« Les processus de travail d’une PME doivent primer sur la solution choisie. La mise en œuvre d’un ERP est l’occasion de repenser et d’optimiser l’organisation des tâches. Ce n’est pas un choix anodin car vous engagez des activités clés de l’entreprise - comptabilité, finance - et impactez les relations avec les clients, les fournisseurs et les services délivrés », prévient Alexis Uzan, Directeur de l’offre Entreprises chez Cegid, éditeur de solutions de gestion cloud et on premises.

Sur le papier, un ERP (Enterprise Ressource Planning) promet d’unifier toutes les données sur un référentiel unique et de supprimer ainsi les doublons et les incohérences. Les responsables peuvent consulter, en un coup d’œil et en temps réel, les chiffres clés sous la forme de graphiques explicites. La réalité est plus nuancée. « L’acronyme ERP peut aussi signifier Expensive (cher), Regret (remords), Pain (douleur) », souligne par un trait d’humour Laurent Luce, responsable marketing produits chez Sage, spécialiste sur le marché des solutions intégrées de comptabilité, gestion commerciale, paie, etc.

Pour une PME, l’intérêt d’une solution intégrée, autre nom pour designer un ERP, est d’abord de répondre aux besoins basiques de comptabilité et finance auxquels s’ajoutent les modules RH, marketing, ventes, etc.

Depuis 10 ans, ils ont évolué vers des fonctions spécifiques à un métier et à un savoir-faire dans les services, le négoce, la distribution, l’industrie, la restauration, l’hôtellerie, le transport… Pour les petites entreprises, il existe des services en mode SaaS et répondant parfaitement et à coût modéré aux besoins bureautique, comptabilité, CRM, efficaces et faciles à utiliser. L’image structurante des grands ERP destinés aux grandes entreprises tels SAP ou Oracle est tenace. « Dans les ERP classiques, affirme Laurent Luce, toutes les fonctions sont disponibles mais l’utilisateur ne les connaît pas toutes et oublie la présence de tel ou tel module ».

Comment éviter les pièges lors du choix et du déploiement

« Il faut considérer le choix d’un ERP comme un projet d’entreprise qui nécessite une conduite au changement, d’autant plus quand elle concerne une PME. Il ne s’agit pas que d’un projet de la DSI mais d’un choix qui concerne tous les collaborateurs, de la direction jusqu’aux collaborateurs », observe Alexis Uzan. Cela suppose de connaître, notamment, la manière de travailler dans les services de l’entreprise et de dresser le schéma des flux. Il faut connaître le périmètre fonctionnel et identifier les ajouts de tâches complémentaires, prévoir la migration des anciennes données, connecter l’ERP au système d’information. Après avoir déterminé une courte liste de fournisseurs de solutions, il faut leur demander des références et faire des visites sur site afin de comprendre concrètement l’impact d’une solution intégrée.

C’est l’occasion de s’inspirer de l’existant et de questionner le fournisseur de manière plus pertinente. Outre la simplicité d’utilisation, le respect de la réglementation métier, fiscale et sociale est essentiel. « Nous avons un client, une unité de 15 personnes, qui fabrique des cols de fémur en plastique. La solution doit respecter les normes en vigueur, sinon le client perd son agrément avec les fournisseurs », précise Laurent Luce. Un point de vigilance confirmé par Alexis Uzan qui insiste sur l’obligation d’un ERP de répondre à la réglementation nationale, par exemple la DSN (Déclaration Sociale Nominative) en France, en suivant les fréquentes évolutions des obligations fiscales, sociales, paie et RH ainsi que les spécificités du métier.

En mai 2018, les entreprises devront se conformer à la directive européenne RGPD (Règlement général sur la protection des données), sous peine de lourdes sanctions. Il s’agit de la protection des données personnelles des clients et des fournisseurs stockées dans le SI.

Autre obligation pour les activités en BtoC, à partir du 1er janvier 2018 : tout assujetti à la TVA doit pouvoir présenter un document attestant qu’il utilise, pour encaisser les règlements de ses clients, un logiciel conforme à la loi avec, à la clé, des sanctions lourdes pour les entreprises en cas de non respect. Pour déployer une solution ERP, il faut prévoir une durée de 30 à 60 jours, avec mobilisation d’une partie du personnel, ce qui suppose du temps et un coût non négligeables. « Il faut réaliser le déploiement par lots, installer d’abord la comptabilité et la gestion commerciale et ensuite le CRM, les achats, etc. », conseille Laurent Luce.

Le facteur humain est essentiel car un ERP est une solution très structurante pour une entreprise. Il faut donc s’assurer que l’adoption par les collaborateurs sera optimale et cela passe par la facilité d’utilisation et une réponse efficace aux besoins. Le coût d’un ERP peut s’établir à partir d’une base de 150 €/utilisateur/personne. À cela, il faut ajouter les modules supplémentaires et les options, ce qui peut doubler au minimum cette base de tarification.

L’alternative moins coûteuse des ERP Open Source 

Comme tous les logiciels libres, le développement de ces logiciels repose sur une communauté active. Pas de coût de licence à payer mais en revanche, il faut ajouter les coûts de conseil, d’audit, d’intégration, de formation et d’assistance.

Dans le domaine de l’Open Source, il existe des intégrateurs reconnus comme Alter Way ou Smile. Ce dernier a publié un livre blanc très complet sur les ERP qui met en avant trois solutions compétitives, évolutives et pérennes.

Neogia est recommandé pour les services de e-commerce reposant sur la plate-forme Java mais il faudra prévoir des développements spécifiques à ajouter au coût total de possession.

OpenERP est selon Smile le meilleur compromis pour répondre à tous les besoins des PME et bénéficie du soutien d’une communauté très active d’utilisateurs et de développeurs.

OpenBravo est recommandé pour les secteurs de la distribution, de la logistique ou de la fabrication. Ce dernier a effectué une levée de fonds de douze millions de dollars, ce qui plaide pour la crédibilité de cette solution.

Livre blanc sur les ERP Open Source : www.smile.eu/fr/guide-lopen-source