L'occasion de faire le point sur une procédure redoutée.

Une procédure encadrée

Les contrôles de l’URSSAF sont strictement encadrés par la réglementation applicable, notamment par les articles R. 243-59 et suivants du Code de la sécurité sociale. La jurisprudence quant à elle précise régulièrement les limites des prérogatives de l’organisme tout en rappelant les droits des entreprises cotisantes.

L’URSSAF peut ainsi réaliser dans ses locaux un contrôle sur pièces, applicable aux entreprises de moins de 11 salariés, à partir des éléments dont elle dispose et de ceux qu’elle aura préalablement sollicités par écrit.

Cet avis est une formalité obligatoire dont l’absence d’envoi est sanctionnée par la nullité du contrôle. De même, il doit expressément mentionner : 

• la date de la première visite de l’agent de contrôle, (un délai de 30 jours entre l’avis de contrôle et la date de première visite est opposable à l’URSSAF), 

• la possibilité pour l’employeur de se faire assister par un conseil de son choix, 

• l’existence de la Charte du cotisant contrôlé expliquant les différentes étapes du contrôle et l’adresse électronique où ce document est consultable. 

Les investigations de l’agent de contrôle

Le jour du contrôle, celui-ci débute par un entretien entre l’agent en charge du contrôle et le chef d’entreprise ou son représentant afin d’obtenir des informations générales sur l’entreprise (forme sociale, nombre de salariés, application d’une convention collective, etc.). Il est préférable de se rendre disponible et d’avoir préparé les documents listés dans l’avis de contrôle.

La période sur laquelle le contrôle est susceptible de porter est limitée par les règles applicables en matière de prescription des cotisations qui est de 3 ans, ce délai étant porté à 5 ans en cas de travail dissimulé.

Le cotisant contrôlé est « tenu de présenter » à l’agent de contrôle tous documents nécessaires à l’exercice de sa mission. La jurisprudence a toutefois apporté des limites au pouvoir d’investigation de l’agent : 

• il ne peut rechercher par lui-même les documents dont il a besoin ou procéder à leur saisie (Cass. soc., 5 déc. 1991, n° 89-17.754) 

• il doit demander les documents nécessaires à sa mission à la personne contrôlée et ne peut pas les demander directement auprès de tiers, excepté en cas d’autorisation de la personne contrôlée. (Cass. 2e civ., 28 janv. 2021, n° 19-26.263). 

L’agent peut également procéder à des auditions. Dans le cadre d’un contrôle d’assiettes, elles ne sont valables que si elles sont effectuées dans les locaux de l’employeur ou sur les lieux de travail. L’entreprise cotisante a tout intérêt à se montrer coopérante, dans les limites des pouvoirs de l’URSSAF, afin d’éviter tout obstacle à contrôle. Celui-ci est caractérisé par un refus de communication ou la transmission d’éléments volontairement inexacts. La sanction est une pénalité financière (7 500 euros par salarié, dans la limite de 750 000 euros par employeur autre que les particuliers).

À l’issue de ses investigations, l’agent chargé du contrôle propose un entretien au cotisant, sauf situation de travail dissimilé ou d’obstacle à contrôle, ceci afin de lui présenter le résultat de ses constats et les suites envisagées. L’entreprise est alors fixée : soit il y redressement, soit il n’y en a pas.

La clôture des opérations de contrôle et la phase contradictoire

La fin de la période de contrôle et le début de la période dite contradictoire, est formalisée par une « lettre d’observations ». Celle-ci doit indiquer pour chaque chef de redressement les motivations en fait et en droit, ainsi que le montant des assiettes sur lesquelles se fonde l’URSSAF. Elle constitue une formalité substantielle de la procédure.

Elle doit, notamment, sous peine de nullité, mentionner la possibilité pour le cotisant de se faire assister par le conseil de son choix pour y répondre (Cass. 2e civ., 3 avr. 2014, n° 13-11.516), de répondre aux observations dans le délai de 30 jours prolongeable sur demande à 60 jours (CSS, art. L. 243-7-1 A et R. 243-59), elle doit impérativement être signée par tous les agents ayant participé au contrôle (Cass. 2e civ., 6 nov. 2014, n° 13-23.990).

Il est nécessaire de préciser que la réponse du cotisant est facultative et ne saurait constituer en cas de silence une acceptation des redressements opérés.

Il peut être conseillé d’apporter une réponse à la lettre d’observations notamment si l’entreprise a des pièces justificatives complémentaires à communiquer permettant une minoration ou l’abandon de certains chefs de redressement.

Quoi qu’il en soit, l’agent chargé du contrôle est obligatoirement tenu de répondre aux observations du cotisant (Cass. 2e civ., 28 nov. 2019, n° 18-20.386).

La mise en recouvrement du redressement

Une fois les échanges entre les parties terminés, l’URSSAF procède à la mise en recouvrement par l’envoi d’une mise en demeure qui mentionne la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités qui s'y appliquent ainsi que la période à laquelle elles se rapportent.

Elle doit mentionner expressément le délai dont dispose le cotisant pour s’acquitter de sa dette de cotisations sociales, à savoir un mois à compter de la réception de la mise en demeure (Cass. 2e civ., 7 janv. 2021, n° 19-22.978).

L’entreprise qui souhaite contester la décision de redressement doit, obligatoirement et préalablement à tout recours judiciaire, saisir la Commission de recours amiable (CRA) de l'URSSAF qui lui a notifié cette décision. C’est à compter de la date de réception de la mise en demeure que le délai de recours de 2 mois pour saisir la CRA court (Cass. 2e civ., 14 févr. 2019, n° 17-27.759).

En l’absence de réponse de la CRA dans un même délai de deux mois, le cotisant peut considérer que sa demande a été implicitement rejetée. En pratique, il est rare d’obtenir une décision explicite dans ce délai. L’entreprise peut alors saisir le Pôle social du tribunal judiciaire dans un même délai de 2 mois à compter de la décision implicite de rejet ou attendre une décision explicite puis saisir le tribunal compétent dans ce même délai.

La procédure de contrôle URSSAF est ainsi encadrée et il peut présenter un intérêt d’être accompagné pour s’assurer tant de la régularité de la forme du contrôle que du fondement des redressements opérés.

Par Angéline LEPIGOCHÉ, Avocat Directeur - cabinet Cornet Vincent Ségurel Rennes