Un déploiement en mode projet

La mise en place de la solution de Jamespot a été réalisée avec succès grâce à un travail de préparation méticuleux mené conjointement par les équipes de Jamespot et le Conseil départemental : réunions de préparation hebdomadaires, échanges entre les deux parties sur la gouvernance et les usages potentiels, ateliers de préconstruction avec les différents services du CD28, et enfin demande de volontaires parmi les agents afin de les inclure dans le projet et identifier avec précision leurs besoins et usages.

Pour terminer, 150 testeurs au sein du CD28 ont clôturé les préparatifs en prenant en main la plate forme et en partageant leurs retours sur son fonctionnement.

« Nous avons eu plusieurs ateliers avec les équipes de Jamespot qui nous ont aidés à construire ce qui allait devenir notre intranet », témoigne Aurélie Rozier, assistante de direction en charge de la communication au sein de la DRH du Conseil départemental d’Eure-et-Loir.

Des préparatifs menés avec soin et précision qui ont permis d’officialiser le déploiement de la plateforme « Mon Eurélien » auprès de l’ensemble des agents, seulement 3 mois après le comité de pilotage (ou Copil) de lancement.

Une conduite du changement efficace

Pour officialiser le déploiement de sa nouvelle plateforme et embarquer l’ensemble des collaborateurs dans cette dernière, le CD28 a réalisé plusieurs semaines de teasing, suivies par une journée entière de présentation de la plateforme et de ses fonctionnalités. Des collaborateurs de chaque direction ont été formés pour pouvoir publier du contenu sur la plateforme en toute autonomie.

« Nos collaborateurs sont très satisfaits de ce nouvel outil et les chiffres le montrent : 83 % de taux de connexion et 15 % de taux d’engagement », ajoute Aurélie Rozier.

Des bénéfices utilisateurs tangibles

Aujourd’hui, les agents accèdent plus rapidement aux informations dont ils ont besoin et ils peuvent travailler de manière plus agile et transverse avec tous leurs collaborateurs. La communication organisationnelle se veut quant à elle plus développée, plus riche et plus humaine grâce à une plateforme moderne aux couleurs du Conseil départemental, et qui a remplacé le mail pour une meilleure collaboration quotidienne.