À l’heure où l’information et la data (donnée) deviennent un enjeu capital pour la compétitivité des entreprises, la solution logicielle d’« Enterprise Search » s’impose comme un élément clé de leur stratégie. Assimilable aux moteurs de recherche web courants comme Google ou Bing, le principe de l’Enterprise Search est une solution basée sur un moteur de recherche interne à l’entreprise qui fonctionne cependant différemment et avec des objectifs distincts.

Il permet aux salariés des grandes entreprises d’accéder à une plateforme qui concentre et intègre l’ensemble des données internes de tous types de l’entreprise (techniques, comptables, de RH…), ainsi que ses données externes (prospects, clients et fournisseurs, médias, apporteurs d’affaires…), pour y rechercher les informations hiérarchisables les plus pertinentes adaptées leurs requêtes.

Hausse de la productivité et de l’engagement des collaborateurs

Du coup, la solution « Enterprise Search » accroît à la fois leur productivité en accélérant leurs recherches de la bonne information ou de données idoines dont ils peuvent disposer rapidement, et facilite leur travail au quotidien et leur capacité d’innovation, renforçant ainsi leur engagement dans l’entreprise. Un double bénéfice important lorsqu’on sait qu’un salarié passe en moyenne 30 % de son temps à rechercher des informations de son entreprise, un process lent et inefficient qui peut être un facteur de démotivation !

Des décisions stratégiques importantes favorisées par la solution

Ce type de système de recherche interne d’entreprise permet par exemple d’améliorer l’expérience client en donnant au service dédié l’accès à toutes les informations nécessaires au parcours client (données client, portefeuille produit...).

L’« Enterprise Search » facilite aussi la gestion des connaissances du collaborateur en lui donnant un accès rapide à l’intégralité des procédures et à la base de données de l’entreprise, par exemple sur des départs à la retraite ou sur la prise de nouveaux postes. La solution permet également de simplifier la recherche des salariés dans les intranets de l’entreprise. Elle les aide à localiser les informations dont ils ont besoin à partir d’espaces partagés et de bases de données.

Enfin, l’« Enterprise Search » contribue surtout à favoriser les bonnes prises de décisions. Directions commerciale, marketing, RH, de production ou de communication… peuvent prendre des décisions importantes dans leur domaine respectif, grâce aux informations indexées et fiables que leur fournit la solution, et ainsi orienter la stratégie de l’entreprise.

Un critère primordial de sécurité et confidentialité des données

Mais pour que l’investissement dans une solution d’« Enterprise Search » soit rentable, l’entreprise doit choisir le bon système de recherche interne sur la base de critères précis. En premier lieu, ce dernier doit garantir la sécurité des données et de leur accès par les collaborateurs, ainsi que la confidentialité des informations. Il doit également être évolutif en fonction du développement de l’entreprise, pour répondre à un nouveau besoin de stockage d’informations. Il s’agit enfin de se soucier de la pertinence des résultats de recherche offerte par la solution.

Ces résultats doivent être appropriés au contexte de l’entreprise pour faire remonter en priorité les informations les plus pertinentes pour l’utilisateur en fonction de ses requêtes.