiser son projet de dématérialisation dans une optique d’efficience. Les entreprises doivent être conscientes que les outils numériques seront le reflet de l’organisation papier. Si les workflows étaient jusqu’à présents déstructurés, complexes et peu clairs, la dématérialisation ne fera que mettre en exergue ces incohérences. Prendre le temps de réaliser un audit et d’avancer pas à pas avec ses collaborateurs et ses partenaires technologiques assure une implémentation fluide et le succès du projet.

Par Laurence Nentas, Directrice Marketing et Communication de Toshiba TFIS