Trop de réunions tuent la productivité c'est bien connu ! Mais les moments d'échange et de partage sont précieux lorsque les équipes d'une entreprise ne collaborent pas dans le même bâtiment, la même ville ou le même pays. Vous pouvez optimiser vos réunions en créant une stratégie précise. Par exemple :

- Une fois par mois ou une fois tous les trimestres, vous pouvez organiser une réunion ouverte à l'ensemble des employés de votre entreprise. Celle-ci réalisée en visio conférence avec l'ensemble de vos sites a pour objectif de passer en revue les succès passés, les cas d'école, les nouveautés produits, les actualités de marque, les chiffres clés, les actualités RH et enfin annoncer les objectifs pour les mois à venir. Réunissez les employés de vos sites dans la plus grande salle de votre bureau et rejoignez la conférence !
- Les réunions hebdomadaires permettent de décliner ce concept au niveau de votre site. De récurrence plus rapprochée, celles-ci vous permettent d'étudier et de suivre les résultats de votre site plus précisément. Ce format est très utile pour les entreprises internationales, disposant de bureaux dans différentes régions du monde.
- Organisez également une réunion une fois par mois au niveau de votre département : toutes régions du monde confondues, ce rendez-vous vous permet de créer des synergies et de rapprocher les équipes d'un même département. C'est aussi l'opportunité de partager des succès et bonnes pratiques, d'aborder les sujets concernant précisément votre équipe plutôt que des sujets globaux. Les spécificités de chaque région peuvent ainsi être exprimées.
- Vous pouvez également réaliser une réunion hebdomadaire dédiée au département de votre site. Celui-ci sera l'occasion d'aborder des points d'ordre managérial, d'aligner les membres sur les mêmes priorités, d'établir la liste précise des productions en cours, en retard et achevées et d'aborder des questions d'ordre opérationnel.
- Enfin, une fois par semaine, au niveau de votre site, vous pouvez également organiser une réunion autour d'un déjeuner : plus convivial et informel, chaque semaine, un département partage une réussite, un enseignement ou une bonne pratique avec les autres départements.

2. L'accueil de visiteurs au sein de vos locaux

Certaines entreprises disposent de bureaux dans différentes villes, différents pays et même différents fuseaux horaires ! Comment susciter l'engagement entre des collaborateurs ne se cottoyant pas au quotidien ?
La création d'un trombinoscope est essentiel mais pas seulement ! Vous devez permettre aux équipe de différents sites d'être mobiles et de visiter vos différents bureaux. Cette expérience enrichissante sera un symbole fort pour vos nouvelles recrues et permettra de rapprocher chaque collaborateur. Quand on visite un site nouveau, c'est l'occasion d'appréhender de nouvelles méthodes de travail, de nouvelles cultures et environnements professionnels, mais aussi de rencontrer en personne les collaborateurs avec lesquels nous communiquons tous les jours à distance (téléphone, messagerie interne, e-mail, visio conférence).

3. Montres moi ton bureau, je te dirais qui tu es !

Pour les petites équipes, il est possible d'organiser des changements de bureau : tous les trimestres, les collaborateurs changent de place dans l'open space. Installés par région, par pôle, par département ou de façon aléatoire c'est à vous de décider ! Aussi simple que cela puisse paraître, cette astuce est un symbole fort de cohésion. Partager des journées auprès d'un collaborateur ayant un métier éloigné du vôtre vous permet de découvrir de nouveaux horizons et de favoriser la collaboration. Pour les timides, c'est aussi une bonne occasion d'échanger au moins une fois avec l'ensemble du personnel !

4. Les événements d'entreprise

Vous réalisez probablement le traditionnel repas de noël tous les ans avec vos équipes, et c'est un bon début ! Mais comme la relation que peut avoir un consommateur avec une marque, l'employé développe une relation personnelle avec l'entreprise qu'il a choisi d'intégrer. Dans ce contexte, les expériences permettant de récompenser les efforts accomplis collectivement, permettant de développer l'esprit d'équipe, d'expérimenter, de célébrer les succès et partager les valeurs de votre entreprise est essentiel. En janvier pour lancer la nouvelle année et en juin pour célébrer l'été, organisez des événements d'entreprise, obligatoires pour tous les collaborateurs ! De la Direction jusqu'aux équipes opérationnelles. Activités sportives, artistiques ou encore culinaires : il y en a pour tous les goûts et tous les budgets, soyez créatifs !

5. Utiliser un logiciel de gestion de projet cloud

Qu'il s'agisse d'entreprise nationale, internationale ou de télétravail vous l'aurez compris, la mobilité et les nouvelles formes de travail influencent l'équipement des entreprises. La technologie est un moyen efficace de répondre à ces nouveaux besoins d'agilité. Selon l'une de nos enquêtes récentes, 70,8 % des entreprises françaises autoriseraient aujourd'hui le télétravail à des degrés divers. Les craintes concernant le télétravail n'ont pas lieu d'être lorsque les employés sont correctement équipés et disposent des ressources suffisantes pour travailler à distance (outils, accès réseau sécurisés, etc). Les outils de gestion de projets cloud facilitent la collaboration réelle mais aussi à distance. Ils permettent également de simplifier la collaboration entre des équipes différentes. Par exemple, les formulaires de demande vous permettent de recevoir les demandes de télétravail en amont : plus de problèmes de gestion des présences ! Ils vous permettent également de créer des demandes de nomination au titre de "Meilleur collègue", de sorte à récompenser un collaborateur vous ayant particulièrement rendu service. Ou encore, l'intégration de votre logiciel de gestion de projet cloud avec tous vos outils du quotidien, comme votre messagerie interne Slack par exemple, vous permet d'échanger et de collaborer en temps réel, sans switcher d'un outil à l'autre !

Assurer la cohésion d'équipe lorsque les collaborateurs sont délocalisés n'est pas chose aisée, mais comme nous venons de l'évoquer des solutions simples existent pour chaque type d'entreprise. Le concept de marque employeur est aujourd'hui très en vogue et représente la préoccupation numéro 1 des Ressources Humaines. L'environnement de travail et la culture d'entreprise sont d'ailleurs des éléments déterminants pour les Millenials dans leurs recherches d'emploi. Faites la différence !

Par Juliette Guin, French Marketing Manager, Wrike