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Les entreprises se mettent à l’heure de l’économie numérique

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Business Document pour une productivité accrue du poste de travail

Alors que la crise économique bat son plein, le secteur de la gestion électronique de document se porte bien. Une dynamique soutenue par les besoins des entreprises en la matière mais également par un cadre législatif et normatif bien ficelé ainsi que par des solutions matures et adaptées aux attentes de toutes les entreprises.

En 2009 et malgré la conjoncture, le marché de l’économie numérique et en particulier de la Gestion Electronique de Document (GED) devrait rester dynamique, porté notamment par le plan Besson Numérique 2012 ainsi que par la forte demande du secteur public en matière de solutions de GED et de prestations associées. «Le développement de l’économie numérique est également, en France, la conséquence de l’évolution du paysage normatif, légal et réglementaire», précise Laurent Prével, Président de l’Aproged. «La facture électronique représente, en la matière, un des exemples les plus marquants». La crise financière que nous traversons depuis plusieurs mois a par ailleurs accentué la nécessité pour les entreprises de maîtriser leurs flux d’informations. Or, indexer, classer, trouver l’information quand et où il faut, pour qu’elle puisse éventuellement constituer une preuve judiciaire ou accélérer une procédure de règlement client, ne s’improvise pas. Et ce d’autant que le nombre de documents créés ou reçus par les entreprises est en forte croissance. Dans un monde où les gigaoctets se sont transformés en pétaoctets (1 million de gigaoctets), l’archivage numérique devient stratégique. Il a pour vocation de garantir la pérennité et la traçabilité de l’information et d’en permettre une restitution intacte, conditions indispensables pour constituer en cas de besoin un élément de preuve. Autre avantage et non des moindres, il permet, dans certains cas, de supprimer le support papier, contribuant ainsi à la rationalisation des coûts des entreprises.

«Ce marché est également porté par la grande vague du développement durable», souligne Marie-Noëlle Vannier, Directeur Produit chez Business Document. «Une tendance qui concerne aussi bien le green IT que les démarches sociales et sociétales», poursuit Laurent Prével. Le développement des modes de travail et la montée en puissance de la mobilité et du télétravail au sein des entreprises s’inscrivent ainsi dans cette nouvelle approche environnementale. «L’optimisation de ces modes de travail suppose néanmoins d’accéder aux données de l’entreprise, d’où l’intérêt des documents dématérialisés et archivés intelligemment», ajoute Marie-Noëlle Vannier de Business Document.

Des documents structurés aux documents non structurés
Fort de ce constat et des différents besoins des entreprises, les systèmes de GED tendent à élargir le périmètre de leurs fonctionnalités, s’ouvrant de plus en plus à la gestion des flux de documents non structurés (présents notamment dans les outils bureautiques). «Désormais, tous les métiers de l’entreprise sont potentiellement concernés par la GED, de la production aux services de Ressources Humaines, en passant par la finance, les achats, le marketing et les services commerciaux», ajoute Laurent Prével. Dès lors qu’une entreprise génère et gère de nombreux documents dans l’un de ses services, elle tend désormais à se poser la question de l’optimisation de leur cycle de vie. Une démarche à laquelle répondent parfaitement les systèmes de GED, aujourd’hui arrivés à maturité. «Les solutions de GED, par le jeu de la concentration des acteurs de la place et des nouvelles technologies sont désormais arrivées à maturité», favorisant le développement de ce marché, souligne Jimmy Barens, membre de l’Aproged. «Une dynamique également soutenue par l’intérêt que les professions juridiques portent aujourd’hui à ce marché. De plus en plus d’avocats et de juristes se spécialisent en la matière contribuant ainsi à l’émergence d’un cadre juridique en la matière».

Au bout du chemin, la gestion électronique de document
Pour que le processus de GED soit optimal, un certain nombre d’étapes doivent être respectées. Choisir une GED suppose notamment d’identifier au préalable les documents qui seront concernés par le projet ainsi que l’ensemble des processus qui y sont associés. «Cette démarche conduit d’ailleurs souvent les entreprises à simplifier leurs procédures de gestion avant de déployer leur GED», souligne Marie-Noëlle Vannier. Le choix d’un système de GED dépend ensuite du métier de l’entreprise. «Une PME spécialisée dans la papeterie n’aura pas les mêmes contraintes de traçabilité qu’une entreprise industrielle de l’aéronautique», souligne Marie-Noëlle Vannier. «Les systèmes de GED se paramètrent alors en fonction de la sensibilité des documents ou du cadre légal auquel ils sont soumis en matière de dématérialisation et d’archivage».
Concrètement, un système de GED s’articule autour de trois grandes fonctions. «Pour capturer l’information, il faut, dans un premier temps, la dématérialiser puis l’indexer de manière à la retrouver facilement», explique Philippe Champin, directeur de l’entité numérique d’Everial. «Ensuite, la conservation des données suppose que l’on s’appuie sur des solutions de stockage et/ou d’archivage assurant une traçabilité et un accès sécurisé aux données. Enfin, la restitution des données peut inclure une dimension collaborative, notamment via un portail Internet, contribuant ainsi à leur partage entre différents collaborateurs de l’entreprise». La dimension collaborative des systèmes de GED trouve d’ailleurs tout son sens au regard des démarches environnementales actuellement initiées par de nombreuses entreprises. Elle facilite l’accès aux données et accélère les flux des documents de l’entreprise tout en limitant l’impact sur l’environnement.

Par Anne Del Pozo

Le Forum des Acteurs Numériques
Le FAN 2009 ouvre ses portes les 29 et 30 septembre au CNIT Paris La Défense.
Véritable lieu d’échanges sur les enjeux de l’économie numérique et de la société de l’intelligence, l’édition 2009 accueille plus de 120 professionnels de la gestion de contenu, des flux, de la dématérialisation, de l’éditique et du document numérique.
Afin d’accompagner les 4000 visiteurs attendus durant cet évènement, et leur donner un aperçu des usages et de leur concrétisation, le FAN organise trois parcours thématiques :
• Les Usages : Espace Innov’Business/Entreprise 2.0 et le Forum Métier
• Les Innovations : Congrès avec 4 débats et les nouvelles offres des laboratoires de recherche
• Les Solutions : les exposants, le Palmarès de l’entreprise numérique (organisé par l’Aproged et Xplor) et les Rendez-vous d’Affaires.
Lu 3356 fois Dernière modification le mercredi, 02 septembre 2015 08:59
Anne Del Pozo

Elle collabore depuis près de 20 ans à différents magazines en qualité de journaliste.

Elle y traite de sujets articulés essentiellement autour de la finance, des flottes automobiles, du voyage et du tourisme d'affaires ou encore des ressources humaines. Anne del Pozo participe également à la rédaction de nombreux témoignages clients et de newsletters d'entreprise.

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